Hinzufügen von Gäste (externe Benutzer ohne Office 365 Lizenz) zu Office 365 Gruppen

Sebastian Ch. · 19. Dezember 2018

Hallo zusammen,

ich habe den ganzen Tag eine Lösung gesucht, auch diverse Anleitungen gefunden, aber vieles war überholt und hat nicht funktioniert Was ich suche ist, eine Lösung, wie man eine externe Personen, tendenziell (bisher) ohne Office 365 Business Account, auf eine Office 365 Gruppe zugreifen lassen kann.

- Laut meinen Infos, sollte es gehen.

- Wenn ich die Infos richtig verbinde, dass pro kann man pro lizenzierten eigenen Office 365 Business Account, 5 "Externe" zuzugreifen lassen.

Neben vielen alten Anleitungen, denke ich ich auch eine aktuelle direkt bei MS gefunden zu haben, da geht es wie folgt:

- In Outlook Online auf die Gruppe klicken

- Rechts oben über das Zahnrad "andere Einladen"

- Den dortigen Link kopieren oder Link per Mail direkt von dort versenden.

Bis dahin komme ich auch, weiter aber nicht. Der Aufrufende bekommt unter dem Link ein Office-365-Business-Login, ich habe den Link mehrmals selbst von woanders aufgerufen. Man hat aber keine Chance, sich mit seiner Externen Mail dort einen neuen Account in Office-365-Business anzulegen und so den Link zu nutzen.

Sprich, wie ich das sehe, braucht derjenige der den Link bekommt, bereits einen Office 365 Business Account. Gibt es eine Möglichkeit, für jemanden Externes, der keinen Office 365 Business Account hat (bzw. keine Lizenz, Registrieren würde er sich ja), den Link zu nutzen und auf die Gruppeninhalte zuzugreifen?

Ggf. ist das auch komplett der falsche weg, hat dann sonst jemand einen Tipp, wie zu folgendem Ergebnis kommt:

- Jemand Externes, ohne Office 365 Business Lizenz, soll auf eine unserer Office 365 Gruppen (samt sharepoint-list und Dateien) lesend berechtigt werden und somit lesen zugreifen können.

- Falls man sich einen kostenlosen Office 365 Business Account machen kann, wäre das auch kein Problem, den kann der "Externe" sich natürlich anlegen. Denn irgendwie muss man sich ja authentifizieren. Ich habe aber keinen Weg gefunden einen Office 365 Business Account kostenlos anzulegen (und mit einem Office 365 Account (ohne Business) habe ich es probiert, damit geht es gar nicht.

Nebenbei:

Wie gesagt, ich habe noch vieles ausprobiert. Ich habe auch in meinem Office 365 Business Admin Account einen weiteren Mitarbeiter für den Externen angelegt, ihm keine Lizenz zugewiesen, die besagte Gruppe mit allen Inhalten zugewiesen, aber auch das bringt mich nicht zum Ziel. Die Zuweisung der Gruppe funktioniert, aber er sieht keine Inhalte wenn er sich einloggt.

Wohl wegen fehlender Lizenz. Falls hier doch jemand einen Weg kennt, wie man Mitarbeiter ohne Lizenz rein "lesend" auf eine bestimmte Gruppe berechtigen kann, würde mir das auch reichen. Er müsste dann trotz fehlender Lizenz die Inhalte der Gruppe sehen und lesen können.

Danke und herzliche Grüße

Sebastian

Sebastian Ch.

Nach mal paar Stunden, dann war es geschafft:

Ich habe zwei Lösungen:

1. Lösung azure

- Aufrufen: https://portal.azure.com

- Erst dachte ich Azure ist etwas anderes wie Office 365. Richtig ist wohl, Office 365 baut auf Azure auf. Deswegen kann man in Azure auch User zufügen, die man dann in Office 365 sieht.

