Excel Programm zum Suchen in einer kleinen Datenbank

Es ist nicht immer einfach technische Sachverhalte in Worte zu fassen.

Das ist wohl wahr, daher sag ich es mal direkt: So würde das niemand umsetzen.

zu 1. Möglich ist das...

zu 2. Mit Office, kein Thema

zu 3. Ja.

Word ist das denkbar ungeeignetste Programm zur Eingabe von Daten. Und "schon mal vorab" ein Dokument zu "kreieren" und abzuspeichern ist sinnlos.

Fangen wir mal bei "Datenbank" an, das ist immer ein schöner Begriff, aber die meisten Menschen haben keine Ahnung was das eigentlich ist oder macht.

In der "Standard"-Office-Familie gibt es 2 Programme die man in diesem Zusammenhang nennen kann, a) Excel und b) Access.

Excel ist die "einfache" Möglichkeit, die erste Zeile in einer Tabelle erhält die Überschriften, darunter kommt je Zeile 1 Datensatz, fertigt. Man kann sich verschiedene Tabellen anlegen, für Adressen, Artikel, Rechnungen, usw.. Man kann sich "Formulare"
machen, Daten in diese laden / daraus speichern, usw..

Das funktioniert "im Prinzip" genau wie bei Access auch, der Knackpunkt kommt wenn die Datenbank im Netz liegt und 2 Leute darauf zugreifen, dann ist bei Excel schnell Feierabend.

Auf eine Exceldatei können auch mehrere Personen gleichzeitig zugreifen, werden jedoch die gleichen Daten gespeichert, dann gibt es Konflikte die "On Screen" vom User gelöst werden müssen.

Richtige Datenbanken können einzelne Datensätze sperren, d.h. Anton kann in einer Daten eine Adresse ändern und Berta kann gleichzeitig eine Adresse ändern oder Rechnung machen oder...

Richtige Datenbanken haben von Haus aus (Such-)Schlüssel, Feldmasken die z.B. nur Zahlen für Beträge zulassen, etc. hat Excel nicht, da muss man
alles selber machen.

Ob Access oder Excel, in beiden Fällen wird das Rechnungsdokument immer ganz einfach aus einem Datensatz heraus generiert und erst dann ggf. irgendwo gespeichert. Ob das Rechnungsdokument dann aus einem Datenbank internen Formular oder einer externen Word-Vorlage
kommt ist egal.

Welche Vorgehensweise empfiehlt sich nun... kann ich nicht sagen, kommt immer darauf an was man letzten Endes will.

Excel ist schon mal eine ganz einfache Lösung, wenn das ganze Projekt nicht allzu umfangreich ist, dann bekommt man das auch als Anfänger "mit etwas Mühe" hin.

Access ist klar die anspruchsvollere Lösung, das Standard-Beispiel für so etwas ist die "Nordwind"-Datenbank die jedem Access beiliegt. Es gibt viele kleine Software-Häuser / "Freizeit"-Programmierer die dieses Teil für kleine "Startup"-Firmen anpassen (vorab:
ich mach das nicht).

Andreas.

Hallo Jutta,
<br />zuerst solltest du diese Excel-Datei wiederfinden. Starte dazu den Windows Explorer und klick dort auf der linken Seite auf die kleine Wolke. Vorausgesetzt, dass du Online bist (Wolke blau) kannst du jetzt suchen (lassen). Wenn du auf OneDrive bist, tipp einmal die Taste F3 und gib den Namen der gesuchten Excel-Datei ein. Klappt es?
<br />Grüße
<br />Add-Ins sind kleine Zusatz-"Apps" zu verschiedenen Programmen.
<br />

Hallo Karl (das ist doch noch ein Name!),

vielen Dank - das hilft mir weiter. Ich hatte keine spezielle Suche programmiert, sondern die systemeigene Funktion genutzt und fürchtete schon, ich müsse bei 2010 irgendwas neu anlegen. Ich hatte nicht bemerkt, dass die Änderung der Bezeichnungen bei "suchen
in", die zwischen Access 2003 und 2010 eingetreten ist, bedeutungslos ist, und mich von dem Umstand blenden lassen, dass dort - anders als bisher - jetzt nicht mehr die Tabelle benannt wird, in der gesucht werden soll. Meine Datenbank besteht aus vier gleichberechtigten
Tabellen, zwischen denen ich hin und hernavigieren muss. Da ist es hilfreich, im Suchfenster den konkreten Tabellenamen zu sehen (z.B. BGH), wo man sucht.

Ob mir das mit der Navigationsleiste im Moment weiterhilft, weiß ich noch nicht. Das Problem ist, dass nicht alle Nutzer schon bei 2010 gelandet sind und die Datenbank von 2003 aus gepflegt wird, wo es diese Möglichkeit nicht gibt. Bei jedem Datenbankupdate
werden auch nicht alle Makros übernommen, z.B. im autoexec. Das habe ich so eingerichtet, dass alle Tabellen gleichzeitig, aber mit unterschiedlicher Priorität als Formular geöffnet und maximiert werden. Bei Updates der 2010er-Datenbank aus der 2003er wird
der Befehl "maximieren" nicht übernommen, obwohl auch bei 2010 dieselbe autoexec eingerichtet ist. Beim Start muss also immer erst das Startformular händig maximiert werden - lästig, aber hinnehmbar. Warum das so ist, habe ich nicht herausfinden können.

Da bei den meisten Nutzern der Datenbank demnächst eine Migration nach 2013 ansteht, werde ich wohl auch nicht umhin kommen, die Ur-Datenbank nach 2013 zu schaufeln. Leider ist Access solo relativ teuer und meine alte Lizenz (noch aus XP-Zeiten) wohl nicht
ohne weiteres für ein Upgrade geeignet - jedenfalls habe ich keins gefunden.

Viele Grüße

Karl

Hallo, Namensvetter!

Zunächst nehme ich aufgrund der Beschreibung an, dass mit "gesamte Datenbank" nur 1 Tabelle innerhalb einer Datenbank gemeint ist. Für das Durchsuchen mehrerer Tabellen wäre der Aufwand höher.

Es ist nicht ganz klar, woraus sich das Problem ergibt. Ist das eine selbst gebastelte Suche oder wie wird der Suchvorgang gestartet?

An sich wurden in Access 2010 die in Formularen eingebauten Suchmöglichkeiten beibehalten und sogar um Punkt 1 hier erweitert:

1. Es gibt nun in Formularen in der Navigationsleiste unten in Formularen ein kleines Eingabefeld "Suchen". Dort kann man einen Suchbegriff eingeben, nach dem sofort in allen Felder bzw. Steuerelementen des Formulares gesucht wird.
   
   Wenn dieses Suchen-Feld nicht sichtbar ist, hast du evtl. die Navigationsleiste ausgeschaltet. Dann reicht es, in den Formulareigenschaften die Eigenschaft "Navigationsschaltflächen" auf Ja zu setzen.
2. Es gibt nach wie vor den Suchen-Dialog, den man z.B. mit der Tastenkombination Strg+F aufrufen kann. Darin kann man oben in "Suchen nach" den Suchbegriff eingeben und darunter in "Suchen in" einstellen, dass mit "Aktuelles Dokument" alle Steuerelemente
   durchsucht werden.

Sagen wir mal ich Suche nach Max Mustermann in meiner Datenbank weiß auch das er enthalten ist. Dann sagt Excel es existiert kein Eintrag mit Max Mustermann. Falls es was hilft kann ich mal nen Screenshot machen.