Bearbeiten von eMails in MS365 Gruppenpostfächern

Hallo Christian,

vielen Dank für deine Anfrage.

Die Nachrichten im Gruppen haben eine Lesestatus per Nutzer und man kann keine Nachrichten für andere Mitglieder markieren. Dafür kann man lieber ein freigegebenes Postfach verwenden.

Gruppen untertützen die Archivfunktion nicht. Man kann aber eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um den Gruppeninhalt zu halten. Alternativ kann man wieder ein freigegebenes Postfach verwenden, wo die Archivierung aktiviert werden kann.

Der Admin kann sonst gern diese Verbesserungsideen im Office 365 Portal vorschlagen.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Petrov
Microsoft Office 365 Business Support Engineer

Hallo Brünjes,

vielen Dank für deine Anfrage.

Wurde bereits versucht ein neues Outlook Profile zu erstellen, dort das Office 365 für Business Postfach zu verbinden, Outlook mit dem neuen Profil zu starten und danach erneut prüfen, ob das problematisch Gruppenpostfach weiter nicht synchronisiert? Wenn die Mails im OWA normal ankommen, funktionieren unsere Online Dienste, die Angelegenheit ist nur lokal und man braucht das Gruppenpostfach nicht neu erstellen.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

1) Wenn du nur 2 lebende Personen hast, die Office365 benutzen sollen, dann reichen 2 Lizenzen. Office365 wird auf Benutzer lizensiert und nur Benutzer kosten Geld.

2) der Öffentlche Ordner oder auf gut Neudeutsch Freigegebene Gruppenpostfach / Shared Mailbox braucht keine Lizenz. Die sind immer kostenlos. Genauso kostenlos wie Alias Adresse und Verteilergruppe.

3) Eine Verteilergruppe ist im Grunde einfach nur ne Art Weiterleitung, die bekommt eine email Adresse und dann werden da andere Personen oder Postfächer als Empfänger hinzugefügt. Mit der Zusatzfunktion, dass du Deinen Benutzer SendenAls Recht für die
Adresse der Verteilergruppe geben kannst.

Alias Adressen sind zusätzliche eMail Adressen, die mal zu einem Postfach/Gruppenpostfach/Verteilerliste hinuzfügen kann. Für Alias gibts kein SendenAls.

4) Verstehe die Frage nicht. Sorry. Regeln für eine Verteilergruppe kenne ich nicht.

Dein Lösungsansatz:,

ein lizensiertes Benutzerkonto als Freigegebenes Gruppenpostfach zu benutzen wird öfters mal so genutzt, ja. Meistens wenn es darum geht, mit iPhone&Co drauf zuzugreifen, die kommen nämlich an die Freigegebenen Gruppenpostfächer nicht ran. Es müsste im Standardfall
auch ohne Lizenz gehen - für OWA und Outlook Desktop auf jedenfall. Das da:

>> wenn die gemeinsamen Nutzer lediglich dessen PRIMÄRE Adresse zusätzlich zu ihrer eigenen Emailadresse zum Versenden nutzen können. <<

das geht auf jeden Fall.

Auch nicht ganz folgen kann ich dir, wo du nun überall die VON: Adresse hernehmen willst. Wenn du eine *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** für SendenAls benutzen willst, dann muss für diese Adresse dem jeweiligen Benutzer des
SendenAls Recht erteilt sein, ob du die Nachher aus der GAL raussuchst oder schnell freihand eintippst oder woanders, ist dann auch wurst.

Wenn ich das recht sehe, hast Dus ja eigentlich soweit schon am Laufen.. ;-)

Grüße,

Stephan

So, ich habe jetzt die Lösung:

1. Regeln für Gruppenpostfach erstellen.

Hier ist entscheidend, wie das Gruppenpostfach in Outlook eingebunden wurde.

Richtig ist der Weg über

Datei - Informationen - Konto hinzufügen.

Wenn das Konto so eingebunden wird, kann man über die Regelverwaltung Regeln zum Gruppenpostfach zufügen oder auch aus dem eigenen Konto kopieren.

1. Regeln für den Chef erstellen

Die Regeln im eigenen Postfach kann man exportieren. Das geht über die Regelverwaltung unter Optionen. Dort werden die Regeleinstellungen mit dem Button exportieren exportiert.

Im nächsten Schritt wird die Regeldatei gezippt (damit Outlook den Versand nicht blockt) und an den Chef geschickt. An dessen PC werden in Outlook die Regeleinstellungen aufgerufen und die Regeln über den Button Optionen importiert.

Verständnishalber:

Zurzeit nutze ich mit Kollegen ein übergreifendes Gruppenpostfach - alle können hier E-Mails sehen und bearbeiten.

Allerdings bleiben die E-Mails im Gruppenpostfach, damit jeder auch die Historie nachvollziehen kann. Die E-Mails werden ggf. in Ordner abgelegt und jeder kann hier nachvollziehen "was bereits gelaufen ist".



Damit ich jetzt aber nicht andauernd aufräumen und löschen muss, will ich gern weitere Outlook.pst Dateien anlegen, deren Inhalte dann nach irgendwelchen Fristen (z.B. jahres - oder auch quartalsweise) wieder gelöscht werden
sollen.



Die neuen Outlook.pst Dateien liegen auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk - jeder kann sie einbinden.

Allerdings kann die so angelegte Oulook.pst aber nicht gleichzeitig genutzt werden, da Outlook nach dem Start durch den ersten User die *.pst Datei sperrt. Durch beenden von Outlook, wird die pst wieder freigegeben und kann
erst dann wieder von anderen Usern genutzt werden.



Daher mein Verständnisproblem - die lokale bzw. Outlook eigene .pst ist für alle nutzbar - weitere .pst aber nicht. ==> und hier suche ich eine Lösung.