Import von erforderlichen Teilnehmern bei Excel Besprechungen in Outlook Kalender

Hallo,

Die Besprechungen werden in Teams-Kalender erstellt, weil nur da ein Kanalauswahl möglich ist.

In Outlook ist alles gut, dann kommt die Abfrage, ob an alle oder an neue Teilnehmer gesendet werden soll.

Danke.

Um zeit zu sparen mach ich es so:

1. Ich klicke auf die kleine Videokamera in einem Kanal/Beiträge. Bevor ich aber die Besprechung starte wähle ich daneben besprechung planen aus. Damit taucht die Besprechung auch im Kalender auf.

2. Dann kann man noch alle Details (wie auch das wichtige -> ich präsentiere) einstellen (nach einmaligem Speichern in den Besprechungsoptionen). Leider kann man noch immer nicht die Mikrophone der Teilnhemer dauerhaft deaktivieren.

3. Zur gegebenen Zeit starte ich dann die Konferenz und die Teilnehmer im Team/im Kanal bekommen dann die Info (zu dem Beitrag), dass sie auch teilnehmen können. Diese klicken dann einfach auf teilnehmen.

Natürlich sollte der Beitrag im Kanal für die Teilnehmer noch sichtbar sein.

Hilft das?

Wenn ich Termine OWA-Kalender eintrage, erhalten alle eine Einladung, wird aber nicht in Teams angezeigt.

Wenn ich in Teams eine Besprechung anlege sehe ich sie nur in Teams, nicht im OWA-Kalender und sie wird auch nicht an andere Teilnehmer versendet.

Mit freundlichen Grüßen

Hallo Jörg,



Hier sollte Unterschied zwieschen Termine und Besprechungen gemacht werden.



"Die Besprechung wird im Gruppenkalender sowie im persönlichen Kalender der einzelnen Mitglieder angezeigt. (wenn Sie einen
Termin statt einer Besprechung planen, wird der appoinment
nur im Gruppenkalender und nicht in den einzelnen Kalendern der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt.)"



Quelle - "Planen
einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook".



"Wenn aber eine Besprechung in diesem Kalender geplant wird, sollen natürlich nicht sämtliche Gruppenmitglieder eine Einladung bekommen, die unter Vorbehalt in den Kalender eingetragen wird, wenn sie gar nicht für die Besprechung geplant sind."



Das mach für mich nicht so wirklich Sinn. Warum wird dann die Besprechung in dem Gruppenkalender gemacht? Ziel der Gruppe und des Gruppenkalender ist zu interagieren und nicht bestimmte Mitglieder auszuschließen. Wenn das gewollt ist, dann kann eine
andere Gruppe / Kalender genutzt werden.



Mit freundlichen Grüßen,



Microsoft Office 365 Support Engineer



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Hallo Georgi,

kein Thema und vielen Dank für Deine Hilfe... ich weiß allerdings nicht, ob das Problem jetzt gelöst ist. Dass ein Gast über den Posteingang benachrichtigt werden muss, weil er keinen Zugriff auf den Gruppenkalender hat, klingt ja erstmal logisch und ist
auch völlig ok. Mein Szenario ist aber folgendes:

Eine Gruppe mit ca. 12 Mitgliedern ist in einem Tenant - also alles keine Gäste

In dieser Gruppe bin ich der einzige Gast

Wenn nun ein Mitglied dieser Gruppe - nicht ich als Gast - eine Besprechung in den Gruppenkalender einträgt, bekommen ALLE Mitglieder dieser Gruppe eine aktive Benachrichtigung per Mail - nicht nur ich als Gast. Und sie bekommen diese Benachrichtigung immer,
auch wenn sie nicht zu dieser Besprechung eingeladen sind. Eben weil Outlook scheinbar immer aktiv alle benachrichtigt. Die Gruppe ist auch immer automatisch im Verteiler und selbst wenn ich sie lösche, ist sie am Ende wieder drin.

Würdest Du jetzt also sagen, das würde alles nicht so passieren, wenn ich nicht Gast in der Gruppe wäre? Dabei können aber Besprechungen im Gruppenkalender durchaus mit externen Teilnehmern geplant sein, die aber nicht Teil der Gruppe ist. Diese externen
Teilnehmer sind aber keine Gäste der Gruppe, sondern eben nur Besprechungsteilnehmer.

Ziel ist es einfach eine Terminübersicht für eine Gruppe zu haben, in der Termine und Besprechungen eingestellt werden und somit für alle einsehbar sind. Wenn aber eine Besprechung in diesem Kalender geplant wird, sollen natürlich nicht sämtliche Gruppenmitglieder
eine Einladung bekommen, die unter Vorbehalt in den Kalender eingetragen wird, wenn sie gar nicht für die Besprechung geplant sind. Klingt eigentlich ganz einfach, ist es aber anscheinend nicht. ;-)

Vielleicht geht das auch gar nicht... ich habe irgendwie das Gefühl, dass diese ganze Kalender-Geschichte mit persönlicher Kalender, Gruppenkalender, dann wieder Terminplanung in Teams, die aber wiederum nur den persönlichen Kalender anzapft ohne dass Gruppenkalender
berücksichtigt werden, einfach noch nicht ausgegoren ist und Microsoft hier mal dringend Hand anlegen sollte um eine umfassende und leichte Lösung zu präsentieren. Oder? ;-)

Viele Grüße

Jörg