- Dort kann man also auch Gäste zufügen

- https://portal.azure.com --> All Services --> Users --> New Guest User

- Hier kann man dann neue Gastuser einladen (invite Guest)

- Die neuen User bekommen eine Email inkl. Link, dort können Sie ein Passwort wählen. Die Gäste brauchen also, wie gewünscht,
keine eigene Office 365 Lizenz und können sich instant einen Office Account generieren.

- Die Gäste müssen dann in Ihre Mails schauen und die Anleitung befolgen.

- So findet man die neuen Gastuser dann in Office 365 und kann sie auf Gruppen berechtigen.

2. Lösung, den richtigen Button in Online Outlook nehmen

- Ich weiß nicht warum, aber in Outlook Online habe ich wohl den falschen Button genommen.

- Man darf nicht, auf das Zahnrad klicken und dann
nicht auf "andere Einladen", denn das klingt zwar korrekt, bringt aber
nicht das gewünschte Ergebnis.

- Stattdessen besser auf "Mitglieder"
oben rechts klicken (nachdem man bereits in
outlook online eine Gruppe auf der rechten Seite angeklickt hat)

- Wenn man auf "Mitglieder" klickt, geht in der Mitte ein großer neuer Dialog auf, wo man die Mitglieder sieht
und da kann man auch „Mitglieder hinzufügen“ auswählen.

- Dort kann man dann normale, externe Email Adressen angeben.

- Genau wie bei Lösung 1, bekommt die Externe Person dann unter der Mailadresse eine Email und darf sich (wenn er kein Account hat), direkt registrieren und ein PW wählen.

- Also auch so kommt man also zu "Externen" Zugriffen für externe Partner ohne Office 365 Lizenz

- Beide Lösungen, egal ob 1. oder 2. führten mich beide zum gewünschten Ziel.

Fazit:

- Die Gäste sehen dann alles in der Gruppe, egal ob ExcelDatei oder SharePoint Liste.

Für mich bleiben aber folgende Fragen:

- Was und wieso ist der für mich äußerst irreführende Unterschied
zwischen „Mitglieder hinzufügen“ und "andere Einladen"? Wobei ersteres das macht, was ich wollte und zweites was ganz anderes macht. An
den beiden Namen "Mitglieder hinzufügen“ bzw. "andere Einladen" erkenne ich am Name nicht, was das unterschiedliche Ziel sein soll. Auch beim ersten, wird jemand eingeladen. Was und wozu ist der
Unterschied?

- Wie lange bleibt ein Link, der bei "andere Einladen" generiert wird und den man versenden kann, eigentlich gültig?

- Einen eigenen Mitarbeiter "Active User (Neuer Benutzer) " kann man aber dennoch
ohne Office 365 Lizenz nicht auf die Gruppen berechtigen? (siehe mein erstes Post unter "Nebenbei") Oder geht das doch, so wie es für Externe auch geht?

Das ist sonst irgendwie komisch, dass man einen Externen Zugriff auf die Gruppen geben kann (auch ohne extra Office 365 Lizenz) und er dann alle Inhalte der Gruppe sieht, aber wenn man einen Mitarbeiter (Neuer Benutzer)
im Admin Office 365 anlegt, kann man diesen offensichtlich ohne Lizenz keinen Blick in die Gruppe gewähren.

Danke und viele Grüße

Sebastian

Georgi T.

Hallo Sebastian,

Ich freue mich, dass du die Lösungen / Wege das zu erreichen gefunden hast.

Die erste Option die du beschreibst, ist hier beschrieben - "Eigenschaften eines Azure Active Directory B2B-Zusammenarbeitsbenutzers".

Was die zweite Option angeht:

"andere Einladen" ist für interne Benutzer gedacht. Deswegen wird auch eine Authentifizierung verlang, wenn der Link geöffnet wird.

