Besprechungsserien ändern

Susanne_007 · 22. November 2018

Hallo,

ich bin gestern mit folgender Frage konfrontiert worden: Hier werden viele regelmäßig wiederkehrende Besprechungen erstellt. D. h. ich habe eine Besprechung jeden Montag, 9:00 - 10:00 Uhr, die Besprechung wurde mittels einer Kontaktgruppe gemacht, die dann wegen der Überwachung der Zu- und Absagen aufgelöst wird.

Da die Besprechungen ggf. über Jahre gehen, wird es natürlich immer mal wieder passieren, dass sich die Teilnehmer ändern. Wie geht man damit effizient um? Folgende Möglichkeiten sind mir eingefallen, sind aber alle nicht wirklich toll:

Terminserie Beenden, Kontaktgruppe ändern, neue Terminserie ab aktuellem Termin erstellen, als Verteiler die aktualisierte Kontaktgruppe nehmen. Nachteil: Alle Teilnehmer erhalten erneut eine Einladung, vermutlich ebenso wie eine weitere Mail, in der das Ende der alten Terminserie mitgeteilt wird (letzteres habe ich nicht ausprobiert), außerdem ist das erneute Erstellen der Terminserie verhältnismäßig aufwändig.

Die Teilnehmer werden geändert und die ganze Serie wird aktualisiert. Geht verhältnismäßig schnell, hat aber die Nachteile, dass auch wieder alle Teilnehmer die Einladung erneut bekommen, obgleich die Option Update nur an geänderte Teilnehmer (oder so ähnlich) gewählt wurde, außerdem die Teilnehmerliste in der Vergangenheit natürlich nicht mehr korrekt ist.

Es wird ein einzelner Besprechungstermin editiert und geändert. Dann würde das Update tatsächlich nur an die Teilnehmer gehen, die dazugekommen oder rausgeflogen sind. Aber damit wäre auch nur ein Termin geändert, und man müsste das für alle noch offenen Termine ebenso machen.

Irgendeine Idee, wie man das zeitsparender lösen könnte?

Gruß

Susanne

Wolf Spohr

Guten Morgen.

Kann ich Dir weiter behilflich sein?

Freue mich auf Deine Rückmeldung.

Mit freundlichem Gruß

Wolf Fabian Spohr

Microsoft Office 365 Support Engineer

Wolf Spohr

Guten Morgen,

Wenn Du Änderungen machst werden die immer an alle geschickt.

Sonst werde die nicht aufmerksam gemacht wer dazu gekommen ist.

Leider geht das nur so.

Weil eine Änderung ist als ob du eine neue Serie erstellst.

Hier einige Artikel u dem Thema:

Ändern von Terminen

Aktualisieren

Erstellen, Ändern
oder Löschen

Freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Wolf Fabian Spohr

Microsoft Office 365 Support Engineer

Manuel Schmitt-Lechn

Hallo Georgi,

vielen Dank für die Antwort. Das hat nicht funktioniert.

Folgendes Problem: Sobald ich "Allow Conflicts" auf "$true" setze, werden Buchungsanfragen für einzelne Termin auch dann angenommen, wenn ein Konflikt besteht. Es hat also nicht nur einen Einfluss auf die Besprechungsserien.

Wir haben AutomatedProcessing auf $AutoAccept.

Hier nochmal eine andere Umschreibung was ich erreichen möchte:

1) Eine einzelne Buchungsanfrage (keine Serie) wird abgelehnt, sollte ein Konflikt bestehen.

2) Eine Besprechungsserie wird angenommen (unter den Parametern ConflictPercentageAllowed und MaximumConflictInstances).

3) Die Termine, für die in dieser Besprechungsserie ein Konflikt besteht, werden abgelehnt (sowohl im Kalender der Ressource als auch eine automatische E-Mail wird für den jeweils abgelehnten Termin erstellt).

