Gewohnheit contra Intuition: Office 12 Beta 1 im Test

Mit Office 12 führt Microsoft eine komplett überarbeitete Oberfläche ein. ZDNet hat getestet, ob die Arbeit tatsächlich leichter von der Hand geht und welche Features das neue Büropaket mitbringt.


Nach dem Öffnen einer Office-12-Anwendung werden sich langjährige Nutzer zunächst verwundert die Augen reiben: Nichts ist mehr so, wie es einmal war - oder wie man es von anderen Windows-Anwendungen kennt. Microsoft hat die Oberfläche der meisten Office-Programme der grundlegendsten Überarbeitung seit der Einführung des Büropakets unterzogen. Die üppig bestückten Symbolleisten und die ellenlangen Menüs sind verschwunden.

Die Neuerungen in Office 12 beschränken sich aber nicht auf die Oberfläche, alle Anwendungen wurden mit neuen Funktionen ausgerüstet. ZDNet hat getestet, ob die Arbeit mit der neuen Oberfläche tatsächlich leichter von der Hand geht und was Nutzer im neuen Office erwartet. Der Test basiert auf der englischsprachigen Beta 1, bis zur Final können sich also noch größere Änderungen ergeben.


Die neue Oberfläche in Grundzügen

Die augenscheinlichste Neuerung in Office 12 ist die komplett renovierte Oberfläche. Wie das als Ribbon bezeichnete Konzept funktioniert, lässt sich am Beispiel von Word erklären: Die Anwendung zeigt die Tabs Write, Insert, Page Layout, References, Mailings und Review. Der Klick auf einen der Tabs ruft gruppierte Symbole in unterschiedlichen Größen auf. Als einziges Menü ist "Datei" übrig geblieben, das weitgehend denselben Zweck erfüllt wie in den älteren Versionen. Kontextmenüs wie die zur Bearbeitung einer Grafik zeigt Office nur an, wenn sie benötigt werden.

Dem Laster personalisierter Menüs mit verwirrenden, immer neuen Anordnungen hat Microsoft abgeschworen. Auch die Office-Assistenten Clippy und seine Kollegen sind endgültig in Rente gegangen.

Was mit der Ansicht von Dokumenten zusammenhängt, ist in allen Office-Applikationen an den unteren rechten Rand gewandert. Dort ist auch der Zoom untergebracht, der mit einem Schieberegler jetzt komfortabler bedient werden kann.


Arbeit in der Praxis

Doch wie gut funktioniert der Umgang mit der neuen Oberfläche in der Praxis? Kurz gesagt: Die Arbeit mit Office 12 macht Spaß. Die vielen Funktionen sind jetzt nicht mehr in den Tiefen der Programme versteckt, sondern näher am Nutzer, ohne diesen mit zu vielen Icons zu verwirren. Positiv ist auch, dass keine Symbolleisten mitten auf dem Bildschirm erscheinen, sondern sich alles am oberen Bildschirmrand abspielt.

Die Frage nach der Usability ist damit aber noch nicht abschließend geklärt. Der Nutzerkreis von Office reicht vom Heimanwender, der ab und zu mal einen Brief schreibt, bis zum Finanzspezialisten an der Wall Street. Dementsprechend unterschiedlich sind die Erwartungen.

Auch wenn die neue Oberfläche intuitiver bedienbar und logischer gegliedert erscheint, profitieren viele Nutzer gar nicht so sehr davon. Sie haben sich den Umgang mit Office über Jahre hinweg - teils in teuren Kursen - erarbeitet. Dieses Wissen wird in Office 12 zumindest zum Teil hinfällig. Wie schnell die Anwender umlernen, muss sich in der Praxis erst noch zeigen. Ein Zurück gibt es übrigens nicht, Microsoft bietet in Office 12 keine Alternative zum Ribbon an.

Das neue Interface erhalten nicht alle Office-12-Anwendungen, nur Word, Excel, Powerpoint, Access und der Editor von Outlook.


