Vereinsadressen im Vorstand gemeinsam führen

doc no · 24. April 2018

Hallo, wir sind ein Verein mit 5 Vorstandsmitgliedern und etwa 100 Mitgliedern.

Es ist eine unglaubliche Sisyphusarbeit die Kontakte in einer Excelltabelle zu führen nur damit sie der Vorstand unter einander teilen kann und dann daraus Mails zu versenden. Zudem kann man aus der Excell Tabelle heraus nicht mit dem Handy Clubmitglieder anrufen oder Whatsappen.

Wir haben nun ein MS Konto für den Club eröffnet und ich habe dieses vorerst mal bei mir in Outlook 365 eingerichtet.

Wir möchten dieses MS-Konto dann bei allen Vorstandsmitgliedern in Office Outlook einrichten.

Ich habe nun alle Clubadressen in meinem Konto gesucht und als Ganzes mit Drag and drop aus dem Kontakt Ordner meines persönlichen Microsoft Kontos kopiert und in das Club Microsoft Konto in den Ordner Kontakt einkopiert.

Nun waren dort alle Clubadressen zu sehen.

Als ich Outlook 365 schliesse und andern Tags wieder öffne fand ich die einkopierten Adressen nicht mehr vor.

Offensichtlich mache ich irgend etwas falsch. Hat mir jemand eine Anregung was ich anders machen muss?

doc no

Augustine_E

Hallo doc no,

lass uns gemeinsam eine Lösung für das Problem suchen.

Für eine Hilfestellung und Informationen, wie du Kontakten zwischen Outlook-Konten freigeben kannst, besuche bitte diesen Link:Freigeben
von Kontakten zwischen Outlook-Profilen.

Sollte dies das Problem nicht behebt, kontaktierst du uns bitte erneut, dann probieren wir dir weiterzuhelfen.

LG

AEG

FlorianLG

Hallo Desislava,

das Szenario 2 kommt bei uns nicht ganz hin. Das Problem dabei ist, dass das Gremium AB nicht die Mitglieder der Abteilungen A oder B sehen soll, sondern nur "sich selbst".

Das Szenario 3 kommt dem schon näher.

Stell dir unser Szenario als Sportverein vor.

Wir haben 100 Abteilungen wie Tennis, Tischtennis, Judo, .Handball...... Jede Abteilung hat eigene MItglieder. Die Abteilungsleiter und deren Stellvertreter sind mit im Vorstand des Vereins. Dazu kommen Mitglieder des Vorstandes wie Kassenwart, Vorstandsvorsitzender
etc. Diese Mitglieder sind aber selbst auch in irgendwelchen Abteilungen und treiben Sport.

Das heißt als Beispiel:

Der Abteilungsleiter Tennis soll die MItglieder seiner Abteilung und des Vorstandes sehen, nicht aber die MItglieder von Tischtennis etc.

Der Vorstandsvorsitzende spielt selbst Handball und soll alle MItglieder aus der Abteilung Handball und des Vorstandes sehen, nicht aber die MItglieder von Tennis etc.

Jetzt die Frage:

Muss ich für jede Konstellation eine Adressbuchrichtlinie erstellen? Also

Tennis

Tennis_Vorstand

Tischtennis

Tischtennis_Vorstand

Handball

Handball_Vorstand

Judo

Judo_Vorstand

...

...

...

Das wären quasi 100 Richtlinien für die einfachen Mitglieder der Abteilung + 100 Richtlinien für diejenigen, die zusätzlich im Vorstand sind. Dazu kämen noch diejenigen, die in mehreren Abteilungen Sport treiben...

Also Tennis_Handball_Vorstand, Tennis_Judo_Tischtennis, ...

Kann man das nicht über Gruppen regeln? Quasi "wenn man Mitglied in der Gruppe Vorstand ist, dann kann man die Adressliste Vorstand sehen"?

Thorsten26

Definitiv keine Lösung. Der Club mit 60 Kontakten macht gerade mal 6% all meiner Kontakte aus. Die anderen 94 Kontakt gehen den Clubvorstand nichts an.

doc no

Pauline hat schon recht. Allerdings erfordert das auf Anwenderseite ein Umdenken.

Man könnte ein Vereinseigenes Outlook.com Konto erstellen.

In Outlook Office erstellst du dann ein neues Konto via Exchange Active Sync zu diesem Konto.

In deinen derzeitigen Kontakten würde ich einen Unterordner namens "Verein" erstellen und alle Vereinsadressen dort hinein kopieren und pflegen.

Bei Änderungen oder auch erstmalig markierst du alle Vereinsadressen in dem Unterordner Verein und kopierst diese mit Strg-C in die Zwischenablage

Jetzt wählst du den Kontakt-Ordner des Vereinskontos aus und fügst mit STRG-V die Kontakte dort ein.

Diese werden jetzt automatisch auf outlook.com synchronisiert und können ebenfalls via ActiveSync von den Mitgliedern abgeholt werden - entweder via Outlook Office oder via einem Exchane-Active-Sync Konto auf einem Android Handy.

Hierbei handelt sich um eine Top-down Synchronisierung d.h. die Kontakte werden ausschließlich von dir in deinen lokalen Kontakten gepflegt und bei Bedarf rüber kopiert bzw. öffentlich gemacht.

Die Variante das jeder die Liste pflegen kann und diese dann auf alle Geräte synchronisiert wird halte ich für gefährlich - es gibt unbedarfte Leute die mal kurz auf Ihrem Handy alle Kontakte löschen... schwups wären überall alle Informationen verloren.

Marcus Berger - TGL

Hallo Galin,

wie mache ich die Ordner denn für die Gruppenmitglieder automatisch sichtbar ?
Die Arbeiten z.T. nicht mit dem Windows Client sondern über die Sharepoint Webseite mit Onedrive.
 Dort sehen Sie die Ordner aber nicht, obwohl diese in der Gruppe sind.

Der Ordner "Vorstand ALTE Dokumente" - Besitzter: Vorstand

Die Gruppe Vorstand

Sicht von *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** die selbst als Besitzerin der Gruppe eingetragen ist.

Thomas Löwe

Hallo Andreas,

vielen Dank für deine Anfrage.

Office 365 Personal (Klick-und-Los Version) kann nicht gemeinsam mit Microsoft Office 2007 (MSI Installer Version) gemeinsam installiert werden.

Lade das Microsoft Fix-It herunter, speichere dieses und führe es aus, um Microsoft Office 2007 vollständig zu entfernen:

https://aka.ms/diag_officeuninstall

Starte den PC neu.

Installiere Office 365 Personal auf deinem PC.

Konnte Office 365 Personal erfolgreich installiert und aktiviert werden?

Hi,

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