Office 365 E-Mail-Verschlüsselung / Öffnen verschlüsselter Mails aus Dokumentenmanagementsystem

TK31_82 · 20. April 2021

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir speichern aktuell unsere wichtigen und verschlüsselt gesendeten E-Mails über ein Plugin in Outlook in unserem Dokumentenmanagementsystem als *msg Datei ab. Bei Doppelklick öffnet sich anschließend Outlook und zeigt die Original-Datei an.

Problem: Wenn ich die von einem anderen Benutzer gesendete E-Mail öffnen möchte, zeigt Outlook die Aufforderung, eine entsprechende Freigabe bei dem Benutzer anzufordern und verhindert den Zugriff. Wir haben alle Zugriff auf die meisten Daten -> Kanzleistruktur:

Frage 1: Gibt es die Möglichkeit, die E-Mails sogleich unverschlüsselt in das DMS abzulegen?

Frage 2: Gibt es alternativ die Möglichkeit, allen Benutzern der Office-Gruppe eine Generalberechtigung zu erteilen?

Vorab herzlichen Dank für eventuelle Auskünfte / Hilfestellungen!

TK

Alexandar Petrov

Hallo,
 
 vielen Dank für deine Anfrage.
 
 Die ganze Idee bei der Verschlüsselung besteht darin, die E-Mail zwischen zwei Parteien zu verschlüsseln, ohne dass ein Dritter die Mails öffnen kann und sie funktioniert wie geplant. Der Sender kann im gesendeten Elemente Ordner die Mail Verschlüsselung aufheben und dann die Mail speichern. Alternativ kann man im CC, oder BCC die entsprechenden Personen hinzufügen, welche diese Nachricht zugreifen dürfen.
 
 Mit freundlichen Grüßen
 Alexander Petrov
 Microsoft Office 365 Support Engineer

Kryci

Hast du denn mal geprüft, mit welchem Algorithmus verschlüsselt wird, nachdem du eine Mail verschickt hast?

In der Mail das Verschlüsselungssymbol anklicken, "Verschlüsselungsschicht" anzeigen und unten lesen. Bei mir steht da IMMER: "OK: Geschützt durch eine 40 Bit RC2-Verschlüsselung. Verschlüsselt für '*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt.
***'."

Genau diese Schritte führe ich ja auch aus und schicke dann verschlüsselt. Das klappt auch. Aber eben nur mit 40bit RC2 anstelle von 3DES oder AES, was mir erstens zu wenig Sicherheit bietet und zweitens nicht von meinem Mailgateway unterstützt wird.

Caroline Braune

Hi Sascha,
 EASY SOFTWARE unterstützt auch Exchange Online und zusätzlich bietet EASY das Ganze auch als SaaS/Cloud-Lösung an.
 Hier findest du weitere Informationen:
 https://appsource.microsoft.com/en-...softwareag1586262779954.e4ecloud?tab=overview
 - https://easy-software.com/de/software/dokumentenmanagementsystem/e-mail-archivierung/exchange-e-mail-archivierung/
 Liebe Grüße
 Caroline

Caroline Braune

Hallo Nico,
 passt diese Lösung von EASY SOFTWARE zu deinem Problem?
 Liebe Grüße
 Caroline

Manuel S.t.

Hallo,

versuche mal den Haken im letzten Screenshot im Trust Center bei "Bilder in verschlüsselten Oder signierten HTML-E-Mails nicht herunterladen" zu entfernen und eine der betroffenen E-Mails erneut zu öffnen.

Gruß,

Manuel

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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Outlook 2007 (2003 und 2010 beta auch) verschlüsselt trotzde richtigem S/MIME Zertifikat nur mit 40 bit RC2 anstatt 168bit 3DES oder AES.

GoBD konforme Archivierung

GoBD konforme Archivierung

Es kommt immer wieder vor das keine Logos-Bilder angezeigt werden ( Outlook 2016 mit Windows 10 pro )

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