Aus Sharepoint Listenformular eine Word Vorlage automatisch füllen

Franziska Hoff · 30. Januar 2023

Hallo zusammen,ich möchte ein DMS in Sharepoint aufbauen, dafür möchte ich aus einem Listeformular, welches der Benutzer ausfüllt, ein Word Dokument erstellen, wo an vordefinierten Stellen die Informationen aus dem Formular gefüllt werden.Informationen sind u.a. der Dokumenteneigner, der nach Fertigstellung automatisch das Dokument freigeben kann, der Autor, usw.Leider konnte ich dazu nicht im Netz finden. Hat jemand eine Idee wie ich das ganze angehen kann?

Alexandar Petrov

Hallo Franziska,

vielen Dank für deine Anfrage.

Das soll mit einem Power Automate Flow möglich sein. Eine ähnliche Aufgabe wurde hier diskutiert. Du kannst gern die Kollegen aus dem Flow Forum für weitere Unterstützung anschreiben.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Petrov
Microsoft Office 365 Business Support Engineer

StefanOllroge- [O365

Hallo Lisa,

vielen Dank für deine Antwort.

Für meine Nutzer ist es unabdinglich eine Word Datei zu verschicken, eine PDF Datei zu erstellen benötigt für sie schon zu viele Klicks.

Ist leider so....

Die Option mit Datei prüfen oder in den AddIns die Vorlage zu entfernen ist schön und gut, aber leider nicht automatisch.

Da bin ich wieder bei dem Problem: zu viele Klicks!

Geht das nicht automatisiert?

Wenn ich auf dem SharePoint ein Word Dokument aus einem Inhaltstyp (.dotx Vorlage) erstelle, dann befindet sich dort drin auch keine Verknüpfung zur Vorlage.

LG

Stefan

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Hallo Christian,

ja das ist soweit richtig.

Ich habe die SharePoint Ordner alle lokal gemapped und öffne/speichere die Dateien auch nur "lokal" in den SharePoint Ordnern.

Sie haben dabei natürlich den Link zum SharePoint und werden vom Office 2013 Upload Center regelmäßig aktualisiert. Word ist ebenfalls mit dem Office365 SharePoint verbunden.

Das Problem besteht auch "nur" wenn ich die Datei im Desktop-Word öffne. Online im Office365 WordApp kann ich die Datei bearbeiten - mit dem Hinweis, dass ich diese bereits lokal geöffnet habe obwohl sie geschlossen ist.

Strukturinfo:

Die Word-Vorlage liegt z.B. unter "/Teamwebseite/Vorlagen/Vorlage.dotx" (lokal: D:/SharePoint/Teamwebseite/Vorlagen/Vorlage.dotx)

Die zu bearbeitende Datei liegt z.B. unter "/Projektname/Daten.docx" (lokal: D:/SharePoint/Projektname/Daten.docx)

Wenn ich eine neue Datei anlege funktioniert es sehr gut und er kann auch Styleupdates aus der Vorlage erkennen und direkt einarbeiten - wenn ich z.B. den Style zu Überschriften oder generell Textformatierungen in der Vorlage ändere.

Das Problem tritt sofort auf wenn ich die Datei - welche aus der Vorlage erstellt wurde - schließe und danach wieder öffnen will.

Word hängt sich dann an dem Prozess auf wenn er versucht die Vorlage zu öffnen.

"Opening Vorlage.dotx ..."

Die Sync-Prozesse von dem SharePoint funktionieren und neue Dateien können auch gespeichert werden. Das Office 2013 Upload Center gibt keine Fehlermeldungen und das neue Dokument wird auch auf den SharePoint hochgeladen.

Dateien vom/aus dem SharePoint ohne eigene Vorlage haben dieses Problem nicht.

Gruß

Maurice

s-bit IT

Hallo Desislava

Danke für die Rückmeldung. Die Word-Vorlage ist nicht in der Formatvorlagenbibliothek sondern in der Formularvorlagenbibliothek gespeichert. Das hat bis jetzt wunderbar funktioniert. Mir aber grundsätzlich egal, wo die Vorlagen auf dem Sharepoint gespeichert
werden. Ich muss einfach sicherstellen, dass meine Worddateien auf die Vorlagen zugreifen können. Kann ich den Pfad ändern?

G.O.Tuhls

Neben "Templates" gibt es daselbst noch den Ordner "Vorlagen"; tu sie da hinein. Wenn sie in beiden fehlt, nimmt Word automatisch die aus "Benutzerdefinierte Vorlagen".

Gruß

G.O.

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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