Ordner- und Berechtigungsstruktur in Teamsite

"Könnte ich das umgehen, in dem ich nur eine Dok-Bib erstelle, darin Unterordner anlege und die Benutzergruppen direkt auf die erste Ebene der Unterorder eintrage?"-
das wird nicht empfohlen, es kann zu Probleme führen (Berechtigungen) und die Größe der Bibliothek /Anzahl der Elemente spielt hier auch eine Rolle.

Hallo Georgi,

kannst du bitte etwas genauer erläutern, worin die Probleme liegen könnten?

Laut diesem Link wurde die Anzahl der Elemente auf 100.000 erhöht (nicht mehr wie früher auf 5.000). https://support.microsoft.com/en-us/help/3125202/restrictions-and-limitations-when-you-sync-files-and-folders

Wir haben momentan ca. 2.000 Dateien in allen Ordnern. Auf der ersten Ebene wären 8 Ordner und die restliche Struktur innerhalb dieser Ordner.

Wenn ich auf jeden Ordner eine Benutzergruppe berechtige ... worin könnten dann die Berechtigungsprobleme liegen?

Ich präferiere derzeit diesen Weg, weil es meiner Ansicht nach, die einzige Möglichkeit ist, wie ich Einfluss darauf nehmen kann, ob ein Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf Dokumente hat oder nicht. Wenn ich es über einzelne Bibliotheken mache, dann bleiben
die Bibliotheken inkl. aller Ordner weiterhin beim Mitarbeiter sichtbar, auch wenn er keine Berechtigung mehr hat (auch wenn sie dann nicht mehr synchronisiert sind).

Wäre dir für deine Einschätzung dankbar.

Gruß Marcel

Hallo Marcel,



Wurde deine Frage damit beantwortet?



Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hallo Marcel,



"Ich habe überlegt, für jede Arbeitsgruppe eine Benutzergruppe auf Teamsite-Ebene anzulegen und dort die Mitglieder hinzuzufügen. Dann für jede Arbeitsgruppe eine eigene Dokumentenbibliothek mit der Benutzergruppe zu erstellen."
- Das ist der empfohlene Weg, denn sonst wird es zu kompliziert und der Überblick sehr leicht verloren wird.



"Könnte ich das umgehen, in dem ich nur eine Dok-Bib erstelle, darin Unterordner anlege und die Benutzergruppen direkt auf die erste Ebene der Unterorder eintrage?"-
das wird nicht empfohlen, es kann zu Probleme führen (Berechtigungen)
und die Größe der Bibliothek /Anzahl der Elemente spielt hier auch eine Rolle.



"Oder gibt es eine Möglichkeit, dass eh alle Ordner auf die man berechtigt ist, automatisch in OneDrive synchronisiert werden, ohne dass man die Synchronisierung separat aktivieren muss?" -
momentan gibt es so eine Möglichkeit nicht, aber das Einrichten der Synchronisation eine Ordners ist ja mit einige Klicks fertig, kostet also den Benutzer keinen großen Aufwand.



Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.



Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hallo Marcel,



Bitte entschuldige die verzögerte Antwort.



"Kann man mehrere Dokumtenbibliotheken in einen Ordner gruppieren?" -
Nein, da die Bibliotheken die Ordner beinhalten und nicht umgekehrt.



Die Anzahl der Elemente in der Bibliothek ist eine Sache - ok, das ist momentan bei euch mit 2000 kein Problem, aber diese kann in Zukunft steigen.



Ich meinte, dass es viel einfacher ist, den Überblick der Berechtigungen zu behalten. Ansonsten wird es zu verstrickt und die Übersicht kann verloren werden und so könnten Benutzer Zugriff auf Dokumente bekommen, wo sie eigentlich nicht haben sollten.



Wenn dem Benutzer die Berechtigung für eine Bibliothek entzogen wird und dieser die Bibliothek synchronisiert, dann wird die Synchronisation unterbrochen. Alle Dateien, die bereits synchronisiert sind, werden lokal verbleiben.
Aber es werden keine Änderungen/neue Dateien synchronisiert und zwar in beide Richtungen.




Die Benutzer werden das über die Statussymbole in den lokalen Ordner merken. Diese werden nicht mehr den grünen Hacken haben, sondern haben ein rotes x.



Auch in den OneDrive Klienten wird angezeigt, dass die Synchronisation nicht mehr funktioniert.



Wie genau hast du es mit den Ordnern und die Berechtigungen jetzt gemacht? - Ich möchte es bei mir testen.



Dir ist aber schon bewusst, dass die Benutzer, während sie Zugriff haben (Synchronisation funktioniert), Dateien außerhalb von dem OneDrive Ordner kopieren können?





Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hallo Georgi,

danke für deine Rückmeldung. Ich habe es so ausprobiert.

Kann man mehrere Dokumtenbibliotheken in einen Ordner gruppieren? Wir benötigen 10 Doc-Bibs und wenn die alle links in der Navigation sind, dann ist das ziemlich unübersichtlich.

Darüber hinaus habe ich bemerkt, dass wenn jemand die Berechtigung auf eine Doc-Bib hat und die Synchronisation mit OneDrive aktiviert hat, dann aber die Berechtigung entzogen bekommt, dass dann die synchronisierte Doc-Bib nicht automatisch aus OneDrive
entfernt wird. Also bleiben die Dokumente weiterhin auf seinem Computer und es ist für den Benutzer im ersten nicht ersichtlich, dass die Synchronisation nicht mehr läuft bzw. er einen Zugriff mehr darauf hat.

Kann man das beeinflussen?

Anders wenn ich Unterordner in einer Doc-Bib freigebe, dann werden die Ordner entsprechend der Freigabeberechtigung anzeigt oder auch wieder entfernt.

Viele Grüße

Marcel