Nutzung von Office 365 SharePoint und OneDrive als Intra- und Extranet

Michael Heidorn · 19. Oktober 2017

Hallo zusammen,

Meine Firma hat ihr Intranet (sogenanntes iConnect auf SharePoint-Basis, wenn ich das richtig sehe) auf Microsoft Office 365 umgestellt. Abgesehen davon, dass ich mich entsprechend noch an die für mich neuen Funktionen wie SharePoint, OneDrive, SWay usw. einarbeiten muss, stellen sich für mich ein paar Fragen, da die Firma gleichzeitig das vorherige Intra- und Extranet hat "sterben" lassen.

Ist es möglich,

Inhalte für Firmeninterne und -externe zu teilen bzw. zu beschränken

Dokumente für Firmeninterne und -externe zu teilen bzw. zu beschränken

Dokumente mit einer Versionierung zu versehen und - außer für eine Gruppe an Bearbeitern - immer nur eine Version freizugeben

Heruntergeladene Dokumente automatisch zu aktualisieren, wenn eine neue Dokumentenversion und Internetzugang verfügbar sind

Heruntergeladene Dokumente mit einer Gültigkeit zu versehen, z.B. dass diese sich nach einem gesetzten Zeitraum nicht mehr öffnen lassen

Einen Trainingsplan online zu verwalten, welcher

mit einer Projekt- (geht hierfür die Teams-App?) und Ressourcenplanung (z.B. Excelliste, oder gibt es was besseres?) verknüpft ist

Interne Mitarbeiter sich anmelden und Trainingsdokumente zugewiesen bekommen können

Trainingszertifikate leicht erstell- und archivierbar umsetzen lässt

Vielleicht hat jemand schon etwas ähnliches realisiert und vielleicht kann jemand vom Microsoft Support team etwas dazu sagen. Wäre wunderbar, weil ich glaube, dass solche eine Umsetzung zukunftsweisend für meine Firma wäre.

Vielen Dank

Georgi T.

Hallo Michael,

Hier sind die Antworten auf deine Fragen:

"Inhalte für Firmeninterne und -externe zu teilen bzw. zu beschränken." - Ja, natürlich ist das möglich.

Bitte schaue dir den Artikel "Verwalten
der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung".

"Dokumente mit einer Versionierung zu versehen und - außer für eine Gruppe an Bearbeitern - immer nur eine Version freizugeben."

Siehe: Aktivieren
und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Wie funktioniert die Versionsverwaltung
in einer SharePoint-Liste oder Bibliothek.

"Heruntergeladene Dokumente automatisch zu aktualisieren, wenn eine neue Dokumentenversion und Internetzugang verfügbar sind."

Synchronisieren
von SharePoint-Dateien mit dem neuen OneDrive-Synchronisierungsclient.

Hier sollte aber auf die
Einschränkungen und Begrenzungen beim Synchronisieren von Dateien und Ordnern geachtet werden, insbesondere wenn Ein-/Auschecken und Versionseinstellungen mit der Option Entwurfselementsicherheit eingerichtet werden.

"Heruntergeladene Dokumente mit einer Gültigkeit zu versehen, z.B. dass diese sich nach einem gesetzten Zeitraum nicht mehr öffnen lassen."

Mit OneDrive und SharePoint Online ist das nicht zu erreichen.

"Einen Trainingsplan online zu verwalten, welcher

1.mit einer Projekt- (geht hierfür die Teams-App?) und Ressourcenplanung (z.B. Excelliste, oder gibt es was besseres?) verknüpft ist"

Für einen Projekt kann eine
Office 365 Gruppe genutzt werden, für Ressourcenplanung
-
Raum- und Gerätepostfächer / Kalender.

Für Aufgaben Zuweisung -
Microsoft Planner.

Trainingszertifikate leicht erstell- und archivierbar umsetzen lässt. - Es ist mir nicht bekannt, dass so etwas in Office 365 automatisch möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Michael,

Auf https://www.youtube.com/user/OfficeGarageSeries und https://www.youtube.com/channel/UCrhJmfAGQ5K81XQ8_od1iTg gibt es viele Videos über Office 365 und SharePoint Online. Suche einfach danach und schau welche für deine Zwecke am besten geeignet ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Michael Heidorn

Hallo Microsoft Office Support, hallo Georgi Taskov,

Gibt es eine Präsentation, in denen die Möglichkeiten von SharePoint, OneDrive usw. vorgestellt werden?

Ich würde gern bei meinen Managern vorschlagen, dass wir verstärkt Office 365 verwenden und brauche dafür ein paar gute Argumente (die ich mit meinem Laien-Wissen leider so noch nicht habe, um u.U. für kritische Antworten gewadmet
zu sein).

Vielen Dank

Michael

Alexandar Petrov

Hallo Svenko,
 
 vielen Dank für deine Anfrage.
 
 Das ist leider das Standard-Verhalten für externe Nutzer. Möglicherweise kann man eine B2B-Extranet Konfiguration testen. Man kann für die Einrichtung diese Anleitung folgen.
 
 Mit freundlichen Grüßen
 Alexander Petrov
 Microsoft Office 365 Business Support Engineer

Galin Karlovv

Hallo gesoxe,

OneDrive ist eigentlich eine SharePoint Bibliothek für persönliche Nutzung. So gibt es keine andere Variante.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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