E-Mails landen bei Empfänger im Spam

Christian Schmid · 15. März 2021

Hallo,

wie wir leider feststellen müssen, landen unsere E-Mails bei vielen Empfängern im Spam Ordner. Das ist natürlich sehr ungünstig.

Wir nutzen Microsoft 365 und Exchange als Mailserver.

Die Domain wird bei Strato verwaltet. Wir haben die Domain allerdings umgehend bei Exchange eingerichtet also nie als Imap Account verwendet.

Beim Einrichten in Exchange habe ich mich strikt an die Anleitung von Strato gehalten und alle DNS Einstellungen entsprechend vorgenommen. D.h. TXT, Spf, MX und SRV Einträge sind entsprechend vorhanden und erfolgreich verifiziert.

Der SPF Eintrag z.b. sieht so aus:

[COLOR=rgba50, 49, 48, 1]v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all[/COLOR]

Wir haben noch eine weitere, ältere nicht mehr genutzte Domain in Exchange. Diese nutzt allerdings nicht Exchange als Mailserver sondern Strato. E-Mails die in Outlook von dieser Domaine gesendet werden landen allerdings nicht im Spam bei den Empfängern.

Was können wir hier also noch tun bzw. optimieren damit auch die Mails von der aktuellen Domain möglichst nicht im Spam landen?

Vielen Dank und viele Grüße

Christian

Alexandar Petrov

Hallo Christian,
 
 vielen Dank für deine Anfrage.
 
 Das Problem ist nicht von der Exchange Online Seite, oder deine Konfiguration. Bei dem Versand wird die Nachricht von dem Exchange Online Protection nicht als Spam bezeichnet (SCL-1). Sehe mehr im Artikel. Möglicherweise werden die Mails allen unbekannten Domänen dort als Spam behandelt, oder wird eine ähnliche Sicherheit genutzt.
 
 Mit freundlichen Grüßen
 Alexander Petrov
 Microsoft Office 365 Support Engineer

Christian Schmid (ch

Hallo Alexander,
 vielen Dank für deine Antwort. Das Problem ist natürlich auch, dass Empfänger mit denen wir bisher noch nicht in Kontakt gewesen sind unsere Domäne noch nicht zu den sicheren Absendern hinzufügen können. Das ist z.B. dann der Fall, wenn wir von verschiedenen Anbietern Angebote einholen müssen. Wir können diese ja schlecht vorab anrufen und darum bitten unsere Domäne als sicheren Absender hinzuzufügen. Das ist natürlich ungünstig. Der Artikel konnte mir leider auch nicht weiter helfen.
 Anbei der Header einer Mail die beim Empfänger im Spam gelandet ist. Warum dies passiert ist kann ich daraus lieder nicht erkennen, aber vielleicht kannst Du hier weiterhelfen?
 Ich bin im Zusammenhang mit dieser Problematik auch immer wieder auf DMARC Einträge gestoßen. Könnte darin vielleicht noch eine Möglichkeit liegen?
 Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen
 Christian
 Accept-Language:de-DE, en-US Arc-Authentication-Results:i=1; mx.microsoft.com 1; spf=pass smtp.mailfrom=second-reef.com; dmarc=pass action=none header.from=second-reef.com; dkim=pass header.d=second-reef.com; arc=none Arc-Message-Signature:i=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/relaxed; d=microsoft.com; s=arcselector9901; h=From

