Outlook 2016 / Excange / Search shared Mailboxes

Alexander Köster · 22. September 2017

Hey Guys,

in our Company, we've got much of These shared Mailboxes, so several employees could work with E-Mail, incoming that Mailbox.

Thats working pretty good, but there is something that bothers us. We want to search all mailboxes, including the shared ones, for tags.

I know this is not easily done or even implemented in Outlook 2016. But is there an other solution? Like an autonomic process that archives all E-Mails into an Archive everyone can search in?

Very best regards,

Alex

Hallo Leute,

in unserer Firma nutzen wir viele Shared Postfächer, sodas mehrere Mitarbeiter mit den E-Mails dieses Postfachs abreiten können.

Das funktioniert ganz gut, trotzdem gibt es aber etwas, dass uns stört. Nämlich bräuchten wir eine Suchfunktion, die wirklich alle Postfächer nach Schlagwörtern durchsucht.

Ich weiss, dass das nicht so einfach ist oder sogar gar nicht in Outlook 2016 implementiert ist. Aber ist da eine andere Lösung? Zum Beispiel ein automatischer Prozess, der alle Mails in ein gemeinsames Archiv archiviert, indem jeder suchen kann?

Freundliche Grüße,

Alex

Georgi T.

Hallo Alex,

Wurde deine Frage damit beantwortet?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Alex,

Wenn in Outlook mehrere freigegebene Postfächer eingerichtet sind, können diese nicht alle gleichzeitig durchsucht werden, sondern nur einzeln. Dafür sollten das freigegebene Postfach und die Option "Aktueller Ordner" ausgewählt werden.

Eine detaillierte Beschreibung der Suchfunktion in Outlook gibt es im Artikel "Understanding
Search Scopes in Microsoft Outlook".

Einen Workaround wäre, die E-Mails von alle (oder einige) freigegebenen Postfächer mittels Weiterleitung in ein anderes freigegebenes Postfach zu sammeln und dort danach suchen.

Siehe den Absatz "Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden" aus "Erstellen
eines freigegebenen Postfachs".

Wenn aber der E-Mail-Verkehr sehr intensiv ist (viele Postfächer und viele E-Mails), kann die Speichergrenze von 50GB schnell erreicht werden.

Du hast aber auch die Möglichkeit, deine Meinung und Vorschläge darüber den Entwickler
hier mitzuteilen.
Möglicherweise wird die von dir gewünschte Funktionalität in Zukunft implementiert.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Andreas_G_DE

Hallo Georgi,

vielen Dank für Deine Mühe und Antwort.

Ich glaube ich habe es herausgefunden. Das Postfach in dem diese Approval-E-Mails landen, ist eine Shared-Mailbox: Postmaster(at)Domain.tld, die ich im OWA als freigegebenen Ordner meiner Navigationsleiste hinzugefügt habe (Rechtsklick auf meinen persönlichen
Mailboxnamen dann "Freigegeben Ordner hinzufügen").

Gehe ich darüber in den Posteingang der shared-mailbox und betrachte die Approval-E-Mails tauchen die "Genehmigen" und "Ablehnen" Schaltflächen nicht auf.

Öffne ich die shared-mailbox via "Weiteres Postfach öffnen..." über mein Menü oben rechts im OWA so dass sich das Postfach in einem eigenen Fenster öffnet erscheinen die beiden Schaltflächen in den Approval-E-Mails.

Im Outlook Desktop Client erscheinen die Schaltflächen wie bereits erwähnt auch in der shared-mailbox die unter meiner persönlichen Exchange-Mailbox auftaucht. Das wäre sehr nervig wenn man das geteilte Postfach nun immer extra öffnen muss um die Schaltflächen
nutzen zu können.

Die Lokalisierung der shared-mailbox stand tatsächlich noch auf English, geändert auf Deutsch und nun landen deutsche E-Mails im Postfach. Das hat also schon einmal geklappt, vielen Dank.

Malte Pabst

Hallo Eva,

ich habe nicht alle von Dir und Alexander dargestellten Kombinationen durchprobiert.

Wenn Du jedoch ein Freigegebenes Postfach hast und den Browser nutzen möchtest, dann kann folgende Vorgehensweise Abhilfe leisten.

Deine Benutzer haben das Recht "Postfachvollzugriff" und "Senden Als" auf das freigegebene Postfach.

Sie sollten es nicht nach eigener Anmeldung an der Outlook Web App über den Button "Weiteres Postfach öffnen" sondern den Browser zusätzlich im Modus "Privat" starten oder einen anderen Browser nutzen, der eine erneute Anmeldung verlangt.

In der Adresszeile gibt man "HTTPS//outlok.office.com/owa/SMTP_Adresse_der_SharedMailbox" ein. Im Folgenden Anmeldedialog, nutzen Deine Anwender ihre normalen Anmeldedaten.

Schön ist sicher anders.

Da ist etwas von meinem Post "verlorengegangen". Daher jetzt nochmal die Ergänzung für Outlook:

Für Outlook gibt es eine anwenderfreundlichere Variante.

Der Vollzugriff für eine Shared Mailbox sollte ohne automapping erfolgen.

https://support.microsoft.com/en-us...utomapping-for-a-shared-mailbox-in-office-365

1. Entferne die Vollzugriffsberechtigung und warte ab, bis die Shared Mailbox im Outlook Profil des Anwenders nicht mehr angezeigt wird.

2. Erteile mit Hilfe der Exchange Online Powershell wieder Vollzugriffsberechtigung aber verwende den Schalter "-AutoMapping:$false" (Siehe Link oben).

3. Der Anwender bindet die Shared Mailbox als "paralleles Postfach" in das Outlookprofil ein.

Outlook starten --> Datei --> Informationen --> "Konto hinzufügen".

Als Mailadresse, die primäre Mailadresse der Shared Mailbox eintragen, im Anmeldefenster die Benutzerkennung und das Kennwort des Anwenders.

Jetzt existieren zwei gleichberechtigte Postfächer im Outlook Profil. Je nach Fokus im Outlook, agiert der Anwender im eigenen Kontext oder als "Shared Mailbox".

Gruß Malte

FlexComZentrale

Wenn Sie portal.office365.com meinen, dann ja.

Hier habe ich aber keine Einstellungsmöglichkeiten zu einer Weiterleitung finden können....

Oder es kommt folgende Nachricht. (wenn ich mich im portal unter dieser Email eingeloggt habe!)

:-(

You're not a member of this shared mailbox

To access zentrale@..., you need to sign in with an account that's a member of the shared mailbox. Learn more about shared mailboxes.

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Ich finde es einfache nicht .... :=|

Haben Sie nocha andere Ideen?

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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