Es gibt aber einen Hinweis im selben Fenster - "Um einen Gast von außerhalb Ihrer Organisation hinzuzufügen, fügen Sie ihn auf der Seite für Gruppenmitglieder hinzu." Siehe Bild:

Hier wäre der richtige Ort „Mitglieder hinzufügen“. Siehe Bild:

"- Wie lange bleibt ein Link, der bei "andere Einladen" generiert wird und den man versenden kann, eigentlich gültig?" -
Ich habe keine Information darüber, deswegen kann ich die Frage nicht beantworten.

"- Einen eigenen Mitarbeiter "Active User (Neuer Benutzer) " kann man aber dennoch ohne Office 365 Lizenz nicht auf die Gruppen berechtigen?"

Generell gilt - jeder Benutzer benötigt eine Lizenz. Wenn Benutzer ohne Lizenz auf Dienste, genauso wie Benutzer mit Lizenz zugreifen können, würde das doch keinen Sinn machen oder?!

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

Bitte markieren Sie diese Antwort als "Lösung", wenn diese Ihnen weiterhelfen konnte, so dass auch andere Teilnehmer von der Lösung profitieren können.

Georgi T.

Hallo Flo,

"- Kann man die Gruppenfunktion nicht komplett deaktivieren für gewisse Benutzer?"

Nein das ist momentan leider nicht möglich. Was aber aber eingerichtet werden kann, ist dass "Zulassen oder Blockieren von Gastbenutzern aus einer bestimmten Gruppe".

Es ist in dem Artikel "Verwalten
des Zugriffs von Gast in Office 365-Gruppen" beschrieben.

Andere Möglichkeit ist den Besitzern der Gruppen nicht möglich zu machen neue Mitglieder einzuladen. Der Office 365 Administrator sollte danach trotzdem in der Lage sein über das Office 365 Portal / Gruppen Gäste der Gruppen hinzufügen.
Diese Option ist auch im Artikel oben beschrieben.

"MS Team als Gast." - das wird nicht funktionieren.
Dafür wird eine Lizenz für Teams benötigt. Diese Benutzer können nicht als Gäste in ihre eigene Office 365 Organisation eingeladen werden.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

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Georgi T.

Hallo Stefan,

"Jeder Benutzer erhält bei jeder Veränderung eine einzelne E-Mail. Wie kann ich das verhindern?"

Die internen Benutzer können die Option "Folgen /Nicht folgen" in Outlook und in Outlook im Web klicken.

Ansonsten gilt:

"Alle Interaktionen des Gast Mitglieds erfolgen über den E-Mail-Posteingang. Sie können nicht auf die Gruppen Website zugreifen,
können aber Kalendereinladungen erhalten, an E-Mail-Unterhaltungen teilnehmen, und wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat, können Sie freigegebene Dateien über einen Link oder eine Anlage öffnen."

Quelle - "Gastzugriff in Office 365-Gruppen".

Wenn die externen Benutzer keine Einladungs-E-Mail bekommen, werden sie nicht auf die Office 365 Gruppeninhalte zugreifen können.

"b) in jeweils 2-4 Berechtigungsgruppen zu stecken."

Was meinst du damit? Gäste in Office 365 Gruppen haben alle eine gleiche Berechtigungsstufe.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

Bitte markieren Sie diese Antwort als "Lösung", wenn diese Ihnen weiterhelfen konnte, so dass auch andere Teilnehmer von der Lösung profitieren können.

Alexandar Petrov

Hallo Mario,

vielen Dank für deine Anfrage.

Momentan bekommen die externen Benutzer (Gast-User) im Planner keine Benachrichtigungen für Aufgaben, wie interne Benutzer. Diese Verbesserungsidee wurde bereits im

UserVoice vorgeschlagen und du kannst gern zustimmen und kommentieren.

Alle Benachrichtigungen werden zu der zugehörigen Office 365 Gruppe zugeschickt, wenn die entsprechende Option aktiviert ist. Interne Mitarbeiter können diese Gruppe folgen, um die Mitteilungen im eigenen Posteingang zu bekommen. Externe können diese
Gruppe leider nicht folgen.

Bedanke mich für dein Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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