Exchange Online-Archivierung und Beweissicherungsverfahren nach Ausscheiden eines Mitarbeiters

Dirk Stolle · 20. Dezember 2017

Hallo in die Community,

eine ähnliche Frage wurde bereits hier beantwortet, aber ich habe dazu detailliertere Nachfragen:

Ausgangssituation:

Kunde hat 50 Office 365 E1

Kunde möchte nun für 10 Kunden das Beweissicherungsverfahren für 10 Jahre aktivieren

Dazu kauft er 10 EOA für Exchange Online und weist diese den Benutzern zu, richtig?

Nun scheidet einer der Benutzer mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren aus, das Benutzerkonto wird gelöscht.

Die E-Mails bleiben aber erhalten, da das Beweissicherungsverfahren für sein Postfach aktiviert ist/war.

Fragen:

Wird durch das Löschen des Benutzerkontos die Lizenz frei und kann anderen Benutzern zugewiesen werden?

Bleiben die E-Mails dann trotzdem weiterhin für die Dauer des Beweissicherungsverfahrens gespeichert?

In diesem Fall würde doch eine Lizenz zweimal das Beweissicherungsverfahren aktivieren lassen?

Wie verhält es sich, wenn die Lizenz/das Abonnement für EOA abgelaufen ist? Bleiben die E-Mails auch dann gespeichert?

Der Telefonsupport konnte mir hier leider nicht weiterhelfen.

Vielen Dank für die Antworten

VG

Dirk

Georgi T.

Hallo Dirk,

Für inaktive Postfächer sind keine laufenden Lizenzen erforderlich.
Also kannst du die Lizenz kündigen / auslaufen lassen.

Siehe -> "Erstellen eines inaktiven Postfachs" - Übersicht
über inaktive Postfächer in Office 365.

Ich werde es oben entsprechend korrigieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Dirk Stolle

Hallo,

Ich habe folgendes verstanden:

Die Lizenz ist notwendig für einen Benutzer zur Aktivierung und Nutzung von Legitation Hold und In-Place Archiv, solange sein Postfach aktiv ist.

Wird das Benutzerkonto gelöscht wird die Lizenz frei und das Postfach wird inaktiv.

Die E-Mails werden im Beweissicherungsverfahren und im In-Place Archiv für die Dauer, die in den Richtlinien/Konfigurationen festgelegt ist, für das inaktive Postfach aufbewahrt.

Da die Lizenz wieder frei wird, ist sie demnach für das inaktive Postfach nicht mehr notwendig, sonst würde sie doch nicht frei werden.

Die Lizenz kann ich nun also einem 2. Benutzer zuordnen und für diesen das Legitation Hold und In-Place Archiv aktivieren.

Wenn ich dies aber für einen 2. Benutzer nicht benötige, muss ich doch als Kunde auch die Lizenz kündigen / auslaufen lassen können.

Für das inaktive Postfach wird sie doch nach meinem Verständnis nicht mehr benötigt.

VG

Dirk

Georgi T.

Hallo Dirk,

Hier sind die Antworten auf deine Fragen:

"Wird durch das Löschen des Benutzerkontos die Lizenz frei und kann anderen Benutzern zugewiesen werden?"
- JA.

"Bleiben die E-Mails dann trotzdem weiterhin für die Dauer des Beweissicherungsverfahrens gespeichert?" -
JA.

"In diesem Fall würde doch eine Lizenz zweimal das Beweissicherungsverfahren aktivieren lassen?"

Die Lizenz ist dem Benutzer zugewiesen, nicht des inaktiven Postfaches. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn:

"Das Archivpostfach eines Benutzers ist nur für diesen Benutzer vorgesehen. Microsoft behält sich das Recht vor, die uneingeschränkte Archivierung dann zu verweigern, wenn das Archivpostfach eines Benutzers zum Speichern
von Archivdaten für andere Benutzer verwendet wird."

Aus "Beschreibung des Exchange Online-Archivierungsdienst".

"Wie verhält es sich, wenn die Lizenz/das Abonnement für EOA abgelaufen ist? Bleiben die E-Mails auch dann gespeichert?"

Für inaktive Postfächer sind keine laufenden Lizenzen erforderlich.
Also kannst du die Lizenz kündigen / auslaufen lassen.

Siehe -> "Erstellen eines inaktiven Postfachs" -
Übersicht
über inaktive Postfächer in Office 365.

Weitere Informationen gibt es im Artikel "Is
there a way to release the license of an user that left the company, but in the same time, to keep the mailbox?".

Siehe auch Wiederherstellen
eines inaktiven Postfachs in Office 365.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Florian_963

Hallo Galin,

danke für deine Rückmeldung.

Das Beweissicherungsverfahren kenne ich bereits.

Das für die Archivierung zukünftiger Inhalte eine Lizenz erforderlich ist, ist mir ebenfalls bewusst.

Die Frage war, ob bereits archiviertes Material weiterhin archiviert bleibt oder aus dem Archiv gelöscht wird.

Also klare Antwort: Bereits archivierte Inhalte werden gelöscht?

Eine Kollegin vom telefonischem Support berichtete mir gestern das Gegenteil ...

Ich bitte um Klärung :/

Danke und Gruß

Florian

Galin Karlov MSFT

Hallo Florian_963,

Wenn Du den Inhalt von der Mailbox haben willst, kannst Du das Beweissicherungsverfahren einschalten. Das Thema ist auch
im Thread besprochen.

Mit dem Archivieren von Mailbox muss die Lizenz für den Benutzer aktiv sein.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

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