Mails in freigegebenem Postfach über Regeln in Unterordner verschieben.

Hallo Alexander, Hallo Stephan,

@ Stephan - Merci für deine Erklärungen, im Prinzip nachvollziehbar und auch geprüft. Thanks!! Funktioniert soweit, wie beschrieben, aber wirft weitere Probleme für uns auf. Dazu gleich mehr.

@ Alexander und Stephan:

Die Problematik mit den Senden Als (SendAs) konnte im freigegebenen Ordner tatsächlich gelöst werden, indem die eigentlich zusätzlichen "Alias Adressen" als Verteilergruppe definiert wurden. Dadurch ist es für die Benutzer möglich, dass sie - neben ihrer
primären Mailadresse - die jeweiligen sekundären Mailadressen zum Absenden nutzen können. Also stellvertretend, so dass beim Kunden diese Adressen als Antwortadressen sichtbar sind, mit welchen die Benutzer antworten.

Das Ganze ist in diesem Fall zwar gelöst, wirft aber ein weiteres Problem auf:

Da die Verteilergruppen im eigentlichen Sinne ja weiterhin lediglich "Alias Adressen" sind und keine eigenständigen Postfächer, werden die gesendeten Mails (sowohl Neu, als auch Antworten) in den jeweils eigenen Postfächern im Ordner "gesendete Objekte"
gespeichert.

Mit einem (lokalen) Registryeintrag kann zwar definiert werden, dass der Mailverkehr derart gehandhabt wird, dass sowohl die gesendeten Objekte, als auch die gelöschten Objekte im jeweilig ausgewählten POSTFACH in den entsprechenden Ordner gespeichert werden.
Diese Einstellungen funktionieren ohne Probleme - für ALLE POSTFÄCHER, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat - sein eigenes, z.B. den öffentlichen/freigegebenen Ordner mit seiner PRIMÄREN Emailadresse und/oder freigegebene Postfächer anderer Benutzer.
Da in unserem Fall aber diese Emailadressen keine eigenständigen Postfächer sind, greifen die Registryeinträge natürlich nicht.

Das ist für uns ein absolutes NOGO.

Die Grundidee eines öffentlichen/freigegebenen Postfachs (mit all seinen VERSCHIEDENEN Mailadressen) muss für uns die sein, dass sowohl in den gesendeten Objekten, als auch in den verschiedenen (von den Benutzern definierten) Unterordnern der SÄMTLICHE Schriftverkehr
lückenlos nachvollziehbar ist.

Die Überlegung von unserer Seite ist die oberster Priorität der absoluten Nachvollziehbarkeit von jedem Kundenkontakt jedes Mitarbeiters zu jeder Zeit.

Es muss möglich sein, dass JEDER mit JEDER existierenden Emailadresse senden/empfangen/antworten kann, die in unserer Firma existiert. Neben der eigenen Mailadresse (die den geringsten Anteil an der Arbeit hat) muss es möglich sein, im Auftrag/als Absender
der diversen andere Mailadressen zu kommunizieren und eben DIESES vollständig jedem Mitarbeiter zuzuordnen - ohne umständliche Weiterleitungen. Entsprechende Zuordnungen müssen durch Suchkriterien zu filtern sein.

Ein Beispiel:

Eine PayPal Zahlung muss zu einer Bestellung zugeordnet werden, weil es entweder Probleme mit dem Artikel gibt, oder der Käufer auf ein Telefonat mit einem Mitarbeiter hinweist, in dem es um verschiedenen Rabatte ging.

Nun muss durch Suchkriterien von demjenigen Mitarbeiter, der die Information erhält (völlig gleichgültig, von welcher Adresse oder auf welchem Weg) der Weg der Kommunikation - diesen Artikel/Verkauf betreffend - nachvollziehbar sein. Wer hat wann, unter
welcher Emailadresse, unter der zugehörigen Transaktionsnummer, unter der zugehörigen PayPal Nummer mit wem Kontakt gehabt.

Da taucht dann unser nächstes Problem auf:

Wie ist es (ohne Umwege) möglich in einem freigegebenen Ordner (nach unseren Vorstellungen) Regeln zu erstellen, welche den einkommenden Mailverkehr derart strukturieren, dass einkommende Emails praktischer Weise gleich dem Absender zugeordnet werden können
(in Unterordnern im öffentlichen/freigegebenen Ordner)?

Bei unseren Tests funktionierte dies nicht - einmal der Einstellung geschuldet, dass LOKAL erstellte Regeln nur Auswirkungen auf den CLIENT haben - zum Anderen habe ich bisher keine serverbasierte Möglichkeit gefunden um die Regeln derart zu konfigurieren,
dass auch eine Email, welche eben NICHT unter der primären Adresse des freigegebenen Ordners abgesendet/beantwortet wurde, dann zwingend in einem Unterordner aufläuft.

Regeln zu definieren, dass eine Mail, welche mit der PRIMÄREN Adresse versendet/beantwortet wird, bei Eingang in einen Unterordner verschoben wird, wenn sie gewisse (zusätzliche Bedingungen) erfüllt sollte kein Problem sein - oder doch?

Die jeweiligen Unterordner dienen zum Einen zur Vereinfachung der Mailhandhabung, zum Anderen als vereinfachtes Suchkriterium für die jeweilig bearbeitenden Mitarbeiter.

So, ich hoffe, das ich nicht zu Umständlich formuliert habe, freue mich auf eueren Input und fasse nochmals zusammen:

Jeder muss mit jeder Mailadresse arbeiten können, diese müssen in gemeinsamen Ordner als gesendet/gelöscht erscheinen und es muss per Regel möglich sein, den Maliverkehr in Mitarbeiterbezogenen Unterordnern im öffentlichen Ordner/Postfach zu strukturieren.
Zur Not könnten wir uns mit der Lösung arrangieren, dass eine Kategorisierung der einzelnen Mails (farblich oder per Regel) erfolgt, nach der wir händisch unsere Struktur pflegen. Das Sortierkriterium muss erhalten bleiben.

habe fertig.

Heiko

Hallo Alexander, Hallo Stephan,

@ Stephan - Merci für deine Erklärungen, im Prinzip nachvollziehbar und auch geprüft. Thanks!! Funktioniert soweit, wie beschrieben, aber wirft weitere Probleme für uns auf. Dazu gleich mehr.

@ Alexander und Stephan:

Die Problematik mit den Senden Als (SendAs) konnte im freigegebenen Ordner tatsächlich gelöst werden, indem die eigentlich zusätzlichen "Alias Adressen" als Verteilergruppe definiert wurden. Dadurch ist es für die Benutzer möglich, dass sie - neben ihrer
primären Mailadresse - die jeweiligen sekundären Mailadressen zum Absenden nutzen können. Also stellvertretend, so dass beim Kunden diese Adressen als Antwortadressen sichtbar sind, mit welchen die Benutzer antworten.

Das Ganze ist in diesem Fall zwar gelöst, wirft aber ein weiteres Problem auf:

Da die Verteilergruppen im eigentlichen Sinne ja weiterhin lediglich "Alias Adressen" sind und keine eigenständigen Postfächer, werden die gesendeten Mails (sowohl Neu, als auch Antworten) in den jeweils eigenen Postfächern im Ordner "gesendete Objekte"
gespeichert.

Mit einem (lokalen) Registryeintrag kann zwar definiert werden, dass der Mailverkehr derart gehandhabt wird, dass sowohl die gesendeten Objekte, als auch die gelöschten Objekte im jeweilig ausgewählten POSTFACH in den entsprechenden Ordner gespeichert werden.
Diese Einstellungen funktionieren ohne Probleme - für ALLE POSTFÄCHER, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat - sein eigenes, z.B. den öffentlichen/freigegebenen Ordner mit seiner PRIMÄREN Emailadresse und/oder freigegebene Postfächer anderer Benutzer.
Da in unserem Fall aber diese Emailadressen keine eigenständigen Postfächer sind, greifen die Registryeinträge natürlich nicht.

Das ist für uns ein absolutes NOGO.

Die Grundidee eines öffentlichen/freigegebenen Postfachs (mit all seinen VERSCHIEDENEN Mailadressen) muss für uns die sein, dass sowohl in den gesendeten Objekten, als auch in den verschiedenen (von den Benutzern definierten) Unterordnern der SÄMTLICHE Schriftverkehr
lückenlos nachvollziehbar ist.

Die Überlegung von unserer Seite ist die oberster Priorität der absoluten Nachvollziehbarkeit von jedem Kundenkontakt jedes Mitarbeiters zu jeder Zeit.

Es muss möglich sein, dass JEDER mit JEDER existierenden Emailadresse senden/empfangen/antworten kann, die in unserer Firma existiert. Neben der eigenen Mailadresse (die den geringsten Anteil an der Arbeit hat) muss es möglich sein, im Auftrag/als Absender
der diversen andere Mailadressen zu kommunizieren und eben DIESES vollständig jedem Mitarbeiter zuzuordnen - ohne umständliche Weiterleitungen. Entsprechende Zuordnungen müssen durch Suchkriterien zu filtern sein.

Ein Beispiel:

Eine PayPal Zahlung muss zu einer Bestellung zugeordnet werden, weil es entweder Probleme mit dem Artikel gibt, oder der Käufer auf ein Telefonat mit einem Mitarbeiter hinweist, in dem es um verschiedenen Rabatte ging.