Neues Dateiformat und Live-Previews

Eine weitere Neuerung in Office 12 ist das XML-basierte Dateiformat Office XML, das die bisherige proprietäre Version ablösen soll. Die bekannten Endungen werden durch ein nachgestelltes x ergänzt und heißen also .docx, .xlsx und .pptx. Bei Office XML handelt es sich um einen Zip-Ordner, in dem die Content- und Format-Dateien separat gespeichert sind. Ändert man im Windows Explorer die Endungen in .zip, kann man die Dateien einsehen.

Durch die Nutzung von Zip sind Office-12-Dokumente kleiner als ihre Vorgänger. Braucht ein vierseitiger Text mit Grafik im Office-2003-Format 176 KByte auf der Festplatte, begnügt sich der Nachfolger mit 139 KByte. XML ermöglicht eine einfachere Nutzung der in Office-Dokumenten gespeicherten Informationen durch andere Anwendungen. Der Weg zu den alten Dateiformaten ist natürlich nicht verschlossen: Wie bei vergangenen Versionswechseln werden Konverter mitgeliefert, die auch für frühere Office-Versionen zu Verfügung stehen sollen.

Einige Features wirken sich auf mehrere Office-12-Programme aus. So ermöglichen es die Live-Previews in Word, Excel und Powerpoint, das Resultat von Änderungen etwa der Schriftgröße zu sehen, bevor diese tatsächlich durchgeführt werden. Zwar sind die Live-Previews eine nützliche Funktion, was Microsoft als große Innovation feiert, bietet Wordperfect aber schon seit Ende der Neunziger.

Auch die verbesserten Grafik-Features von Office 12 ziehen sich quer durch alle Anwendungen. Zeichnungen, Formen und Diagramme sehen endlich nicht mehr aus wie aus der IT-Steinzeit, sondern hinterlassen einen modernen und professionellen Eindruck. Besonders in Powerpoint ist diese Neuerung willkommen.


Outlook: vierspaltiges Layout und RSS

Outlook selbst verfügt nicht über die neue Ribbon-Oberfläche. Es bleibt bei den klassischen Menüs und Symbolleisten. Nur Fenster zur Erstellung neuer Elemente wie Aufgaben, Termine und E-Mails sind mit dem neuen Interface ausgestattet. Diese Entscheidung ist aus konzeptioneller Sicht nachvollziehbar: Schließlich gibt es hier nicht so viele Funktionen zu organisieren. Der Wechsel zwischen den Office-Programmen wird dadurch aber erschwert.

Das Layout von Outlook 12 ist jetzt vierspaltig: Am rechten Rand neben dem Content-Fenster zeigt sich die To-do-Leiste, die einen Kalender, anstehende Termine und noch zu erledigende Aufgaben zeigt. Durch einen Klick können auch neue angelegt werden.

Outlook 12 hat eine Suchfunktion, die den Namen wirklich verdient und funktionell zu Lösungen wie Google Desktop oder MSN Desktop Search aufschließt. E-Mails, Termine und Aufgaben werden während der Eingabe des Begriffs gefiltert und sofort angezeigt. Über ein Drop-Down-Menü lassen sich die Parameter verfeinern.

Der Kalender ist optisch attraktiver gestaltet und zeigt in der Wochenansicht tageweise die fälligen Aufgaben an. Termine oder freie Zeiten lassen sich per E-Mail versenden. Outlook 12 dient jetzt als RSS-Reader und greift dazu auf die mit dem Internet Explorer eingeführte Plattform zurück. Die Einträge werden wie separate E-Mails angezeigt.


Word: Floaty für schnellere Textformatierung

Word 12 ist eine der Applikationen mit dem neuen Interface. Die Funktionen der Textverarbeitung werden dadurch schneller und einfacher zugänglich. Nach der Markierung von Textpassagen erscheint direkt darüber das "Floaty", das Zugriff auf grundlegende Formatierungsoptionen wie Schriftart, Schriftgröße und Platzierung gibt. Der Mauszeiger muss damit nicht jedes Mal den weiten Weg zur Symbolleiste antreten.

