Freigegebene Ordner/Postfächer mit der globalen Suchfunktion "Alle Outlook-Elemente"...

Hallo Alexander,

neue Lizenzen kaufen möchten wir nicht. Ich hatte eigentlich gehofft, dass wir mit den Freigegebenen Ordnern gerade solche Emailadressen wie info@ nutzen können, so wie es Microsoft schön vorgestellt hat. Dass es dann aber in der Realität so unpraktikabel
ist hatte ich nicht erwartet.

Wenn ich nun also standardmäßig immer nur meine persönliche Emailadresse als Absender in einem Freigegebenen Postfach sehe, wäre das für uns kein Problem, wenn diese Emails dann trotzdem im "Gesendete Elemente" Ordner des Freigegebenen Postfachs erscheinen
würden. Das ist aber nicht der Fall! Obwohl ich die Funktion dafür eingerichtet habe. Wie kann man das beheben?

Ich habe es eben nochmal getestet unter Outlook Web: Ich bin in den Posteingang von info@ und habe dort eine Email versendet, Absender habe ich nicht geändert also war es meine persönliche Emailadresse. Nun gehe ich in den Ordner Gesendete Elemente von info@
und sehe nichts. Gehe ich in den Ordner Gesendete Elemente von meiner persönlichen Email sehe ich die eben versendete Email.

Das sollte genau herumgekehrt sein.

Ich möchte alle Emails die ich aus dem Freigegebenen Postfach versende auch im Gesendete Elemente Ordner von diesem Freigegebenen Postfach sehen.

Wie stellt sich Microsoft sonst einen Umgang mit solchen Freigegebenen Postfächer vor?

https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj966275(v=exchg.150).aspx hier steht:

"Wenn eine Person in der Gruppe auf eine an das freigegebene Postfach gesendete Nachricht antwortet, hat es den Anschein, als stamme die E-Mail vom freigegebenen Postfach und nicht von dem bestimmten Benutzer."

Das stimmt so nicht, außer man ändert vor jeder Email manuell den Absender - realitätsfern.

Freigegebene Postfächer sind hervorragend geeignet, um E-Mail-Anfragen von Kunden zu beantworten, da sich so mehrere Personen in Ihrer Organisation die Aufgabe teilen können, das Postfach zu überwachen und Anfragen zu beantworten.
Die Anfragen Ihrer Kunden werden schneller beantwortet, und die zugehörigen E-Mails sind alle in einem Postfach gespeichert.

Genau das passiert ja leider nicht, die beantworteten Emails landen alle nur in den persönlichen Postfächern und werden nicht nur im Freigegebenen Postfach gespeichert. Außer ich wähle jedes Mal manuell als Absender dieses Postfach aus.

Liebe Grüße,

Eva

Hallo Eva,



vielen Dank für deine Rückmeldung.

Die Funktionen "als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren" und "Im Auftrag dieses Postfachs gesendete Elemente kopieren" sind aktiviert. Das heißt, dass wenn man Mails von dem freigegebenen Postfach mit Senden Als, oder im Auftrag
von Berechtigungen versendest, wird die Mail im gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs kopiert. Beim Versenden muss man die Mail-Adresse des Senders im Feld "Von"
immer vorher manuell bestimmen, sonst wird die Mail automatisch von dem persönlichen Postfach versendet. Wenn man die Adresse ändert, kann den Empfänger nur die Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs als Sender sehen und wird auch im "Gesendete
Elemente"-Ordner von dem freigegebenen Postfach sichtbar sein.



Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

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Hallo Georgi!

Vielen Dank für Deine Antwort.

Zu Deinen Fragen:

- Es betrifft alle Benutzer

- Egal, welche Absende-Adresse genutzt wird, funktioniert die Unterhaltungsfunktion im freigegebenen info@-Postfach nicht, also weder, wenn der Benutzer mit seiner privaten Adresse antwortet, noch, wenn er mit der info@-Adresse antwortet

- ja, die Mail steht unter gesendete Elemente

- Interessanter Weise findet Outlook die Mail aber auch über die Suchfunktion nicht, obwohl sie im Ordner steht

- Wir nutzen die aktuellste Outlook 2016, Office 365Business-Version

- Bei Kontoeinstellungen taucht die info@-Adresse nicht auf. Angezeigt wird nur die private Adresse mit Lizenz. Hier ist der Haken gesetzt.

Ich hoffe, das hilft weiter!

VIELEN DANK!

Gruß

Fabian

Das ist leider nicht richtig und wird auch so von Microsoft bestätigt:

community.office365.com/.../63905

Eine Suche in "allen Postfächern" oder "allen Outlook Elementen" finden nur e-mails im Hauptpostfach und im Online-Archiv. Um in einem freigegebenen Postfach zu suchen, muss man den betreffenden Ordner auswählen und "Aktueller Ordner" auswählen. Dann dauert
die Suche etwas länger aber das Element wird gefunden. Eine Suche über alle Postfächer ist dann langwierig.

Lookeen löst das Problem, aber leider dauert die Indizierung zu lange. IMAP Postfächer werden sehr schnell indiziert. Das Problem ist der Exchange Server.

Hallo Alex,



Wenn in Outlook mehrere freigegebene Postfächer eingerichtet sind, können diese nicht alle gleichzeitig durchsucht werden, sondern nur einzeln. Dafür sollten das freigegebene Postfach und die Option "Aktueller Ordner" ausgewählt werden.



Eine detaillierte Beschreibung der Suchfunktion in Outlook gibt es im Artikel "Understanding
Search Scopes in Microsoft Outlook".



Einen Workaround wäre, die E-Mails von alle (oder einige) freigegebenen Postfächer mittels Weiterleitung in ein anderes freigegebenes Postfach zu sammeln und dort danach suchen.



Siehe den Absatz "Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden" aus "Erstellen
eines freigegebenen Postfachs".



Wenn aber der E-Mail-Verkehr sehr intensiv ist (viele Postfächer und viele E-Mails), kann die Speichergrenze von 50GB schnell erreicht werden.



Du hast aber auch die Möglichkeit, deine Meinung und Vorschläge darüber den Entwickler
hier mitzuteilen.
Möglicherweise wird die von dir gewünschte Funktionalität in Zukunft implementiert.



Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer