Office 365 Business - Zugriff auf Gruppe (sharepoint) von Extern ohne Office 365 Lizenz

Sebastian Ch. · 17. Dezember 2018

Hallo zusammen,

ich habe den ganzen Tag eine Lösung gesucht, auch diverse Anleitungen gefunden, aber vieles war überholt und hat nicht funktioniert Was ich suche ist, eine Lösung, wie man eine externe Personen, tendenziell (bisher) ohne Office 365 Business Account, auf eine Office 365 Gruppe Zugreigen lassen kann.

- Laut meinen Infos, sollte es gehen.

- Wenn ich die Infos richtig verbinde, dass pro kann man pro lizenzierten eigenen Office 365 Business Account, 5 "Externe" zuzugreifen lassen.

Neben vielen alten Anleitungen, denke ich ich auch eine aktuelle direkt bei MS gefunden zu haben, da geht es wie folgt:

- In Outlook Online auf die Gruppe klicken

- Rechts oben über das Zahnrad "andere Einladen"

- Den dortigen Link kopieren oder Link per Mail direkt von dort versenden.

Bis dahin komme ich auch, weiter aber nicht. Der Aufrufende bekommt unter dem Link ein Office-365-Business-Login, ich habe den Link mehrmals selbst von woanders aufgerufen. Man hat aber keine Chance, sich mit seiner Externen Mail dort einen neuen Account in Office-365-Business anzulegen und so den Link zu nutzen.

Sprich, wie ich das sehe, braucht derjenige der den Link bekommt, bereits einen Office 365 Business Account. Gibt es eine Möglichkeit, für jemanden Externes, der keinen Office 365 Business Account hat (bzw. keine Lizenz, Registrieren würde er sich ja), den Link zu nutzen und auf die Gruppeninhalte zuzugreifen?

Ggf. ist das auch komplett der falsche weg, hat dann sonst jemand einen Tipp, wie zu folgendem Ergebnis kommt:

- Jemand Externes, ohne Office 365 Business Lizenz, soll auf eine unserer Office 365 Gruppen (samt sharepoint-list und Dateien) lesend berechtigt werden und somit lesen zugreifen können.

- Falls man sich einen kostenlosen Office 365 Business Account machen kann, wäre das auch kein Problem, den kann der "Externe" sich natürlich anlegen. Denn irgendwie muss man sich ja authentifizieren. Ich habe aber keinen Weg gefunden einen Office 365 Business Account kostenlos anzulegen (und mit einem Office 365 Account (ohne Business) habe ich es probiert, damit geht es gar nicht.

Nebenbei:

Wie gesagt, ich habe noch vieles ausprobiert. Ich habe auch in meinem Office 365 Business Admin Account einen weiteren Mitarbeiter für den Externen angelegt, ihm keine Lizenz zugewiesen, die besagte Gruppe mit allen Inhalten zugewiesen, aber auch das bringt mich nicht zum Ziel. Die Zuweisung der Gruppe funktioniert, aber er sieht keine Inhalte wenn er sich einloggt.

Wohl wegen fehlender Lizenz. Falls hier doch jemand einen Weg kennt, wie man Mitarbeiter ohne Lizenz rein "lesend" auf eine bestimmte Gruppe berechtigen kann, würde mir das auch reichen. Er müsste dann trotz fehlender Lizenz die Inhalte der Gruppe sehen und lesen können.

Danke und herzliche Grüße

Sebastian

Alexandar Petrov

Hallo Marc,

 

vielen Dank für deine Rückmeldung.

 

Jede Office 365 Gruppe hat bereits Exchange Online und SharePoint Online Eigenschaften und Teams Fähigkeiten. Wenn eine Office 365 Gruppe erstellt wird, wird automatisch eine zugehörige SharePoint Seite generiert. Man kann sonst eine Web Seite ohne
zugehörige Office 365 Gruppe erstellen (SharePoint Admin Center > Websites > Aktive Websites > Erstellen > Weitere Optionen), aber wenn man sie mit eine Office 365 Gruppe verknüpfen will, wird automatisch eine neue Office 365 Gruppe dafür generiert. Da alle
Office 365 Gruppen bereits zugehörigen SharePoint Seiten haben und man nur eine Office 365 Gruppe zu eine SharePoint Webseite verknüpfen kann, kann man keine existierende Office 365 Gruppe zu einer bestehenden
Seite verknüpfen.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Corinna,

vielen Dank für deine Rückmeldung und die Screenshots.

die OneNote Notizbücher, die man im Teams erstellen kann sind mit dem SharePoint Seite des Teams verbunden (Office 365 Gruppen, die eine Notizbuch bereithalten) und sind anders als die private OneNote Notizbücher, welche zu deinem Office 365 für Business
Konto gehören. Die Notizbücher von Teams findest du im SharePoint unter die entsprechende Gruppe (zum Beispiel Mathematik 150A) und die eigenen Notizbücher liegen im OneDrive unter Notizbücher. Kannst du bitte noch einen Screenshot von SharePoint zuschicken,
wo man auf der linken Seite die Gruppen sehen kann und einen Screenshot von OneDrive, wenn du unter Notizbücher bist.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Marc,

vielen Dank für deine Anfragen.

Haben diese Benutzer bereits SharePoint Online Lizenzen bekommen? Die Replikation kann bis zum 25 Stunden dauern. Wo genau haben diese Benutzer keinen Zugriff? Wurden diese Benutzer zu der Seite, oder der Gruppe bereits eingeladen, oder mit einer Sicherheitsgruppe
autorisiert?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Galin Karlovv

Hallo,

Wenn du eine Outlook Gruppe erstellst, wird auch eine Office 365 Gruppe erstellt, die du auch mit Microsoft Teams verbinden kannst.

Ich kenne keinen Weg diese Gruppe aus Outlook zu entfernen,

Aber du kannst die Office 365 Gruppe von SharePoint Admin Center entfernen. Die Microsoft Teams wird nicht entfernt,
du kannst es nicht zusammen mit SharePoint Funktionen weiter nutzen.

Diese Microsoft Teams kannst du auch nicht löschen, bevor du die Office 365
Gruppe entfernst.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

CyrusHecker

Hallo Georgi,

danke für Deine bisherigen Antworten:

Da noch viele Rahmenbedingungen bei Office 365-Gruppen (unterschiedliche Rechte und weiteres) fehlen, haben ja alle Benutzer alle Rechte, auch zum Hochladen von Daten.

Gibt es aktuell eine Versionierung der Daten?

Das maximale Datenkontingent in der Anzahl liegt max. bei 5000 Dateien in einer Bibliothek (Gruppe) und 20000 gesamt auf OneDrive für Business. Wie hoch ist das maximale Datenvolumen einer Office 365-Gruppe? Gesamt 1 TB und 2 GB für jede Office 365-Gruppe?

Und als letztes, es wird immer wieder gesagt, dass man SharePoint nicht "zu tief" bauen soll, wenn ich aber richtig gelesen habe, ist die Tiefe von der maximalen Zeichenanzahl im Dateipfad und -namen entscheidend. Bei SharePoint Online und OneDrive für Business
gelten insgesamt 250 Zeichen, richtig? Oder 250+256 Zeichen?

Herzliche Grüße

Cyrus

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