Office 365 Freigegebene Kontakte

SimonPück1 · 24. Juli 2019

Hallo, wir sind am überlegen unseren lokalen Tobit Server gegen Office 365 Exchange Online zu tauschen. Habe auch schon etwas probiert aber irgendwie verstehe ich die Sache mit den Freigegeben Kontakten nicht so wirklich.

In Tobit mache ich halt für die Adressen bei den einzelnen Usern eine Verknüpfung zu dem Kontakt. So werden die Adressen mit dem Handy gesynct und wenn jemand etwas ändert automatisch da nur eine Verknüpfung bei allen geändert.

Wenn ich einen Kontakt aber in O365 Freigebe ob nun einzel oder einen Kontakte Ordner werden die bei dem anderen User auch angezeigt. Aber nicht im Handy gesynct und auch wenn er was ändert ist der nur Lokal bei ihm geändert nicht bei allen die auch die Freigabe für den Kontakt haben. Das finde ich etwas komisch.

Wie kann man das am besten Realisieren das ich halt bestimmte Kontakte den einzelnen Mitarbeiten zuweisen kann und halt wenn mehrer Mitarbeiter mit dem Kunden zu tun haben und sich etwas ändert beim Kontakt das dann auch bei allen geändert wird.

Hatte schon etwas gegoogelt aber nur Software von Drittanbietern gefunden um das mit Outlook zu realisieren. Aber das muss doch auch direkt gehen kann doch nicht sein das wir die einzigen sind die so Arbeiten und alles immer Doppelt pflegen so kommt an doch nie komplett auf den selben stand.

Danke schon mal

Alexandar Petrov

Hallo Tina,

vielen Dank für deine Anfrage.

Wie wurden diese Kontakte freigegeben? Hast du bereits versucht den Ordner zu entfernen und die freigegebene Kontakte erneut zu

öffnen? Du kannst gern auch Screenshots zuschicken.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Galin Karlov MSFT

Hallo,

Du kannst einen öffentlichen Ordner in Exchange Online erstellen wo du auch ein anderer Ordner Kontakte einrichten kannst.

Dort kannst du die Kontakte hinzufügen und die nötigen Berechtigungen geben, ob diese die Kontakte bearbeiten und löschen können. Aber dann werden für alle Benutzer diese Kontakte geändert. Mehr Details findest du im

Artikel.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Malte Pabst

Hallo Galin,

Hallo Simon,

der Vorschlag einen öffentlichen Kontaktordner zu nutzen funktioniert leider nur aus Outlook heraus. Sobald Mobile Devices im Spiel sind sieht es etwas anders aus.

Prinzipiell können mobile Geräte (Active Sync, Outlook for iOS/Android) auf die globale Adressliste in Exchange Online zugreifen. leider mit der Einschränkung: nur Online!!

Die Verwaltung dieser Firmenkontakte könnte über das RBAC Modell in Exchange Online an die GF Assistenz delegiert werden.

Wenn die Kontakte auch im Offline Mode auf den Mobilen Geräten verfügbar sein sollen kommst Du nicht um eine Kontaktsynchronisation herum. Diese kann manuell oder automatisiert erfolgen. Manuell bedeutet: Es muss jeder für das eigene Postfach machen oder
die Aufgabe delegieren. Automatisch: Drittanbieter oder selbst programmieren.

Mögliche Drittanbieter sind häufig auch CRM Tools mit Exchange Online Support, es gibt aber auch andere die "nur" Kontakte synchronisieren.

Bei aller Euphorie sollte man aber die Limits von mobilen Geräten berücksichtigen. Mehrere Kontakte weit im 5stelligen Bereich können schon mal Probleme auf mobilen Geräten verursachen.

Das ganze Thema "ist ein weites Feld"

Ich hoffe das hilft etwas weiter.

Viele Grüße Malte

Desislava Dimova MSF

Hallo MarcelReichelt,

Benutzerpostfächer sind konstenpflichtig, die freigegebene Postfächer sind kostenfrei (50GB).

Beim Vollzugriffsberechtigungen auf ein freigegebenes Postfach braucht wird es dank des Autoermittlungseintrag automatisch zum Benutzerpostfach hinzugefügt und man braucht keine Anmeldedaten für es.

Das freigegebene Postfach hat Kalender und Kontakte, die von den berechtigten Benutzern verwaltet werden können. Beim Bedarf kann der Admin aber das einschränken.

Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Desislava Dimova

Microsoft Office 365 Support Engineer

Alexandar Petrov

Hallo Jennifer,

vielen Dank für deine Anfrage.

Wenn man im Outlook mit freigegebene Postfächer arbeitet, braucht man auf Personen zu wechseln und den entsprechenden Kontakt-Ordner zu selektieren, um die Kontakte zu sehen und eine Nachricht zu starten.

Der Administrator im Office 365 kann kontakte im Office 365
erstellen, sodass diese im Adressbuch angezeigt werden.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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