Dokumenteneigenschaften im Dokument falsch angezeigt Word 2016/SharePoint Bibliothek

Hein_HL · 2. Februar 2018

Hallo,

wir speichern in SharePoint Bibliotheken Worddokumente. In der Bibliothek sind mit Spalten zusätzliche Informationen/Eigenschaften definiert, z.B. ein Versionszähler. Dieser Inhalt wird mit Einfügen | Schnellbausteine | Dokumenteneigenschaften in die Kopfzeile des Dokuments eingefügt.

Im Dokument wird der Inhalt nicht immer aktualisiert, richtig angezeigt. Zum Beispiel ist in der Bibliothek "1.2" eingetragen, das wird auch im Worddokument über Datei | Information | Eigenschaften so angezeigt. Im Dokument selbst im Feld wird aber noch "1.0" angezeigt.

Kann die Anzeige im Dokument aktualisiert werden? Ich finde über rechten Mausklick wie bei anderen Feldfunktionen kein aktualisieren. Was kann dieses Verhalten verursachen. Wir nutzen im SharePoint noch nicht das aktuelle, neue Layout sowie Windows 7.

Vielen Dank und viele Grüße

Hein

Georgi T.

Hallo Hein,

Danke für die Erläuterung und die Screenshots. Ich sehe, dass die Umgebung bei euch um einiges angepasst wurde.

Du hast "Ein-/Auschecken wird ebenfalls meistens beachtet." geschrieben. Möglicherweise kann ein nicht-Auschecken der Datei die Version Aktualisierung verhindern.

Wenn auch eine Inhaltsgenehmigung eingerichtet ist und die Datei noch nicht genehmigt wurde, kann eventuell auch das der Grund sein.

Was du machen kannst ist, die Bibliothek neu indizierst. -> Bibliothekeinstellungen / Erweiterte Einstellungen / Dokumentbibliothek neu indizieren / Bestätigen / OK.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Hein,

Du brauchst dir keine Sorgen über das "neu indizieren" der Bibliothek zu machen. Es werden keine Dateien verschwinden.

Siehe den Artikel "Manuelles
Anfordern des Durchforstens und des erneuten Indizieren einer Website".

" Bedeutet dass, das dann häufiger manuell indiziert werden muss, um die Daten aktuell zu halten?"

Natürlich nicht, aber das hilft, wenn etwas in den Dokumenten Eigenschaftenn nicht richtig aktualisiert wurde.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Hein,

Soweit ich verstanden habe, ist für diese SharePoint Online Bibliothek die

Versionsverwaltung aktiviert und konfiguriert.

Wie werden die Word Dateien geöffnet? Aus SharePoint Online in Word öffnen?

"Dieser Inhalt wird mit Einfügen | Schnellbausteine | Dokumenteneigenschaften in die Kopfzeile des Dokuments eingefügt."

Kannst du bitte das noch genauer erklären? Bitte die Optionen genau angeben, am besten einen Screenshot davon hier hochladen.

Am besten auch einen Screenshot von "Worddokument über Datei | Information | Eigenschaften" wo die Version angezeigt wird.

Nutze dafür diese Option:

Natürlich kannst du dafür eine Testdatei erstellen.

"Wir nutzen im SharePoint noch nicht das aktuelle, neue Layout sowie Windows 7." -
Damit meinst du wohl die klassische Ansicht?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Georgi Taskov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hein_HL

Hallo Georgi,

Danke für die Hinweise.

Was bewirkt das erneute indizieren?

Meines Erachtens liegt der Fehler im Worddokument, hier werden die Informationen, Daten nicht aktualisiert. In den Eigenschaften der Bibliothek stimmen die Daten.Löst das indizieren der Bibliothek das Aktualisieren der Daten im Worddokument aus? Bedeutet
dass, das dann häufiger manuell indiziert werden muss, um die Daten aktuell zu halten?

Wir haben ca. 180 Dokumente in dieser Bibliothek, ich scheue mich, einfach mal so zu indizieren. Welche Risiken gibt es? Was löst das indizieren alles aus, welche Folgen?

Viele Grüße

Hein

Hein_HL

Hallo Georgi,

danke für Deine Unterstützung.

Ja, im SharePoint ist die Versionsverwaltung aktiviert und konfiguriert. Das Dokument wir in Word bearbeitet, d.h. aus dem SharePoint geöffnet, bearbeitet und anschließend gespeichert. Ein-/Auschecken wird ebenfalls meistens beachtet.

Hier Screenshots eines Dokumentes:

Hi,

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