Archivieren in Office 365 – Überblick

Obwohl es mehrere Artikel über Archivierung in Office 365 gibt, gibt es keinen kompletten Überblick über diese Funktion. Damit wir Archivierung komplett verstehen, sollten wir uns zuerst alle Komponente anschauen. Wir werden mit den Lizenzen starten, dann werden wir Aufbewahrungstags und Richtlinien durchgehen, werden diese an Benutzer zuweisen und am Ende werden wir für die Benutzer die Archivierung freischalten.


Lizenzen


Damit Sie die Funktion Archivieren haben, sollten Sie einen Office 365 Abonnement mit Exchange Online (Plan 1 oder 2) haben. Der Unterschied in der Archivierung bei beiden Plänen ist die Größe vom Archiv. In EXO Plan 1 hat das Archiv Postfach 50 GB Speicher. Jeder EXO Benutzer mit Plan 2, der In-Situ-Archiv Funktion aktiviert hat, bekommt auch 50 GB, aber dieser kann mittels der Funktion Automatisch erweiterte Archivierung bis wirklich unbegrenztes Archiv erweitert werden.


Hier können Sie überprüfen, über welchen Exchange Online-Plan Sie in Ihr Abonnement verfügen:

EXO Plan 1: Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium, Office 365 Enterprise E1

EXO Plan 2: Office 365 Education, Office 365 Enterprise E3, E4 und E5

WICHTIG: In-Situ-Archiv Funktion ist keine in Exchange Plan 1 und Kiosk Lizenzen eingebaute Funktion, aber Sie können diese als Add-on hinzufügen. Die volle Liste von Office 365 Pläne in Verbindung mit Archivierung finden Sie im Artikel unten.

https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-archiving-service-description.aspx


Wie kann man E-Mails archivieren

Aktivierung und Verwaltung von In-Situ-Archiv

Es gibt zwei Varianten wie Sie Postfächer archivieren. Vom Exchange Admin Center (ECP)/Empfänger/Postfächer kannst können Sie es an zwei Stellen machen.

Sie können das Postfach markieren, das Sie archivieren möchten, vom Menü auf der linken Seite können Sie zu In-Situ-Archiv scrollen und auf “Aktivieren” klicken.





Sie können auch zweimal auf das Postfach klicken /Postfachfunktionen/Archivierung ->aktivieren.








Die zweite Variante ist In-Situ-Archiv mit PowerShell zu aktivieren.

Enable-Mailbox *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***-Archive

Oder für die ganze Organisation:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive


Bevor Sie In-Situ-Archiv aktivieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um E-Mails in das Archiv-Postfach zu verschieben. Sie können die Mails einfach per Drag-Und-Drop aus Ihrem primären Postfach verschieben (oder die .pst-Datei öffnen, wenn Sie Outlook verwenden), oder sie nutzen die automatisch-arbeitenden Aufbewahrungsrichtlinien.

Damit die Aufbewahrungsrichtlinie erklärt werden kann, müssen wir zunächst mit den Aufbewahrungstags anfangen. Sie finden sie im Exchange Admin Center / Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungstags. Tags bestimmen welche Art von Aufbewahrungseinstellung auf E-Mails, Ordner usw. angewendet werden soll. Wenn Sie die Registerkarte "Aufbewahrungstags" laden, können Sie bereits vorhandene Tags sehen und benutzerdefinierte Tags erstellen. Wir können durch den Erstellungsprozess gehen, um besser zu verstehen, wie Tags funktionieren.

Nach dem Klicken auf das Plus haben Sie drei Aktionen, welche die Tag-Typen erklären. Wir haben Standard, Standardordner und Persönliche-Tags.

• 
  Standard-Tags werden für alle Postfächer funktionieren - wenn wir eine Richtlinie „Default 2 years move to archive“ haben, werden alle E-Mails nach dem Alter von 2 Jahren im Archiv verschoben.
  
