E-mails vom Gruppenpostfach Kopieren

Hallo,
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Verständnishalber:

Zurzeit nutze ich mit Kollegen ein übergreifendes Gruppenpostfach - alle können hier E-Mails sehen und bearbeiten.

Allerdings bleiben die E-Mails im Gruppenpostfach, damit jeder auch die Historie nachvollziehen kann. Die E-Mails werden ggf. in Ordner abgelegt und jeder kann hier nachvollziehen "was bereits gelaufen ist".



Damit ich jetzt aber nicht andauernd aufräumen und löschen muss, will ich gern weitere Outlook.pst Dateien anlegen, deren Inhalte dann nach irgendwelchen Fristen (z.B. jahres - oder auch quartalsweise) wieder gelöscht werden
sollen.



Die neuen Outlook.pst Dateien liegen auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk - jeder kann sie einbinden.

Allerdings kann die so angelegte Oulook.pst aber nicht gleichzeitig genutzt werden, da Outlook nach dem Start durch den ersten User die *.pst Datei sperrt. Durch beenden von Outlook, wird die pst wieder freigegeben und kann
erst dann wieder von anderen Usern genutzt werden.



Daher mein Verständnisproblem - die lokale bzw. Outlook eigene .pst ist für alle nutzbar - weitere .pst aber nicht. ==> und hier suche ich eine Lösung.

So, ich habe jetzt die Lösung:

1. Regeln für Gruppenpostfach erstellen.

Hier ist entscheidend, wie das Gruppenpostfach in Outlook eingebunden wurde.

Richtig ist der Weg über

Datei - Informationen - Konto hinzufügen.

Wenn das Konto so eingebunden wird, kann man über die Regelverwaltung Regeln zum Gruppenpostfach zufügen oder auch aus dem eigenen Konto kopieren.

1. Regeln für den Chef erstellen

Die Regeln im eigenen Postfach kann man exportieren. Das geht über die Regelverwaltung unter Optionen. Dort werden die Regeleinstellungen mit dem Button exportieren exportiert.

Im nächsten Schritt wird die Regeldatei gezippt (damit Outlook den Versand nicht blockt) und an den Chef geschickt. An dessen PC werden in Outlook die Regeleinstellungen aufgerufen und die Regeln über den Button Optionen importiert.

Hallo Jörg,



Die Benutzer können die Gruppe einfach nicht mehr Folgen. Dann werden sie keine Kopien der Ereignisse oder E-Mails an der Gruppe in ihre eigenen Postfächer bekommen. Siehe Bild von OWA:









In der Outlook Desktop Anwendung gibt es diese Option auch.

Im Gruppenpostfach und Kalender haben die Benutzer weiterhin Zugriff auf die E-Mails und Kalenderereignisse.



Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,



Microsoft Office 365 Support Engineer



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[table][tr][td]Hallo Georgi, meine Anmerkungen in rot. "Wir wollen, dass eine automatische Mail für diese Gruppe generiert wird, in der auf die Datenschutzrichtlinie verwiesen wird, unabhängig von den Gruppenmitgliedern " -Bei welches Ereignis? Sobald eine E-Mail eingeht, soll eine automatische Antwort versendet werden.Soll die Gruppe der Empfänger sein oder die Absender, die eine E-Mail an der O365 Gruppe geschickt haben? Die Gruppe soll der Absender der automatischen E-Mail sein. Ich nehme an, dass Ihr den Text selber bestimmen möchtet.Genau, wir wollen den Text selber bestimmen ".. die Mails nach 4 Monaten bei allen Gruppenmitgliedern gelöscht werden." -Also von den Postfächern der Gruppenmitglieder? Sollen diese auch von dem Gruppenpostfach gelöscht werden?Die Mails müssen unwiderruflich aus dem Postfach der Gruppenmitglieder gelöscht werden. Danke für die Unterstützung!Julia [/td][/tr][/table]