Word Dokument mit vorgegeben Informationen generieren

D.Mayer_761 · 23. August 2017

Guten Tag,

täglich erstelle ich Verträge bei denen Name, Anschrift, Preise, etc. geändert werden.

Aktuell tippe ich alle Änderungen händisch ein. Das dauert allerdings lange, da Namen und Anschrift und dergleichen, sich häufiger im Dokument wiederholen.

Meine bisherige Lösung:

In Excel eine Tabelle zu erstellen und dort alle Informationen einmalig einzutragen

Name: Hans-Peter

Anschrift: Musterstraße 123

Preise: 199€

etc.

Diese einzelnen Bereiche habe ich dann jeweils mit einer "Verknüpfung" bei Word integriert. Mir ist allerdings aufgefallen, dass sich das Word Dokument nicht zuverlässig updated, und ich gleichzeitig beim späteren erneuten öffnen der Excel Datei in eine Art Loop gerate.

Excel gibt dann die Fehlermeldung an, dass das Dokument nicht zweimal geöffnet werden kann.

Hat jemand eine andere Lösung? Oder hat er einen Tipp für die bestehende Lösung?

Besten Dank vorab und viele Grüße

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Hallo Lisa,

vielen Dank für deine Antwort.

Der Ansatz erscheint mir zunächst sinnvoll.

Das Problem bei dieser Lösung ist lediglich, dass sich die meisten Textfelder erst sehr spät im Dokument wiederfinden.

Das würde also weiterhin bedeuten, dass das gesamte Dokumente durchgesehen werden muss um alle entsprechenden Punkte zu erfassen.

Eine Idee wäre es, eine erste Seite zu erstellen, auf der zunächst alle Textfelder einmalig niedergeschrieben werden und später automatisch in die anderen Bereiche reinkopiert werden.

Da wir das Dokument allerdings später als PDF abspeichern wollen, müssten wir vorab die erste Seite wieder rauslöschen und damit gehen die Daten dann wieder verloren.

Vielen Dank nochmal für deine Hilfe.

Viele Grüße

Daniel

Lisa Wilke-Thissen

Hallo,

gib die Daten ein, wo sie im Dokument erstmalig benötigt werden. Weise den Stellen eine Textmarke zu. Nimm an den anderen Stellen im Dokument per Querverweis Bezug auf die jeweilige Textmarke.

Davon ausgehend, dass Du mit Dokumentvorlagen arbeitest (*.dotm, *.dotx), hilft es dir vielleicht, mit ASK-Feldern zu arbeiten (https://support.office.com/de-de/ar...1a-55a7-4a8d-b535-cf7888659a51#__toc304791248).

Denkbar wäre auch, die Schnellbausteine "Dokumenteigenschaft" zu verwenden.

Viele Grüße

Lisa

Lisa Wilke-Thissen

Hallo Daniel,

welcher Ansatz erscheint Dir zunächst sinnvoll - ich erwähnte immerhin drei ;-).

Ich gehe davon aus, dass Verträge grundsätzlich ähnlich aussehen und dafür eine Dokumentvorlage existiert. Klar, dass beim Erstellen einer Vorlage erst einmal die Stellen gekennzeichnet werden müssen, wo Quelldaten zu erfassen sind. An den anderen Stellen,
wo Kopien dieser Daten benötigt werden, muss man entsprechend die REF-Felder (Querverweise) auf die Quelldaten einfügen.

Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis der Vorlage sind dann zunächst die Quelldaten an den vorgegebenen Stellen einzutragen. Wenn sich diese tatsächlich nicht zu Beginn des Dokuments, sondern sehr verstreut befinden, kann man ASK-Felder verwenden,
um die Inhalte zu Beginn nacheinander abzufragen und an den mit REF-Feldern versehenen Stellen einzufügen.

Wie erwähnt, lässt sich aber auch mit Dokumenteigenschaften arbeiten, die man z. B. per DOCPROPERTY-Felder oder über die "Dokumenteigenschaft"-Schnellbausteine im Dokument einfügt.

Alles hängt ein wenig vom Aufbau und der Anzahl unterschiedlicher Informationen ab, die im Dokument einzufügen sind.

Viele Grüße

Lisa

VolkerLutz

Dokument ist als Word-Dokument gespeichert. wenn ich es wieder öffne, kann ich nichts verändern, also Tabellen weiterführen etc.

2. Frage: Wie kann ich mit Word 2013 Autotext generieren? Mit meinem früheren Word war's unter "Extras" ganz einfach...

DANKE für eine Antwort!

G.O.Tuhls

Ich kann nur vermuten, dass die Montserrat in den korrekt angezeigten Dokumenten eingebettet ist, in den anderen nicht. Im letzteren Fall substituiert Word sie durch eine von Windows vorgegebene Standstdschrift.

Gruß

G. O.

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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