bestehendes mit externem Dokument ersetzen, Versionsverlauf und Metadaten beibehalten

Wolfgang Graiss · 1. Februar 2018

Unsere derzeitige Anleitung, um ein bestehendes Dokument in einer Dokumentenbibliothek mit eigenen Metadaten mit einem aktuelleren aber externen Dokument zu ersetzen, dabei aber Versionsverlauf und die Metadaten weiterführen:

"Externe (z.B. Kunden oder Ämter) haben zu einem bestehenden Dokument (Word 2016 .docx) eine aktuellere Version außerhalb unserer Dokumentenbibliothek bereitgestellt.

Wie legen wir dieses Dokument ab?

Aktualisiertes Dokument in die Dokumentenbibliothek hochladen, entweder mit einem anderen Dateinamen oder auf einen anderen Ordner als das bestehende Dokument

Metadaten von bestehendem Dokument übernehmen, außer den Dateinamen

Dokument herunterladen (z.B. Ordner Downloads)

Dateinamen von bestehendem Dokument übernehmen, die neue Dokumentenversion kennzeichnen z.B. über den Titel oder den Kommentar

Aktualisiertes Dokument genau dort hochladen, wo sich das bestehende Dokument befindet und vorhandene Datei ersetzen"

Weiß jemand wie man das besser hinkriegt?

GoldenGecko

Hallo Gijs_H,

danke für deine Antwort. Wieso kann ich denn diese Daten mit der Dokumentenprüfung nicht entfernen, wenn das Dokument geschützt ist?

Szenario: Eine andere Person sendet mir eine geschützte Excel-Arbeitsmappe. Ich fülle sie aus und speichere. Dann bin ich als letzter Bearbeiter in den Metadaten gespeichert. Dennoch ist Dokumentprüfung deaktiviert, weil das Dokument geschützt ist.

Wie kann ich in einem solchen Fall die Metadaten per Dokumentprüfung entfernen? Aus meiner Sicht ist es nicht logisch, dass ich Metadaten zwangsweise automatisiert hinzufüge, die ich dann nicht mehr los werde.

Viele Grüße

Lisa Wilke-Thissen

Hallo,

in einer Formatvorlage kann nur festgelegt werden, dass Nummer ein Tabstoppzeichen oder ein Leerzeichen oder gar nichts folgt.

Im Nachhinein, beispielsweise für deine bestehenden Dokumente, kannst du per Strg+H (Ersetzen) den manuellen Zeilenumbruch einfügen lassen.

Viele Grüße

Lisa

vranky

Hallo Claus!

Herzlichen Dank für deine Antwort. Das Suchen der lt. Excel "externen Verknüpfung" war bezogen auf diese Arbeitsmappe erfolglos. (Ein temporärer Test auf eine andere Arbeitsmappe hat funktioniert.)

Der Hinweis-Dialog kommt immer wieder. Die in weiterer Folge "schuldhafte" externe Datei habe ich schon gelöscht, was Excel auch registriert hat.

Gibt es wo "Metadaten" oder etwas Ähnliches ? Und wie gelangt man an diese?

Herzlichen Dank

NO-Spam

Vielen Dank,

das werd ich dann so mal ausprobieren. Für Microsoft wäre das doch ein tolles Feature,was in PPT eingebaut werden könnte - Film ersetzen. unter Beibehalt aller Animationen und Parameter .

Gruß

IrmgardMuc

Liebe Community,

in der Zwischenzeit habe ich herausgefunden, dass mein beschriebenes Problem ein aktuell bestehendes Problem in MS Office 2013 ist und Microsoft an einer Lösung arbeitet.

In den Vorgängerversionen von MS Office 2013 funktioniert es.

Ich werde daher das Inhaltsverzeichnis manuell erstellen:

Hierfür die in den eigenen Dokumenten erstellten Inhaltsverzeichnisse kopieren und in dem externen Dokument zusammenführen. Aktualisierungen sind dann natürlich nicht möglich.

Beste Grüße,

Irmgard Muc

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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