  
• 
  Standardordner-Tags funktionieren für Standardordner wie Posteingang, Gesendete Objekte oder Kalender. Sie funktionieren ähnlich wie Standard-Tags, aber nur innerhalb des Standardordners. Zum Beispiel haben wir unser neuen Standard-Ordner-Tag hinzugefügt und nun haben wir: Standart-Tag „2 years move to archive“, Standardordner-Tag auf dem Posteingang „Archive after 1 year“ und auf dem Gesendete Objekte „Archive after 3 years“. In einem solchen Szenario werden Posteingang-E-Mails nach 1 Jahr archiviert, Gesendete Objekte nach 3 Jahren archiviert und alle anderen E-Mails nach 2 Jahren per das Standard-Tag im Archiv verschoben.
  
  
  
  Wichtig hierbei ist, dass die Richtlinie vererbt wird - in unserem Szenario bedeutet dies, dass, wenn wir Unterordner im Posteingang haben, werden die Posteingangstags auch auf diese Unterordner zutreffen.
  
  
• 
  Persönliche-Tags können verwendet werden, wenn Benutzer ihre Archivierungseinstellungen personalisieren möchten. Lassen Sie uns es an unserem Beispiel erklären:
  
  Zu der von uns erstellten Richtlinie, fügen wir zusätzliche persönliche Tags hinzu, sodass wir jetzt die folgenden haben: Standart-Tag „2 years move to archive“, Standardordner-Tag auf dem Posteingang „Archive after 1 year“, Standardordner-Tag auf dem Gesendete Objekte „Archive after 3 years“ und ein Persönliches Tag „6 months move to archive“. Der Benutzer hat unter Posteingang drei Unterordner: Prüfungen, Interviews und Private. Durch die Zuordnung des Persönlichen Tags zum Ordner Prüfungen werden alle E-Mails nach 6 Monaten archiviert. Alle anderen Unterordner und E-Mails direkt im Posteingang werden das Posteingangs-Standard-Tag verwenden und die E-Mails werden nach einem Jahr archiviert.
  
  
  WICHTIG: Persönliche-Tags können nicht dem gesamten Postfach oder Standardordner zugewiesen werden. Diese können nur Ordnern zugewiesen werden, die der Benutzer erstellt hat.
  

Kurz gesagt: Standard-Tags werden dem Postfach auferlegt, Persönliche-Tags werden beliebig vom Benutzer auf persönlich-erstellten Ordner zugewiesen.

Https://technet.microsoft.com/de-de/library/dd297955(v=exchg.160).aspx

Sobald wir den Typ gewählt haben, müssen wir eine Aufbewahrungsaktion wählen, die nicht wirklich erklärt werden muss: Löschen und Wiederherstellen zulassen, Endgültig löschen, In Archiv verschieben. Wir können an dieser Stelle sehen, dass Tags nicht nur zum Archivieren von E-Mails, sondern auch für automatische Löschung von Mails verwendet werden können. Das sollten wir uns merken. Wir können den Aufbewahrungszeitraum „Nie“ anwenden oder nach wie viele Tage eine Aktion ausgeführt werden soll. Wenn wir Elemente, die älter als 2 Jahre sind archivieren möchten, geben wir 730 Tage ein. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und es ist fertig!

Jetzt können wir zu den Aufbewahrungsrichtlinien wechseln. Damit man mehrere Aufbewahrungstagseinem Postfach zuzuordnen kann, erstellt man eine neue Aufbewahrungsrichtlinie und fügt die beliebige Aufbewahrungstags hinzu. Es ist wie mit mehreren Elementen in einer Kiste.
Wir haben einen guten TechNet Artikel für die Aufbewahrungsrichtlinien und die Aufbewahrungstags:

Https://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955.aspx#Policies


DIE AUFBEWAHRUNGSRICHTLINIEN DES POSTFACHS BESTIMMEN

Der letzte Schritt, die Richtlinie zu verwenden, ist die dem Benutzer zuzuordnen. Das erledigen Sie im Exchange Admin Center / Empfänger / Postfächer / Postfach selektieren und bearbeiten / Postfachfunktionen / Wählen Sie die Richtlinie aus dem Dropdown-Menü aus / Speichern Sie den Vorgang und es ist fertig!





Lassen Sie uns einen schnellen Blick in die Persönliche-Tags werfen, die wir in der Aufbewahrungsrichtlinie eingeschlossen haben. Vergessen Sie bitte nicht, dass Exchange Online etwa 15 Minuten benötigt, um die Änderungen zu synchronisieren. Um die Tags zu verwenden, müssen wir zunächst im OWA / Zahnrad / Optionen / Mail / Aufbewahrungsrichtlinien zugreifen. Nachdem Sie auf das Plus-Zeichen geklickt haben, können Sie alle Tags hinzufügen, die ihnen gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurden.




