geteilte Kalender in Unternehmen M365

Kevin Suhr · 5. Mai 2020

Guten Tag

Wir nutzten vor der Umstellung auf M365 CalDAV Kalender Apple wie folgt:

persönliches Kalender-Konto jedes Mitarbeitenden MA mit zwei Kalendern: "Termine" und "Pendenzen"

"Allgemein" haben wir mit dem firmenweiten CalDAV Kalender geteilt

Im Firmenkalender sind zusätzlich noch weitere Kalender z.B. "Events" vorhanden

diesen Firmenkalender konnte jeder MA abonnieren und sah so die Termine seiner Kollegen

Nun möchte wir eine ähnliche Struktur über Exchange schaffen.

Ich weiss, dass jeder MA seine Kalender öffentlich freigeben kann und gleichzeitig die Kalender der Kollegen abonnieren kann. Aber das ist umständlich.

Idealerweise kann jeder MA seinen persönlichen Kalender an den Kalender einer M365-Gruppe freigeben, die dann jeder abonnieren kann.

Die Lösung sollte idealerweise innerhalb Outlook und mit Apple Mail/iCal funktionieren.

Ist so etwas möglich oder wie setze ich das am besten um?

Besten Dank!

Freundliche Grüsse

Kevin Suhr

Alexandar Petrov

Hallo Kevin,

Vielen Dank für deine Anfrage.

Du kannst ein
freigegebenen Postfach verwenden und es für alle Mitarbeiter freigeben. Dann können die Mitarbeiter ihre eigenen Kalender für dieses freigegebene Postfach teilen. Ob das innerhalb Apple Mail/iCal gut funktioniert, musst du aber prüfen. Das kann auch mit
eine Office 365 Gruppe funktionieren.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Kevin,

Vielen Dank für deine Rückmeldung.

Wenn du die Kalender allen Mitarbeitern mit dem freigegebenen Postfach geteilt hast, wird einfach einen Art Verlinkung von dem freigegebenen Postfacht zu dem geteilten Kalender. Die Kalender Informationen werden im Kalender von dem freigegebenen Postfach
nicht kopiert, oder synchronisiert. Man kann im dem freigegebenen Postfach einfach den geteilten Kalender ansehen. Dabei, wenn den Kalender dieses freigegebene Postfach im eigenen Postfach hinzugefügt wird, werden dort keine Termine von den anderen geteilten
Kalendern angezeigt. Wenn man verschiedene Farben für die Kalender einstellt ist das leichter zu sehen. Hier habe ich den freigegebenen Kalender grün gemacht und da sind keine Kalendereinträge im grün, als ich keine im Kalender von dem freigegebenen Postfach
erstellt habe. Wenn ich den freigegebenen Postfach Kalender in meinem eigenen Postfach addiere und zugreife, werde ich dort auch keine Kalender-Einträge finden.

Bei mir wird das freigegebenen Postfach intern angezeigt. Würdest du bitte auch einen Screenshot posten.

Die
Office 365 Gruppen besitzen leider nicht alle Funktionalitäten den Standarten Exchange Online Postfächer und ist ein separaten Dienst. Die haben andere Erweiterungen für Kollaboration mit den anderen Diensten.

Du kannst gern deine Verbesserungsidee im
UserVoice präsentieren.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Kevin Suhr

Hallo Alexander

Perfekt. Das habe ich gestern Nacht auch so eingerichtet. Ich konnte nun auch die Kalender aller Mitarbeitenden dort einbinden in einer, von Microsoft generierten Kalendergruppe "Kalender von Personen". Diese Kalender sind so erstellt, dass alle von innerhalb
der Organisation Lesezugriff haben. Ausserdem habe ich verschiedene Allgemeine Kalender sowie Kalenderabonnements in der Standard-Kalendergruppe "Meine Kalender" definiert.

Danach habe ich alle Mitarbeitenden dem geteilten Postfach hinzugefügt. (In Zukunft werde ich das über eine Sicherheitsgruppe lösen, über die M365 Gruppe geht es nicht).

Nun habe ich folgendes Problem: Wenn ich in meinem Outlook Business for Web den Kalender hinzufüge (via "Kalender hinzufügen" - aus Verzeichnis, zeigt es mir danach zwar eine neue Kalendergruppe an, dort ist aber nur ein Kalender drin und dieser ist leer.
Was muss ich dort noch einstellen?

Wenn ich in meinem privaten Outlook für Business Web meinen Kalender mit dem geteilten Postfach teile, wird dieses Postfach als "ausserhalb meiner Organisation" angezeigt. Warum ist das so?

Letzter Punkt: Ich bin nicht offenbar nicht berechtigt, meinen Kalender mit der M365-Gruppe zu teilen, in der das ganze Team Zugriff hat. Ich kann auch nicht via Outlook "Weiteres Postfach öffnen" darauf zugreifen. Warum ist das so? Wäre das möglich, könnte
ich mir doch den Umweg über das geteilte Postfach sparen?

Danke und liebe grüsse

Kevin

Alexandar Petrov

Hallo Kevin,

Vielen Dank für deine Rückmeldung.

Der Kalender ist in der Gruppe "Innerhalb Ihrer Organisation". Sonst wird der in eine weitere Gruppe separat angezeigt. Komischerweise das Problem habe ich auch, aber alle funktioniert ohne Probleme.

Mit der vorhandenen "Personen in meiner Organisation" Gruppe, die am Screenshot sichtbar ist, kannst du einfach deinen Kalender für alle deinen internen Kollegen gleichzeitig teilen. Du kannst auch eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe
verwendest und die Teilung muss schon möglich sein. Alle Mitglieder dieser Gruppe werden die Berechtigung bekommen und können den Kalender hinzufügen.

Schönes Wochenende

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Kevin Suhr

Hallo Alexander

Danke für deine Antwort. Ich habe den Fehler gemacht, dass ich aus dem geteilten Postfach zwar die Kalender der Personen abonniert habe, diese den Kalender aber gar nicht freigegeben haben an das Postfach.

Mit dieser Freigabe kann ich die Kalender zumindest in iCal darstellen.

Schön wäre, wenn man den Kalender zur Ansicht in OWA nicht jeder Person einzeln, sondern an eine Sicherheitsgruppe freigeben kann.

Für mich ist es so i.O. vorerst

Danke!

Hi,

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