Über eine Galerie im Bereich Insert lässt sich ein Deckblatt einfügen: Der User kann zwischen vorgefertigten Designs wählen. Auch für das Dokument selbst stehen grafische Vorlagen zur Verfügung, die die Erstellung attraktiver Dokumente vereinfachen.

Der Document Inspector untersucht ein Dokument auf Kommentare, Metadaten, Kopf- und Fußzeilen sowie versteckten Text und kann diese Elemente entfernen. Mit der Option "Mark as Final" kann der Autor ein Dokument als abgeschlossen kennzeichnen. Die Datei ist dann schreibgeschützt. Die Zahl der Wörter wird in Word 12 am unteren linken Rand angezeigt.

Erstmals bietet die Microsoft-Textverarbeitung die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu exportieren. Das ist insbesondere in Anbetracht der Tatsache erstaunlich, dass sich die Redmonder mit der Unterstützung fremder Standards traditionell etwas schwer tun.


Excel und Powerpoint: Vorteile bei der Visualisierung

Auch das Gesicht von Excel 12 hat sich durch das Ribbon völlig verändert. Neben dem Interface hat Microsoft der Tabellenkalkulation auch andere Neuerungen mit auf den Weg gegeben. So können Excel-12-Tabellen deutlich größer sein als bisher: Die neue Version ermöglicht eine Million Zeilen und 16.000 Spalten. Darin sollten auch umfangreiche Berechnungen Platz finden.

Excel 12 bietet neue Möglichkeiten, Daten zu visualisieren. So lassen sich die Werte in einer Tabelle beispielsweise mit verschiedenen Farben oder Pfeilen kenntlich machen, um Tendenzen auf einen Blick erfassen zu können. Vieles steht vorkonfiguriert in einer Galerie zur Verfügung, auch individuelle Einstellungen sind möglich.

Markiert man einzelne Zellen, werden am unteren Bildschirmrand die Summe und der Durchschnitt angezeigt. Excel bietet mit dem Page Layout View zudem eine neue Ansicht, die der Seitenansicht in Word ähnelt. Damit hat der Nutzer während der Arbeit das gedruckte Ergebnis im Auge. Charts und Diagramme sehen durch die neue Grafik-Engine deutlich besser aus.

Powerpoint 12 profitiert besonders von den grafischen Möglichkeiten der neuen Office-Generation. Präsentationen, die einen professionellen Eindruck machen, können mit dem neuen Interface einfacher erstellt werden.

Die Powerpoint-Dateien sind durch das neue Dateiformat deutlich kleiner: Eine Präsentation mit 2,92 MByte schrumpft im Test auf 644 KByte zusammen. Durch die Live-Previews können die Auswirkungen von Animationen besser eingesehen werden.


Fazit

Während Microsoft bei so manchem Office-Versionswechsel in der Vergangenheit nur Modifikationen im Detail durchgeführt hat, geht es diesmal ans Eingemachte. Die bei den meisten Anwendungen komplett veränderte Ribbon-Oberfläche hinterlässt im Test einen guten Eindruck, die Arbeit geht schneller von der Hand und es lassen sich optisch ansprechendere Ergebnisse produzieren. Trotzdem könnte sich gerade das Interface für Microsoft am Ende als Problem erweisen.

Viele Anwender haben sich über Jahre hinweg trotz aller Unzulänglichkeiten an das alte Bedienkonzept gewöhnt, ähnlich wie man seit Windows 95 weiß, dass ein Rechner mit der Start-Taste heruntergefahren wird. Am Ende steht also der Konflikt zwischen Gewohnheit und Intuition. Dass es keine Möglichkeit gibt, auf das alte Interface umzustellen, verschärft die Situation.

Es wird spannend, wie Unternehmen auf das neue Office reagieren. Die zwölfte Version der Bürosoftware ist sicher eines der größeren Updates. Eine Migration muss sorgfältig geplant werden.

Office 12 soll im zweiten Halbjahr 2006 erscheinen, wahrscheinlich zeitgleich mit Windows Vista. Das neue Betriebssystem wird aber keine Voraussetzung sein.


Quelle