ate:Subject:Message-ID:Content-Type:MIME-Version:X-MS-Exchange-SenderADCheck; bh=MCm1vtvA4N3V5jfmO4NI/QlanrJifYq6miGXDFmHXU8=; b=GHX4QmtazSHR6tHuOJS8DGeGF7MKYvg9VkFMl9ZrC29yVxp4YhCh+rDDb3vFyaRngEvBiFII9mdVFMK4m3HadOcO8NMHM/CFwPEiXpUUObOQxmUio3RDT5NRHjL/hWpoljp3rpsMJL3BTibx+7wDyDe590aHhUe4BYZPJwyWAY90WG6NQJ7+Bu8SzO/etE7Go6jNDnKIejpZhscXgSAwLdqWTAVdGT3492Sf+MUm5NapPpzMlcsowD/4m0gu+x7DUy46QR4wha6MCEJM4qmOb0dCVqCXlXNVpbnQFOz0LQCIHnTjQHG20/EYfZCd+2GKM9wBreCOZHCzcNq22d0/qg== Arc-Seal:i=1; a=rsa-sha256; s=arcselector9901; d=microsoft.com; cv=none; b=B9E/2J5MiBzLu10emTAOtM96Hmem3OBP4Gq9Kl1EXIL+gMWdOu9ym+e5Y3nCsy1hLrzlJfrgFwOX7TK02zWoCsegiB4PRnLSEOT8Z5WAn5EMDJ6hzArTlaUihrgPej3695DBcHTrVDfuy5ZH7AOTE9vv3x3rcslROBR1ctVnTA0jskFFHCcV/5CN6he/C4p41JiSR27nRv6WcA/2DADqX6Z6RruXakw5eUmjQ2JwiIKChGnH+1oUFGWHKY/Wa7KsVvduq03va54TuSon7AFXr+hCWWhK+GLlOxr4tp7472+u2QUhImzFiDKPUbMbe0SLGKB611dIt7e2WwUL69lhhA== Authentication-Results :eek:

2online.de; dkim=none (message not signed) header.d=none;o2online.de; dmarc=none action=none header.from=second-reef.com; Content-Language:de-DE Content-Type:multipart/related; boundary="_004_AA7324CF8E7142EB8FAA089887C75672secondreefcom_"; type="multipart/alternative" Date:Mon, 15 Mar 2021 15:08:18 +0000 From:Christian Schmid <*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***> Message-ID:<*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***> Mime-Version:1.0 Received:from FRYP281MB0062.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM ([fe80::19e3:5c71:24a2:1bbe]) by FRYP281MB0062.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM ([fe80::19e3:5c71:24a2:1bbe%7]) with mapi id 15.20.3955.011; Mon, 15 Mar 2021 15:08:18 +0000 Received-Spf

ass (mail184c50.megamailservers.eu: domain of *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** designates 40.107.127.48 as permitted sender) receiver=mail184c50.megamailservers.eu; client-ip=40.107.127.48; helo=DEU01-BE0-obe.outbound.protection.outlook.com; *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***; x-software=spfmilter 2.001 http://www.acme.com/software/spfmilter/ with libspf2-1.2.10; Return-Path:<*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***> Subject:*****SPAM***** Anfrage Angebot Thread-Index:AQHXGa0Hc38xXCNFBkGFBhqi3tFTeA== Thread-Topic:Anfrage Angebot To:Christian Schmid <*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***> X-Cha:v=2.3 cv=f/o2+96M c=1 sm=1 tr=0 cx=a_idp_e a=ZwN9+asFZ9OdylVWCz5G5Q==:117 a=VCrW5SQes/OF/Lr0qgQAlJ0Hrmc=:19 a=xqWC_Br6kY4A:10 a=dESyimp9J3IA:10 a=eiXu8bzE9mKukB6ByrcA:9 a=QEXdDO2ut3YA:10 a=yMhMjlubAAAA:8 a=SSmOFEACAAAA:8 a=DQtX5gez7ahtu320pskA:9 a=3FNoOCPbsK3G2dKy:21 a=gKO2Hq4RSVkA:10 a=UiCQ7L4-1S4A:10 a=hTZeC7Yk6K0A:10 a=frz4AuCg-hUA:10 a=pCUkzHB6gY0k0do7shMA:9 a=sQFEi4C-ChUIHrGc:18 a=1Vq_FK4TplAA:10 a=7FNYEHr8PWIA:10 X-Csc:0 X-Ctch-Refid:str=0001.0A742F17.604F7873.0025,ss=4,re=0.000,recu=0.000,reip=0.000,cl=4,cld=1,fgs=8 X-Ctch-Spam:Confirmed X-Ctch-Vod:Unknown X-Envelope-From:*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** X-Forefront-Antispam-Report:CIP:255.255.255.255;CTRY:;LANG:de;SCL:1;SRV:;IPV:NLI;SFV:NSPM;H:FRYP281MB0062.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM;PTR:;CAT:NONE;SFS

