geteiltes Postfach/Gruppe - Aufbewahrungsrichtlinie/automatisches Reply

Julia Brauer · 4. Juni 2018

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Zuge der DSGVO wollen wir sicherstellen, dass Bewerbungen entsprechend der Grundverordnung richtig behandelt werden.

Zur Zeit haben wir Gruppen, die die Bewerbungen bekommen, z.B. personal@... Alle Gruppenmitglieder erhalten die eingehenden Mails.

Wir wollen, dass eine automatische Mail für diese Gruppe generiert wird, in der auf die Datenschutzrichtlinie verwiesen wird, unabhängig von den Gruppenmitgliedern. und dass die Mails nach 4 Monaten bei allen Gruppenmitgliedern gelöscht werden.

Ist dies möglich? Oder muss man dafür ein geteiltes Postfach einrichten oder ist die Gruppe bereits so ein geteiltes Postfach?

Haben Sie hier Handlungsempfehlungen für uns?

Über eine Rückmeldung würde ich mich freuen.

Beste Grüße,

Julia Brauer

Georgi T.

Hallo Julia,

Wurde deine Frage damit beantwortet?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Julia,

Danke für die Antworten.

Zu den ersten drei Fragen - für eine Office 365 Gruppe ist das momentan nicht möglich, aber es wird bereits daran gearbeitet diese Funktionalität zu implementieren.

Die gute Nachricht ist, dass es einen Workaround gibt (weil das für freigegebene Postfächer möglich ist). Dieser ist

hier sehr ausführlich beschrieben.

"Die Mails müssen unwiderruflich aus dem Postfach der Gruppenmitglieder gelöscht werden."

Das geht auch, aber dafür müssen die E-Mails in einen separaten benutzerdefinierten Ordner sein (Bsp. Personal, HR, usw.) sein. Ich vermute das es bereits so ist, wenn nicht, ist das zu empfehlen (bessere Übersicht).

Der Exchange Administrator erstellt einen persönlichen Aufbewahrungstag (Löschen ohne Wiederherstellung nach 4 Monate).

Exchange Admin Center / Verwaltung der Compliance /
Aufbewahrungstags / + / Von Benutzern auf Elemente und Ordner angewendet (Persönlich).
Siehe Bilder:

Danach sollten die Benutzer selber den persönlichen Aufbewahrungstag auf den benutzerdefinierten Ordner anwenden.

In OWA
https://outlook.office.com/owa/
auf Einstellungen (Zahnrad oben rechts), E-Mail /
Aufbewahrungsrichtlinien / + / die Richtlinie zum Postfach hinzufügen und zum Postfach zurückkehren. Dann auf den benutzerdefinierten Ordner
rechter Mausklick ausführen, Richtlinie zuweisen, die Richtlinie auswählen, fertig.

Danach können die Benutzer wie gewönnt in der Desktopanwendung Outlook 2016 arbeiten.

Weitere Informationen gibt es unter:

Einrichten
einer Archivierungs- und Löschrichtlinie für Postfächer in Ihrer Office 365-Organisation.

Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.

Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Julia Brauer

[table][tr][td]Hallo Georgi, meine Anmerkungen in rot. "Wir wollen, dass eine automatische Mail für diese Gruppe generiert wird, in der auf die Datenschutzrichtlinie verwiesen wird, unabhängig von den Gruppenmitgliedern " -Bei welches Ereignis? Sobald eine E-Mail eingeht, soll eine automatische Antwort versendet werden.Soll die Gruppe der Empfänger sein oder die Absender, die eine E-Mail an der O365 Gruppe geschickt haben? Die Gruppe soll der Absender der automatischen E-Mail sein. Ich nehme an, dass Ihr den Text selber bestimmen möchtet.Genau, wir wollen den Text selber bestimmen ".. die Mails nach 4 Monaten bei allen Gruppenmitgliedern gelöscht werden." -Also von den Postfächern der Gruppenmitglieder? Sollen diese auch von dem Gruppenpostfach gelöscht werden?Die Mails müssen unwiderruflich aus dem Postfach der Gruppenmitglieder gelöscht werden. Danke für die Unterstützung!Julia [/td][/tr][/table]

Georgi T.

Hallo Julia,

Damit ich die Situation etwas besser verstehe, habe ich ein paar Fragen:

"Wir wollen, dass eine automatische Mail für diese Gruppe generiert wird, in der auf die Datenschutzrichtlinie verwiesen wird, unabhängig von den Gruppenmitgliedern " -
Bei welches Ereignis?

Soll die Gruppe der Empfänger sein oder die Absender, die eine E-Mail an der O365 Gruppe geschickt haben?

Ich nehme an, dass Ihr den Text selber bestimmen möchtet.

".. die Mails nach 4 Monaten bei allen Gruppenmitgliedern gelöscht werden." -
Also von den Postfächern der Gruppenmitglieder? Sollen diese auch von dem Gruppenpostfach gelöscht werden?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

onewaypub

Hallo,
 vielen Dank für die Nachricht. Ich habe nun zwischenzeitlich selbst die Lösung gefunden. Es lag an einer fehlenden Lizenz für geteilte Postfächer. Diese benötigen mindestens eine Exchange Plan 2 Lizenz um die Aufbewahrungsrichtlinie aktiviert zu bekommen.
 Nichts desto trotz wäre noch meine Frage, wie ich explizit die Aufbewahrungsrichtlinie testen kann. Meine Erwartungshaltung wäre, das ich mir eine Testmail schicke, ich die Mail lösche und diese dann in irgend einem Bereich im Office Admin Center finde und n Jahre lang wiederherstellen kann oder sie gar nicht gelöscht wird.
 Viele Grüße

Hi,

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