Nachverfolgung in Gruppenpostfächern

N.N.053 · 17. Januar 2019

Guten Tag,

wir haben ein Gruppenpostfach eingerichtet, auf das mehrere Personen Zugriff haben.

Nun haben wir geplant, dass sämtliche eingegangenen Mails mit einer Nachverfolgung versehen werden, mit einer dementsprechenden Erinnerung, bis wann diese Mail bearbeitet werden muss. Eingegangene Mails werden von uns nach Personen sortiert zur Bearbeitung und die jeweilige Person soll diese Nachverfolgung selbst setzen.

Jetzt haben wir bemerkt, dass jede Person, die mit diesem Postfach arbeitet, sämtliche Nachverfolgungserinnerungen bekommt, also auch von Mails, mit denen die jeweilige Person nichts zu tun hat.

Gibt es eine Möglichkeit, bzw. Alternative, wie man dieses Vorhaben am besten umsetzt?

Mit besten Grüßen

N.N.053

Guten Abend,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Gibt es eine Möglichkeit unser Vorhaben in Outlook umzusetzen?

Beste Grüße

Wolf Spohr

Guten Morgen,

Leider kann man das auch nicht in OWA einrichten.

Mit freundlichem Gruß

Wolf Fabian Spohr

Microsoft Office 365 Support Engineer

alassir

Hallo,

wir nutzen ebenfalls ein solches Postfach, und haben die "Kategorien" farblich angepasst und mit sprechenden Namen versehen (nach Bearbeiter, nach Thema, usw.). Damit können wir eine Zuordnung der Mails herstellen; das Nachverfolgen / Erledigen nutzen wir
in Besprechungen, um Aufgaben zu Monitoren - das bleibt aber in der Verantwortung jeder und jedes Einzelnen, das so zu nutzen, dass andere den Überblick nicht verlieren (> 2000 Mails/Jahr).

Funktioniert seit 2012, mit leichten emotionalen Schwankungen

Wolf Spohr

Hallo,

Leider kann man das so nicht einstellen.

Die Gruppenmailboxen sind dazu da das alles dieselben Informationen zur selben Zeit erhalten.

Also es tut was es soll.

Mit freundlichem Gruß

Wolf Fabian Spohr

Microsoft Office 365 Support Engineer

Susanne_007

So, ich habe jetzt die Lösung:

Regeln für Gruppenpostfach erstellen.

Hier ist entscheidend, wie das Gruppenpostfach in Outlook eingebunden wurde.

Richtig ist der Weg über

Datei - Informationen - Konto hinzufügen.

Wenn das Konto so eingebunden wird, kann man über die Regelverwaltung Regeln zum Gruppenpostfach zufügen oder auch aus dem eigenen Konto kopieren.

Regeln für den Chef erstellen

Die Regeln im eigenen Postfach kann man exportieren. Das geht über die Regelverwaltung unter Optionen. Dort werden die Regeleinstellungen mit dem Button exportieren exportiert.

Im nächsten Schritt wird die Regeldatei gezippt (damit Outlook den Versand nicht blockt) und an den Chef geschickt. An dessen PC werden in Outlook die Regeleinstellungen aufgerufen und die Regeln über den Button Optionen importiert.

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