Microsoft Access - Mehrere Checkboxen in der Formularansicht einem Eintrag in der DB zuweisen

Nicolai Stuhlmueller · 22. Februar 2021

Guten Tag Microsoft-Community,

ich habe aktuell folgendes Problem:

Für die Vermittlung von zur Arbeit notwendigen Daten von einem Kunden nutzen wir eine von diesem gestellte Microsoft Access Datenbank mit einem hinterlegten Formular. Der Kunde trägt dort einen Datensatz vor Ort ein und wir können unsere Anwendungen mit den gewünschten Daten laufen lassen. Jeder Eintrag im Formular entspricht dabei einem Datensatz und jedes Feld entspricht dabei einem einzigartigen und von anderen Werten unabhängigen Wert, der in der hinterlegten Tabelle durch eine Spalte abgebildet wird. Nun sollen auf Kundenwunsch drei Checkboxen in der Datenbank abgebildet werden. Dies würde jedoch die Anzahl der Spalten in der Tabelle auf 256 bringen, also über das Limit hinaus. Ich habe bereits zwei Lösungsansätze, weiß jedoch nicht, ob und wie sich diese am Besten realisieren lassen:

- Ansatz 1: Der titelgebende und mit dem geringsten bürokratischen Aufwand verbundene Ansatz. Die drei Checkboxen, welche zwar voneinander unabhängig, aber zumindest thematisch ähnlich sind, werden nur durch einen Wert in der Datenbank abgebildet zB als Zahl von 0 bis 8 oder von 0 bis 111 oder als String von "000" bis "111" sodass die Anwendung aus unserer Seite die drei Eingaben effektiv aufschlüsseln und verwerten kann. Zwar wäre diese Lösung sehr simpel, jedoch weiß ich nicht, ob und wie sich so ein System umsetzen lässt. Mit Modulo-Abfragen lässt sich zwar eine Zahl sehr gut in 3 Checkboxen darstellen Beispiel: 0 bis 111, mit mod2 lässt sich der Stand der ersten Checkbox abfragen, mit mod100 >= 10 der Stand der zweiten und mit >=100 der Stand der dritten, jedoch möchte ich auch das Gegenteil erreichen: Dass mit dem Speichern des Formulars der entsprechende Wert aus den Checkboxen gewonnen und in die Tabelle geschrieben wird. Der Formulartyp Optionsgruppe wäre zwar durchaus interessant, nach meinem jetzigen Wissensstand müsste ich aber 9 Auswahlmöglichkeiten anlegen und nicht nur drei, etwas das den Kundenwünschen nach einem übersichtlichen Formular wohl nicht genügen würde

- Ansatz 2: Eine neue Tabelle wird angelegt, welche diese drei Checkboxen enthält und mit dem gesamten Datensatz verknüpft. Diese Lösung würde zwar garantiert funktionieren, jedoch wäre einiges an Mehraufwand nötig, um das Formular entsprechend zu verknüpfen, inklusive eines neuen Formulars, weswegen ich diese Lösung nur im Falle anwenden möchte, dass die erste Lösung nicht realisierbar ist.

Peter Doering

Hallo,
 Bei Tabellen mit über 250 Feldern liegt der Verdacht nahe, dass nicht normalisiert worden ist. Gibt es z.B. sich wiederholende Felder für Zeiträume (Mo/Di/Mi/..., Monat, Jahr usw.) oder Adressfelder für Liefer- und Rechnungsadresse. Beliebte Designfehler sind auch die Vorhaltung von Kundendaten in Auftragstabellen, statt einer Tabelle für Kundendaten. Falls sowas existiert, solltest du diese Felder in abhängige Tabellen auslagern.
 Wenn der Aufwand aktuell nicht vertretbar ist, empfehle ich als Workaround deinen Ansatz 1, also ein Textfeld anzulegen und jeder Stelle (oder Stellen von-bis) eine andere Bedeutung zu geben.
 Mittelfristig kommst du aber nicht darum herum, ein sauberes, normalisiertes Datenmodell zu erstellen.
 Gruss - Peter

OlaBi

Hallo Peter,
 OK- aber dann bin ich wieder beim ursprünglichen Problem:
 Wenn ich mit der "Microsoft 365 Access" eine DB als Laufzeitversion bereitstelle, müssen alle Nutzer dieser DB zwingend auch "Microsoft 365 Access" oder "Microsoft 365 Access-Laufzeit" einsetzen!
 Es ist offensichtlich NICHT möglich, die DB dann mit Access 2016 zu starten, egal, welche Version von Access 2016 genutzt wird.
 Es ist aber nicht für jeden User der DB möglich, auf "Microsoft 365 Access" umzustellen, da vielleicht noch andere Datenbanken in anderen Access-Versionen genutzt werden und Parallelinstallationen (weitestgehend) nicht möglich sind.
 Insofern ist das "Zusammenspiel" von Access 2016 / 2019 / 365 / Laufzeitversion äußerst unbefriedigend.
 Oder gibt es da doch eine Lösung?

Peter Doering

Wenn ich mit der "Microsoft 365 Access" eine DB als Laufzeitversion bereitstelle, müssen alle Nutzer dieser DB zwingend auch "Microsoft 365 Access" oder "Microsoft 365 Access-Laufzeit" einsetzen!Es ist offensichtlich NICHT möglich, die DB dann mit Access 2016 zu starten, egal, welche Version von Access 2016 genutzt wird.

Eigentlich stellt sich die Frage nicht, denn wenn alle auf Access 365 (Voll- oder Laufzeitversion) sind, sollte alle alles öffnen können, Ausnahmen siehe Liste.
 Wenn du also den Access 2016-Rechner auf Access 365 hochziehst, sollte er die in der späteren Version von Access 2016 erstellten DBs wieder öffnen können und natürlich auch die, die vorher damit liefen.
 Gruss - Peter

Wolf Spohr

Guten Morgen,
Bitte stelle Deine Frage hier:
Access - Microsoft Community Hub
Hier noch einige Artikel zu dem Thema:
CheckBox-Objekt (Access) | Microsoft Learn
CheckBox-Steuerelement | Microsoft Learn
Mit freundlichem Gruß
Wolf Fabian Spohr
Microsoft Office 365 Business Support

OlaBi

Hallo Peter,
 das Problem konnte nun gelöst werden.
 Im Ergebnis liegt es daran, dass schon bei einmaliger Verwendung der neuen Grafiken in einer Access 365 DB die Datei so gespeicheert wird, dass diese anschließend nicht mehr mit MS Access 2016 Runtime geöffnet werden kann. Auch dann nicht, wenn alle Grafiken wieder entfernt werden. Der "Status" der DB bleibt dauerhaft auf "Access 365" (so wie du es für die Datentypen beschrieben hattest!)
 Lösung: Neue leere DB in Access 2016 oder Access 365 erstellen / alle Objekte aus der bisherigen Access 365 DB importieren (mit Ausnahme der Grafiken [Forms mit Grafiken]) / Ausführbare ACCDR erstellen. Diese kann dann auch mit MS Access 2016 Runtime geöffent werden.
 
 Danke!

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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