Freigegebenes Postfach durchsuchen

Johannes Spallek · 6. Dezember 2022

Die Frage trat ja schon häufiger auf:Wie lassen sich freigegebene Postfächer durchsuchen?Anscheinend nicht ohne Lizensierung.Welches ist die günstigste Lizenz für „Postfächer“? Muss man mit Lizenz auch noch Berechtigungen erteilen oder funktioniert es dann über Outlook automatisch, da ich das Postfach ja manuell hinzufügen muss?Vielen Dank für die Hilfe.

Johannes Spallek

Hallo,
es geht meinem Kunden um das Durchsuchen aller Postfächer gleichzeitig. Dahinter liegen mehrere 1000 Mails. Senden/Empfangen usw. geht auch mit den freigegebenen Postfächern auch. Das Durchsuchen halt nicht. Deshalb die Idee mit den günstigen Lizenzen.
Wenn ich die Exchange Plan 1 - Lizenz erwerbe, funktioniert das Durchsuchen dann zu 100%?
Wie wäre das Vorgehen im Admin-Center, bzw. bei der Outlook-Desktop-App? Lizenz zuweisen ist klar, aber dann? Dem Hauptnutzer die Senden als, usw. Berechtigung entziehen und dann das Postfach in der Desktop-App manuell hinzufügen?
Vielen Dank für die Hilfe.

Alexandar Petrov

Hallo Johannes,

vielen Dank für deine Anfrage.

Freigegebene Postfächer selbst benötigen keine Lizenz, aber damit man sie verwenden kann, muss man eine Exchange Online Lizenz und die nötige Berechtigungen haben. Die günstigste Exchange Online Lizenz ist Exchange Online Plan 1. Was willst du genau erreichen? Man kann freigegebene Postfächer mit Outlook Web App und Outlook Desktop App zugreifen.
Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Petrov
Microsoft Office 365 Business Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Johannes,

vielen Dank für deine Rückmeldung.

Man kann den Cache Modus im Outlook Desktop App auch für freigegebene Postfächer aktivieren (Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Account selektieren und ändern oder doppelt anklicken > Weitere Einstellungen > in der Registerkarte Erweitert > Exchange-Cache-Modus verwenden und Freigegebene Ordner herunterladen aktivieren.

Wenn man ein freigegebenes Postfach ohne Lizenz im Outlook mit Passwort als Benutzerpostfach verbindet, werden die Anliegen dabei von uns nicht unterstützt.

Hast du bereits versucht, das Office 365 für Business Postfach erneut im neuen Outlook Profil zu verbinden, Outlook mit dem neuen Profil zu starten und dort die Suche zu testen? Wenn im neuen Profil das Problem nicht gelöst ist, kannst du noch diese Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausführen.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Petrov
Microsoft Office 365 Business Support Engineer

Johannes Spallek

Sorry,
aber Sie haben meine Frage anscheinend nicht richtig vertsanden.
Es werden ausschließlich lizensierte Postfächer durchsucht und Ergebnisse geliefert. Dieses "Problem" ist ja wohl bekannt und in gewisserweise auch gewollt, so dass man weitere Lizenzen erwirbt. Kann ich auch nachvollziehen.
Einen Cache-Exchange-Modus kann ich ja nicht für freigegebene Postfächer aktivieren, da diese nicht als Exchange-Konto verfügbar sind. Wenn ich diese mit Kennwort versehe und einbinde bleiben häufig Mails im Postausgang hängen (auch dieses Problem ist bekannt).
Also noch einmal: wenn ich Exchange-Plan-1-Lizenzen auch für freigegebene Postfächer erwerbe, sind diese dann zu 100% durchsuchbar, wenn man in der Suche "Alle Postfächer" angibt?
Kann (muss) ich die Berechtigungen für "Senden-Als" usw. im Admin-Center entfernen und kann dieses Postfach dann im jeweiligen Outlook als neues Konto hinzufügen?
Ich hoffe, dass dies jetzt verständlich war/ist.
MfG

Alexandar Petrov

Hallo Johannes,

vielen Dank für die Erklärungen.

Wie wird die Suche im Outlook genau gemacht? Werden "Alle Outlook-Elemente" selektiert? Du kannst gern einen Screenshot zuschicken. Ist der Cache Exchange Modus auch für die freigegebenen Postfächer aktiv? Werden Add-Ins verwendet? Teste Outlook im abgesicherten Modus zu starten, sodass keine Add-ins ausgeführt werden und prüfe, ob das Problem reproduziert werden kann. Kann man sonst die fehlenden Nachrichten mit dem Outlook Web App in einem Inkognito-Browserfenster finden? Wenn du sie im Web findest, kann das lokale Outlook Profil fehlerhaft sein. Hast du bereits versucht, das Office 365 für Business Postfach von einem Betroffenen erneut im neuen Outlook Profil zu verbinden, Outlook mit dem neuen Profil zu starten und dort die Suche zu testen? Wenn das alles nicht weiterhilft, kannst du noch diese Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausführen.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Petrov
Microsoft Office 365 Business Support Engineer

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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