Nun muss durch Suchkriterien von demjenigen Mitarbeiter, der die Information erhält (völlig gleichgültig, von welcher Adresse oder auf welchem Weg) der Weg der Kommunikation - diesen Artikel/Verkauf betreffend - nachvollziehbar sein. Wer hat wann, unter
welcher Emailadresse, unter der zugehörigen Transaktionsnummer, unter der zugehörigen PayPal Nummer mit wem Kontakt gehabt.

Da taucht dann unser nächstes Problem auf:

Wie ist es (ohne Umwege) möglich in einem freigegebenen Ordner (nach unseren Vorstellungen) Regeln zu erstellen, welche den einkommenden Mailverkehr derart strukturieren, dass einkommende Emails praktischer Weise gleich dem Absender zugeordnet werden können
(in Unterordnern im öffentlichen/freigegebenen Ordner)?

Bei unseren Tests funktionierte dies nicht - einmal der Einstellung geschuldet, dass LOKAL erstellte Regeln nur Auswirkungen auf den CLIENT haben - zum Anderen habe ich bisher keine serverbasierte Möglichkeit gefunden um die Regeln derart zu konfigurieren,
dass auch eine Email, welche eben NICHT unter der primären Adresse des freigegebenen Ordners abgesendet/beantwortet wurde, dann zwingend in einem Unterordner aufläuft.

Regeln zu definieren, dass eine Mail, welche mit der PRIMÄREN Adresse versendet/beantwortet wird, bei Eingang in einen Unterordner verschoben wird, wenn sie gewisse (zusätzliche Bedingungen) erfüllt sollte kein Problem sein - oder doch?

Die jeweiligen Unterordner dienen zum Einen zur Vereinfachung der Mailhandhabung, zum Anderen als vereinfachtes Suchkriterium für die jeweilig bearbeitenden Mitarbeiter.

So, ich hoffe, das ich nicht zu Umständlich formuliert habe, freue mich auf eueren Input und fasse nochmals zusammen:

Jeder muss mit jeder Mailadresse arbeiten können, diese müssen in gemeinsamen Ordner als gesendet/gelöscht erscheinen und es muss per Regel möglich sein, den Maliverkehr in Mitarbeiterbezogenen Unterordnern im öffentlichen Ordner/Postfach zu strukturieren.
Zur Not könnten wir uns mit der Lösung arrangieren, dass eine Kategorisierung der einzelnen Mails (farblich oder per Regel) erfolgt, nach der wir händisch unsere Struktur pflegen. Das Sortierkriterium muss erhalten bleiben.

habe fertig.

Heiko

Hallo Lars,



Vielen Dank für deine Anfrage.



Man kann zurzeit Mails in eine Gruppenpostfach leider nicht kategorisieren.



Ein Workaround wäre eigene Unterordner für alle Gruppenmitglieder zu organisieren und die E-Mails im entsprechend Unterordner zu verschieben.

Eine andere Option wäre alle Nachrichten der Gruppe mit einer
Transportregel an einem
freigegebenen Postfach eine Kopie weiterzuleiten. Man kann das freigegebenen Postfach für alle Mitglieder der Gruppe freigeben und wenn jemand eine Mail mit den Standarte Farbkategorien kategorisiert, werden das alle sehen.
Habe damit herumgespielt und den Nachteil ist, dass wenn man den Posteingang Ordner von dem freigegebenen Postfach im Outlook Web App passive offen hat, synchronisiert diese Information leider nicht. Sobald man einen anderen Ordner kurz anklickt und wieder
zu dem Posteingang zurückkommt, kann man die Kategorisierung sehen.



Du kannst gern deine Verbesserungsidee im
UserVoice präsentieren.



Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hallo MartinFessler,

Freigegebene Postfächer können mit alle Exchange Online Postfach Elemente arbeiten (Mails, Notizen, Kalender Einträge, Kontakte…).

Man kann eine Transport Regeln anwenden, um den Mail-Versand von ein Postfach zu verbieten.

Man kann als Workaround ein Benutzer-Postfach als freigegebenes Postfach verwenden (noch eine extra Exchange Lizenz), sodass dieses direkt am Mobile Geräte verbunden werden kann. Man kann ein freigegebenes Postfach im OWA, oder im Outlook for Mobile schon
verbinden, aber kann nur die Mails ansehen.

Wenn alle 3 Rechner das freigegebenes Postfach gleichzeitig bearbeiten sollen, benötigst Du 3 Lizenzierte Benutzer.

Bedanke mich für Dein Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Bitte markieren Sie diese Antwort als ‚überprüft‘, wenn diese Ihnen weiterhelfen konnte, so dass auch andere Teilnehmer von der Lösung profitieren können. Die Teilnehmer, die die meisten Antworten zur Verfügung stellen, erhalten ein ‚Antwort-Abzeichen‘.

Ich formuliere es nochmals etwas konkreter: wir würden gerne ein komplettes freigegebenes Postfach (INKL. ALLER UNTERORDNER) durchsuchen - wie ist das bitte möglich?