Archivierung/Löschung einzelner Ordner (shared Postfach)

Georgi hat es gut beschrieben. Wir benutzen die Aufbewahrungsrichtlinien auch zum Löschen der Mails im Junk Mail Ordner und zusätzlich auch bei Postfachordnern in denen Statusmeldungen abgelegt werden, denn diese werden nach einer bestimmten Zeit nicht mehr
benötigt.

Wohlbemerkt: Löschen!

Gruß Malte

Hallo BBAGdm,

Automatische Archivierung der Gesendeten Elemente eines freigegebenes Postfaches mittels einer Aufbewahrungsrichtlinie ist nicht möglich, da Archivpostfächer nur für Benutzerpostfächer verfügbar sind.

Mehr Informationen über Archivpostfächer in Office 365 (Exchange Online) gibt es

hier.

Man kann manuell in Outlook Emails von dem freigegebenen Postfach in das Archivpostfach des Benutzers verschieben. Rechter Mausklick auf das Element ->
Verschieben -> Online Archiv auswählen.

Es kann eingerichtet werden, dass Elemente, die in einem Standardordner (Gesendete Elemente zählt dazu) nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.

Dafür sollte einen Aufbewahrungstag (Automatisch auf einen Standartordner angewendet) im
Exchange Admin Center / Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungstags / erstellt werden. Siehe Bild:





Dieser sollte dann einer Aufbewahrungsrichtlinie unter Exchange Admin Center / Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungsrichtlinie
zugewiesen werden. Siehe Bild:





Dann sollte unter Exchange Admin Center / Empfänger / Freigaben, die
Aufbewahrungsrichtlinie des freigegebenen Postfaches hinzugefügt werden.
Siehe Bild:





Wie kannst du kontrollieren ob, das Ganze richtiggemacht worden ist?

In
Windows PowerShell sich mit Exchange Online Verbinden und den Befehl:

Get-Mailbox freigegebenespostfach ( at ) domain.com | Select RetentionPolicy
ausführen.

Wo freigegebenespostfach ( at ) domain.com entsprechend ersetz sein sollte.

Siehe Bild:





Beachte: Die Aufbewahrungsrichtlinie gilt ab Datum der Einrichtung. Das Löschen der E-Mails wird nicht auf Elemente, die bereits älter als 30 Tage sind angewendet, sondern auf Elemente, die nach der Anwendung der Richtlinie
erstellt sind und älter als 30 Tage sind.

Mehr Informationen findest du in folgende Artikel:

Archivieren in Office 365 – Überblick.

Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Hinzufügen von Aufbewahrungstags zu oder Entfernen von Aufbewahrungstags aus einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Wenn Sie das hilfreich finden, bitte markieren sie es als "Hilfreich" oder "Lösung".

Hallo Georgi,

vielen Dank für Deine Mühe und Antwort.

Ich glaube ich habe es herausgefunden. Das Postfach in dem diese Approval-E-Mails landen, ist eine Shared-Mailbox: Postmaster(at)Domain.tld, die ich im OWA als freigegebenen Ordner meiner Navigationsleiste hinzugefügt habe (Rechtsklick auf meinen persönlichen
Mailboxnamen dann "Freigegeben Ordner hinzufügen").

Gehe ich darüber in den Posteingang der shared-mailbox und betrachte die Approval-E-Mails tauchen die "Genehmigen" und "Ablehnen" Schaltflächen nicht auf.

Öffne ich die shared-mailbox via "Weiteres Postfach öffnen..." über mein Menü oben rechts im OWA so dass sich das Postfach in einem eigenen Fenster öffnet erscheinen die beiden Schaltflächen in den Approval-E-Mails.

Im Outlook Desktop Client erscheinen die Schaltflächen wie bereits erwähnt auch in der shared-mailbox die unter meiner persönlichen Exchange-Mailbox auftaucht. Das wäre sehr nervig wenn man das geteilte Postfach nun immer extra öffnen muss um die Schaltflächen
nutzen zu können.

Die Lokalisierung der shared-mailbox stand tatsächlich noch auf English, geändert auf Deutsch und nun landen deutsche E-Mails im Postfach. Das hat also schon einmal geklappt, vielen Dank.

Hallo,

schau unter Datei/Optionen/Erweitert. Dort findest Du die Auto-Archivierungseinstellungen. Einzelne Ordner können von diesen allgemeinen Einstellungen abweichen. Die Einstellungen findest Du über Rechtsklick auf den Ordner/Eigenschaften/Auto-Archivierung.

Der Fehler bei der Postfacharchivierung kann mehrere Ursachen haben, wie z.B.:

• Die Archivierung ist für das Postfach noch nicht aktiviert oder deaktiviert worden.
• Die Archivierung ist für das Postfach in einem anderen Modus als dem Exchange Admin Center aktiviert oder deaktiviert worden, z.B. über PowerShell oder die Microsoft 365 Admin Center.
• Die Archivierung ist für das Postfach aufgrund eines Konflikts mit einer anderen Einstellung oder Richtlinie nicht möglich.
• 
  

Um den Fehler zu beheben, können Sie folgende Schritte ausprobieren:

• Überprüfen Sie den Status der Archivierung für das Postfach im Exchange Admin Center unter Empfänger > Postfächer > Archivierung. Wenn die Archivierung noch nicht aktiviert oder deaktiviert ist, warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut.
  

• Überprüfen Sie den Status der Archivierung für das Postfach mit PowerShell, indem Sie den Befehl Get-Mailbox -Identity <Postfachname> | FL ArchiveStatus ausführen. Wenn der Wert “None” ist, bedeutet das, dass die Archivierung nicht aktiviert oder deaktiviert ist. Wenn der Wert “Pending” ist, bedeutet das, dass die Archivierung noch in Bearbeitung ist. Wenn der Wert “Failed” ist, bedeutet das, dass die Archivierung fehlgeschlagen ist.
  

• Überprüfen Sie, ob es eine andere Einstellung oder Richtlinie gibt, die die Archivierung für das Postfach verhindert, wie z.B. eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Litigation Hold. Sie können diese Einstellungen im Exchange Admin Center unter Empfänger > Postfächer > Postfacheigenschaften > Nachrichtenfluss oder Compliance überprüfen. Wenn es eine solche Einstellung oder Richtlinie gibt, müssen Sie sie ändern oder entfernen, bevor Sie die Archivierung aktivieren oder deaktivieren können.
  

Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
*Alle Lösungsvorschläge ohne Gewähr.