366004)(396003)(376002)(346002)(136003)(39830400003)(66446008)(66616009)(66946007)(7116003)(99936003)(66476007)(8676002)(66556008)(5660300002)(64756008)(2616005)(76116006)(186003)(6916009)(478600001)(316002)(86362001)(558084003)(3480700007)(6506007)(2906002)(6486002)(71200400001)(6512007)(8936002)(33656002)(19627235002)(36756003)(45980500001);DIR:OUT;SFP:1101; X-Microsoft-Antispam:BCL:0; X-Microsoft-Antispam-Message-Info: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 X-Microsoft-Antispam-Prvs:<*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***> X-Ms-Exchange-Antispam-Messagedata: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 X-Ms-Exchange-Crosstenant-Authas:Internal X-Ms-Exchange-Crosstenant-Authsource:FRYP281MB0062.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM X-Ms-Exchange-Crosstenant-Fromentityheader:Hosted X-Ms-Exchange-Crosstenant-Id:f23c4fbc-81d2-4605-9319-0d86b58de814 X-Ms-Exchange-Crosstenant-Mailboxtype:HOSTED X-Ms-Exchange-Crosstenant-Network-Message-Id:2b21e14d-b5f5-4dd9-0311-08d8e7c42a7a X-Ms-Exchange-Crosstenant-Originalarrivaltime:15 Mar 2021 15:08:18.4324 (UTC) X-Ms-Exchange-Crosstenant-Userprincipalname:I5gEG6zeEnvwAwuszAktEY8b0aRrlwRhfdg0M0r6myxGoSyS8oa9jaqXPtX9q90xQKYOhplNwZD+xYQNHvWgo63JJ6n9JwOXOtZKuPXz60M= X-Ms-Exchange-Senderadcheck:1 X-Ms-Exchange-Transport-Crosstenantheadersstamped:FRYP281MB0109 X-Ms-Exchange-Transport-Forked:True X-Ms-Has-Attach:yes X-Ms-Office365-Filtering-Correlation-Id:2b21e14d-b5f5-4dd9-0311-08d8e7c42a7a X-Ms-Oob-Tlc-Oobclassifiers:OLM:1728; X-Ms-Publictraffictype:Email X-Ms-Tnef-Correlator: X-Ms-Traffictypediagnostic:FRYP281MB0109: X-Origin-Country

E X-Originating-Ip:[2a02:8106:202:8600:a570:ede6:6c8a:d5d3] X-Originatororg:second-reef.com X-Spam-Flag:YES X-Whl:LR

Alexandar Petrov

Hallo Christian,
 
 vielen Dank für deine Anfrage.
 
 Wenn nicht alle Empfänger deine Nachrichten aus Office 365 für Business im Spam Ordner bekommen, kann sein, dass die betroffenen Empfänger extra Sicherheiten haben und für die normale Mail-Kommunikation deine Domäne, oder Adresse als sichere Absender bei denen addiert werden muss. Man kann als Office 365 für Business Admin diesen Artikel ansehen, um mehr zu erfahren, was der Admin unternehmen kann um ausgehende Spamnachrichten einzuschränken. Man kann noch den Mail-Header (Nachrichtenkopf) für eine betroffene Nachricht von dem Empfänger verlangen, um mehr zu erfahren, was genau das Grund dafür war.
  
 Mit freundlichen Grüßen
 Alexander Petrov
 Microsoft Office 365 Support Engineer

Mike_927

ok, Office 2019 komplett gelöscht. Leider läßt sich Office nicht mehr instalieren. Bekomme den Fehlercode 0-1012 (0).

Komme nicht weiter

Mike

Mike_927

hat nicht geholfen. Habe gestern den kompletten PC neu instaliert, also WIN10 und Office 2019. War also ganz sauber, trotzdem....

Office wieder löschen und neu instalieren? Muss ich dann heute abend machen, dauert dann wohl länger. Melde mich wieder

Hi,

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