Das bedeutet, dass der Organisator mehrere E-Mails für die gleiche Anfrage bekommen kann,

- eine E-Mail, dass die Serie als solche angenommen wurde (sofern ConflictPercentageAllowed und MaximumConflictInstances zutreffen).

- für jeden Termin der Serie, der abgelehnt wurde, bekommt er eine einzelen E-Mail, dass dieser spezifische Termin abgelehnt wurde.

Auf diese Weise hat der Organisator den Luxus, dass die Besprechungsserie zugelassen wird (wenn ConflictPercentageAllowed und MaximumConflictInstances erfüllt ist) - gleichzeitig wird er aber über jeden einzelnen Konflikt informiert, dass für diesen Termin
die Anfrage abgelehnt wird.

Wie ist das möglich?

Viele Grüße

Manuel

Georgi T.

Hallo Manuel,

Danke für deinen Post.

Was du machen kannst, damit Serientermine nicht abgesagt werden, wenn die Ressource für ein Teil der Serie bereits gebucht ist, ist Konflikte zu erlauben und deren Anzahl bzw. Prozent anzugeben.

Dazu wird die Windows PowerShell benötigt. Hier ist der Artikel - "Herstellen einer Verbindung
mit Exchange Online mithilfe der Remote-PowerShell".

Der Befehl ist Set-CalendarProcessing , die Parameter sind:

AllowConflicts - Der Parameter AllowConflicts gibt an, ob Besprechungsanfragen, die zu Konflikten führen, zulässig sind. Eine gültige Eingabe für diesen Parameter ist $true oder $false. Der Standardwert
ist $false.

ConflictPercentageAllowed - Der Parameter
ConflictPercentageAllowed gibt den maximalen Prozentsatz an Besprechungskonflikten für neue Anfragen für Besprechungsserien an. Eine gültige Eingabe für diesen Parameter ist eine ganze Zahl zwischen 0 und 100. Der Standardwert ist 0.

Wenn die Überschneidungen zwischen einer neuen Anfrage für eine Besprechungsserie und bestehenden Reservierungen der Ressource den von diesem Parameter angegebenen Prozentsatz übersteigen, wird die Anfrage für die Besprechungsserie automatisch
abgelehnt. Beim Wert 0 sind bei neuen Anfragen für Besprechungsserien keine Konflikte erlaubt.

MaximumConflictInstances - Der Parameter
MaximumConflictInstances gibt die maximale Anzahl an Konflikten für neue Anfragen für Besprechungsserien an, wenn der Parameter
AllowRecurringMeetings auf $true festgelegt ist (der Standardwert ist $true). Die gültige Eingabe für diesen Parameter ist eine ganze Zahl von 0 bis INT32 (2147483647). Der Standardwert ist 0.

Wenn Konflikte zwischen einer neuen Anfrage für Besprechungsserien und bestehenden Reservierungen der Ressource die im Wert des Parameters
MaximumConflictInstances angegebene Anzahl übersteigen, wird die Anfrage für Besprechungsserien automatisch abgelehnt. Beim Wert 0 sind bei neuen Anfragen für Besprechungsserien keine Konflikte erlaubt.

Quelle - Set-CalendarProcessing.

Da Office 365 ständig weiterentwickelt wird, kannst du deine Meinung und Vorschläge darüber den Entwicklern direkt hier mitteilen.
Möglicherweise wird die von dir gewünschte Option/Funktion in Zukunft implementiert.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Tobias B

Hallo Rodnelom,

da kann aber eine ganze Menge Verwirrung im Terminkalender entstehen, wenn die Terminreihe trotz Verfügbarkeit abgesagt wird.

Es wurden 2 Artikel für Outlook 2010 vorbereitet, welche die Bearbeitung als auch die Absagen einer Besprechungsserie behandeln. Tragen diese Informationen, die dir in Zukunft helfen können, dieses unangenehme Missverständnis zu beheben?

Ich freue mich auf deine Antwort,

dein Microsoft-Support.

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