Nachdem der Benutzer die gewünschten Tags ausgewählt hat, kann er zurück zum Postfach gehen, rechter Klick auf den Ordner, dem er den Tag hinzufügen möchte, auswählt „Richtlinie zuweisen“. Und den Tag auswählen.



Da die Richtlinie einmal pro Woche ausgeführt wird, um nicht so lange zu warten, können Sie den Prozess mit dem folgenden PowerShell-Befehl auslösen:

Start-ManageFolderAssistant -Identity *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***


Wenn wir den Aufbewahrungstag ändern, der für den Ordner gilt, müssen wir Start-ManagedFolderAssistant einmal ausführen, um die Elemente neu zu markieren und dann das zweite Mal, um die Retention-Aktion auszulösen.

Der die Elemente werden nicht neu-gestempelt, wenn der Tag direkt der E-Mail hinzugefügt wird.






Archiv-Postfächer in OWA und Outlook

Das Archiv-Postfach sollte innerhalb von einigen Minuten in Ihrem OWA erscheinen, es kommt jedoch vor, dass der Vorgang bis zu 24 Stunden dauert. Der Postfachname würde folgendermaßen aussehen: OnlineArchiv - Ihr Benutzername. Wenn das Archiv-Postfach nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an den Office 365-Support.


Das Postfach wird automatisch auch in Ihrem Outlook Klienten angezeigt, aber es kann etwas dauern. Das Online Archiv ist nicht in alle Outlook Versionen unterstützt. Im folgenden Artikel können Sie Details über die verschiedenen Outlook Lizenzen (Einzelhandelslizenzen,Volumenlizenzen und Office 365-Abonnements) finden und überprüfen ob Ihre Version von Outlook die Funktion In-Situ-Archiv unterstützt.

Outlook-Lizenzanforderungen für Exchange-Features.


Eine letzte Sache ist, dass das In-Situ-Archiv Postfach funktionieren würde, nur, wenn Outlook im Onlinemodus ist. Eine .ost -Datei für Archivpostfach kann nicht erstellt werden.


Beachten Sie:

1. 
   Ordner-Struktur wird nicht archiviert. Es bedeutet, dass Sie nur Standard-Ordner archiviert werden, Sie können benutzerdefinierte Ordner oder Unterordner, die Sie erstellt haben nicht sehen.
   
   
2. 
   Der Aufbewahrungszeitraum gilt seit Objekterstellung in Office 365. Dies ist eine wichtige Information für die Kunden, die zu Office 365 migrieren – wir beginnen ab dem Tag der E-Mails migriert werden zu berechnen, egal wie alt die E-Mails tatsächlich sind. Es würde für die aus einer .pst-Datei importierten E-Mails gelten.
   
   
3. 
   Archivierung wird für Postfächer kleiner als 10 MB nicht funktionieren.
   
   
4. 
   Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann nicht nur mit Archivierungstags erstellt werden.
   
   
5. 
   Die letzte wichtige Sache zu erwähnen, wenn es um die Archivierung geht, ist Retention Hold (Anhalten der Aufbewahrungszeit). Wenn die Funktion aktiviert ist, wird die Aufbewahrungsrichtlinie für das jeweilige Postfach außer Kraft gesetzt, so lange das Anhalten der Aufbewahrungszeit für das Postfach aktiv ist.
   
   
   
   Der Tag kann mit einem Befehl in PowerShell überprüft werden:
   
   
   
   
   Get-Mailbox *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** |fl RetentionHoldEnabled
   
   
   Um das Attribut zu ändern, falls dies auf true gesetzt worden ist und verhindert, dass MRM die E-Mails gemäß den Retention-Tags verarbeitet, können Sie das folgende Cmdlet in PowerShell verwenden:
   
   
   Set-Mailbox *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** -RetentionHoldEnabled $false
   
   
   Wir können den Status von RetentionHold (Anhalten der Aufbewahrungszeit) nicht auf dem Office Portal herausfinden, das kann nur mit PowerShell erledigt warden.