Freigabe an externe Personen funktioniert nicht

Christian Gliebel · 20. Mai 2019

Hallo,

wir nutzen in der Firma Sharepoint und Office 365. MS Teams ist die wesentliche Kommuniktionsplattform.

Ich möchte, daß unsere Mitarbeiter einen Ordner auf unserem Sharepoint an externe Personen (z.B. Kunden) freigeben können über die Option "an bestimmte Personen".

Problem & Frage:

Wenn ich das nun testweise einmal simuliere, also einen Link generiere an eine externe Adresse und dann auf einem anderem Gerät, auf dem niemand von uns eingeloggt ist, diesen Link an diese externe Adresse (bei web.de, siehe Screenshot) aufrufe erscheint im Browser:

"Melden Sie sich bei *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** (die externe Adresse) an, und wir gewähren Ihnen sofort Zugriff. [Button: Weiter]"

Wenn man auf "Weiter" klickt, kommt man auf die Sharepoint-Login-Seite unserer Firma für den der externe Nutzer natürlich keinen Zugang hat.

Kann mir jemand beanworten,

1. ) was mit dieser Aussage gemeint sein könnte (Sie ergibt m.E. keinen Sinn, oder doch?)? bzw.

2.) was ein externer Nutzer nun tun soll, damit er nun auf den freigegebenen Ordner zugreifen kann?

3.) Weitergehend: Ich habe bei einer anderen befreundeten Firma, die auch Sharepoint mit niedrigerer Ausstattung benutzt das gleiche nochmal testen dürfen (Freigabe an externe Nutzer über "bestimmte Personen" ) Wenn ich diese Freigabe also aus deren Onedrive for Business (Sharepoint) mache, sieht der externe Nutzer eine andere Seite auf der er einen Bestätigungscode eingeben soll. Woran liegt es, daß es hier anders läuft? Gibt es eine Administrator-Einstellung in Sharepoint die das verursacht? Wenn ja, welche? Was können wir tun?

Alexandar Petrov

Hallo Christian,

vielen Dank für deine Rückmeldung und die weitere Informationen.

Dazwischen könnte ich herausfinden, das momentan Probleme mit dem @web.de Adressen (auch die Subdomänen) und einige Microsoft Dienste gibt. Die Kollegen arbeiten bereits daran zusammen. Sind alle externe Adressen, die keinen Zugriff bekommen haben beim Web.de?
Ich könnte auch nicht genau verstehen, wie du mit der Zweite Option im Teilen-Menu "Personen bei
deine Organisation mit dem Link" mit externe Personen teilen konntest? Diese Option wird nur für interne Freigabe in der Organisation verwendet. Sind alle betroffenen externen Kunden in der Liste als Gastbenutzer gelistet
(Office 365 Portal > Admin Center > Benutzer > Gastbenutzer)?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Christian,

vielen Dank für deine Anfrage.

Kannst du bitte prüfen, ob diesen externen Anwender in diese 2 Organisationen als Gast Benutzer gelistet ist?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Christian Gliebel

Hallo Alexandar, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Nein, mit hoher Wahrscheinlichkeit sind die getesteten externen Adressen nicht als Gäste gelistet (aber das ist eine Vermutung). Ich kann gerne versuchen das genau herauszufinden. Aber:

Wie und wo könnte ich das denn als normaler Mitarbeiter überprüfen? und
Wie könnte ich als normaler Mitarbeiter neue, externe Gäste hinzufügen oder noch besser
Könnte die Funktionalität so einstellen, das neue externe Adressen welche die Mitarbeiter bei einer externen Freigabe mit "bestimmte Personen" eingeben, gleich automatisch dem Gastverzeichnis(?) zugefügt werden.

(Hinweis: unser Haupt-Admin ist für längere Zeit erkrankt und andere Personen mit Admin-berechtigung haben sehr wenig Zeit sich mit der Problemlösung befassen, ich muss jetzt also erst die Lösung finden und dann weiterkommunizieren : ). Falls es hilft, wir
haben als Lizenz Office 365 E3 mit Sharepoint/Exchange Online (Plan 2).

ich freue mich über Ihre Hilfe,

Christian

Christian Gliebel

Hallo Alexandar,

noch ein Update:

1.)

ich konnte gestern kurz mit einer zugangsberechtigten Person die globalen Freigabe-Einstellungen im Sharepoint einsehen und dort sind alle Opttionen so gesetzt wie es - unserem Verständnis nach - sein sollte (zweit-lockerste Stufe direkt unter "Jeder mit
dem Link..." für Onedrive und Sharepoint).

2.) haben wir den Freigabe-Test noch einmal mit verschiedenen externen Adressen durchgeführt und dabei folgende Beobachtung gemacht:

a.) funktioniert: externe Adressen die garantiert noch nie bei uns in Verwendung waren erhalten im Browser eine Überprüfungsseite mit Zahlencode, dieser Prozess funktioniert und führt dann auf die Freigabe

b.) funktioniert nicht: externe Adressen die schon mal verwendet wurden erhalten einen anderen Ablauf der wieder ins Nichts zu führen scheint:

zuerst "Um diesen sicheren Link zu öffnen, müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben, mit der dieses Element geteilt wurde."

wenn man das macht und dann auf WEITER klickt, wechselt die Seite wieder zu

"Melden Sie sich bei [EMAILADRESSE] an, und wir gewähren Ihnen sofort den Zugriff. [WEITER]"

Wenn man auf "WEITER" klickt kommt man wieder nur zu unserer Sharepont Login-Seite in die der externe aber nicht einloggen darf. Und im Email-Account des externen Nutzers gibt es auch keine weitere Nachricht. Dieses Verhalten habe ich jetzt mit drei externen
Adressen reproduziert.

Weiterhin bleibt unklar was damit gemeint sein soll "Melden Sie sich bei [EMAILADRESSE] an, und wir gewähren Ihnen sofort den Zugriff".
Wo soll sich der externe Nutzer anmelden? In seinem Emailaccount gibt es keine neuen Nachrichten. Ist das vielleicht ein Übersetzungsfehler?

siehe Screenshots: Schritt1 und Schritt2 nach bestätigen der Email-Adresse.

Wo genau soll sich der externe Nutzer hier anmelden?

Vielen Dank für Ihre Hilfe Alexandar,

Christian

Sandra Th

Hallo,
<br />auf dieser Seite von Microsoft steht, dass auch Personen ohne MS-Konto eine Freigabe ermöglicht werden kann.
<br />https://support.microsoft.com/de-de...d-listen-7aa070b8-d094-4921-9dd9-86392f2a79e7
<br />

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