Gruppenkalender: Empfang von Kalendereinladungen durch neue Mitglieder

P. Engelke · 13. August 2020

Guten Tag,

ich habe eine Frage bezüglich der Nutzung von Gruppenkalendern.

Wir nutzen eine Microsoft 365 Gruppe als Verteiler und zur Planung von Ereignissen, welche die gesamte Company betreffen. Entsprechend sind alle MitarbeiterInnen als Mitglieder hinterlegt.

In der Regel gehen wir so vor, dass wir eine Teams-Besprechung einstellen und diesenAn: [Gruppe] senden. So erhält jedes Mitglied ebenfalls eine Einladung und hat das Ereignis auch in seinem persönlichen Kalender stehen und kann darüber zudem zu- oder absagen.

Nun fragen wir uns, wie wir bei bereits bestehenden Ereignissen vorgehen, wenn neue MitarbeiterInnen starten und dementsprechend Mitglieder dazukommen? Die neuen MitarbeiterInnen sind dann zwar Mitglied in der Microsoft 365 Gruppe, haben aber die Kalendereinladung nicht empfangen. Ein erneuter Versand würde dazu führen, dass bisherige Mitglieder das Ereignis erneut erhalten. Den Verweis auf den Gruppenkalender empfinden wir als Alternative, allerdings keine wirkliche Lösung.

Gibt es eine Möglichkeit, bereits erstellte Ereignisse NUR an Mitglieder einer Gruppe zu senden, die dieses Ereignis noch nicht in ihrem persönlichen Kalender haben? Welches Vorgehen empfehlen Sie?

Vielen Dank im Voraus!

Galin Karlovv

Hallo AFM,

Haben die neuen Benutzer einen E-Mail erhalten, welche Ereignisse im Kalender kommen? Die neuen Benutzer können dort auch alle Termine im Gruppenkalender sehen.

Kannst du auch mit einem neuen Gruppenkalender testen, ob das gleiche Verhalten besteht.

Bitte erstelle auch eine Kalendereinladung in OWA und dann füge einen neuen Benutzer zu Gruppenkalender. Prüf, ob er dann auch die Einladung im Kalender sieht.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

P. Engelke

Hallo Galin Karlov,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

Das mit dem Gruppenkalender funktioniert grundsätzlich. Neuen Mitgliedern noch einmal gesondert eine Einladung aus dem Ereignis heraus zu schicken, funktioniert nur mit manueller Eingabe des Verteilers, oder?

Mit freundlichen Grüßen

P.Engelke

Georgi T.

Hallo Jörg,

Hier sollte Unterschied zwieschen Termine und Besprechungen gemacht werden.

"Die Besprechung wird im Gruppenkalender sowie im persönlichen Kalender der einzelnen Mitglieder angezeigt. (wenn Sie einen
Termin statt einer Besprechung planen, wird der appoinment
nur im Gruppenkalender und nicht in den einzelnen Kalendern der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt.)"

Quelle - "Planen
einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook".

"Wenn aber eine Besprechung in diesem Kalender geplant wird, sollen natürlich nicht sämtliche Gruppenmitglieder eine Einladung bekommen, die unter Vorbehalt in den Kalender eingetragen wird, wenn sie gar nicht für die Besprechung geplant sind."

Das mach für mich nicht so wirklich Sinn. Warum wird dann die Besprechung in dem Gruppenkalender gemacht? Ziel der Gruppe und des Gruppenkalender ist zu interagieren und nicht bestimmte Mitglieder auszuschließen. Wenn das gewollt ist, dann kann eine
andere Gruppe / Kalender genutzt werden.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

Bitte markieren Sie diese Antwort als "Lösung", wenn diese Ihnen weiterhelfen konnte, so dass auch andere Teilnehmer von der Lösung profitieren können.

Jörg Dombrowski

Hallo Georgi,

kein Thema und vielen Dank für Deine Hilfe... ich weiß allerdings nicht, ob das Problem jetzt gelöst ist. Dass ein Gast über den Posteingang benachrichtigt werden muss, weil er keinen Zugriff auf den Gruppenkalender hat, klingt ja erstmal logisch und ist
auch völlig ok. Mein Szenario ist aber folgendes:

Eine Gruppe mit ca. 12 Mitgliedern ist in einem Tenant - also alles keine Gäste

In dieser Gruppe bin ich der einzige Gast

Wenn nun ein Mitglied dieser Gruppe - nicht ich als Gast - eine Besprechung in den Gruppenkalender einträgt, bekommen ALLE Mitglieder dieser Gruppe eine aktive Benachrichtigung per Mail - nicht nur ich als Gast. Und sie bekommen diese Benachrichtigung immer,
auch wenn sie nicht zu dieser Besprechung eingeladen sind. Eben weil Outlook scheinbar immer aktiv alle benachrichtigt. Die Gruppe ist auch immer automatisch im Verteiler und selbst wenn ich sie lösche, ist sie am Ende wieder drin.

Würdest Du jetzt also sagen, das würde alles nicht so passieren, wenn ich nicht Gast in der Gruppe wäre? Dabei können aber Besprechungen im Gruppenkalender durchaus mit externen Teilnehmern geplant sein, die aber nicht Teil der Gruppe ist. Diese externen
Teilnehmer sind aber keine Gäste der Gruppe, sondern eben nur Besprechungsteilnehmer.

Ziel ist es einfach eine Terminübersicht für eine Gruppe zu haben, in der Termine und Besprechungen eingestellt werden und somit für alle einsehbar sind. Wenn aber eine Besprechung in diesem Kalender geplant wird, sollen natürlich nicht sämtliche Gruppenmitglieder
eine Einladung bekommen, die unter Vorbehalt in den Kalender eingetragen wird, wenn sie gar nicht für die Besprechung geplant sind. Klingt eigentlich ganz einfach, ist es aber anscheinend nicht. ;-)

Vielleicht geht das auch gar nicht... ich habe irgendwie das Gefühl, dass diese ganze Kalender-Geschichte mit persönlicher Kalender, Gruppenkalender, dann wieder Terminplanung in Teams, die aber wiederum nur den persönlichen Kalender anzapft ohne dass Gruppenkalender
berücksichtigt werden, einfach noch nicht ausgegoren ist und Microsoft hier mal dringend Hand anlegen sollte um eine umfassende und leichte Lösung zu präsentieren. Oder? ;-)

Viele Grüße

Jörg

Alexandar Petrov

Hallo Karin,

 

vielen Dank für deine Anfrage.

Wie hast du den Gruppen Kalender genau aufgemacht? Wurde deinen eigenen Kalender dabei abgewählt, sodass nur den Gruppen Kalender angezeigt wird? Wenn man einen Termin im eigenen Kalender erstellt,
wird diesen nicht in dem Gruppenkalender sichtbar sein. Wenn man aber den Termin im Gruppenkalender erstellt, wird den von allen Mitgliedern sichtbar sein. Man kann momentan keine Lise Berechtigungen erteilen
und alle Mitglieder haben gleiche Berechtigungen. Diese Verbesserungsidee wurde bereits im UserVoice vorgeschlagen
und man kann gern zustimmen und kommentieren.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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