Outlook 2016 - Emailexport mit Ordnerstruktur

Hallo Community!


Ich habe eine Frage zur Ablage und Sicherung / Archivierung von Emails in einer best. Ordnerstruktur im Windows Explorer.


Ich würde gerne meine Emails genauso wie die Ordnerstruktur in Outlook ist (also mit Unterordnern usw.) zur Archivierung auf mein Laufwerk kopieren und ggfs. nach einer bestimmten Struktur umbennen.

Gibt es ein Tool / AddIn das so etwas kann?


Zur Erklärung.


Ich verwalte meine bzw. unsere Emails (in einem Exchange-Gemeinschafts-Postfach), Auftrags- und Themenbezogen, in Unterordnern mit den entsprechenden Auftragsnummern.

(z. B. - alle Emails die mit dem Auftrag 001 des Jahres 2018 zu tun haben werden in die "verschachtelten" Unterordner 2018/001-025/2018_001 verschoben.) - Diese Verschachtelung hat mehrere Gründe, u. A. zur besseren Übersicht beim Auflisten der einzelnen Aufträge ist aber auch historisch gewachsen - über Sinn und Unsinn dieser Struktur kann man sicherlich diskutieren.

Ich habe verhältnismäßig viele Auftragsnummern pro Jahr (ca. 300 Stück) - also im Schnitt ca. 1 Auftrag pro Tag und pro Auftrag kommen, über die Zeit des Auftragsablaufs, im Schnitt ca. 20-30 Emails (inkl. Anhang) aber teilweise auch viel mehr (über 100) zusammenkommen.

Kurzum. Eine ziemliche Emailflut und relativ große Datenmengen, die sich über die Zeit ansammeln.


Alle sonstigen Daten, die während des Auftragsablaufs generiert werden (z. B. Word-Dokumente, PDF-Files, Excel-Tabellen usw., werden in einer selben bzw. ähnlichen Ordnerstruktur, wie die Ordnerstruktur in Outlook, Auftrags- und Themenbezogen über den Explorer in einem Laufwerk abgelegt.


Zur Archivierung und Verschlankung des Outlook-Postfachs, kopiere ich von Zeit zu Zeit (monatlich oder nach Abschluß des Auftrags) die Emails und kopiere diese in den entsprechenden, zugehörigen Unterordner des Auftrags. Dies ist jedoch sehr aufwändig und die Emails in die entsprechenden Unterordner zu "friemeln" bzw. verlieren die Emails auch eine gewisse Logik um diese nachträglich zu Filtern bzw. zu durchsuchen.


Meine Idee / Frage.

Ich würde gerne die Emails mit der, im Outlook vorhanden Ordnerstruktur, in ein Ordnerstruktur auf einem Windows-Laufwerk kopieren/verschieben.

Optimal wäre natürlich wenn die Email auch noch entsprechend einer gewissen Form umbenannt wird um nachträglich besser Filtern und Suchen zu können. (z. B. in der Form Datum-Absender-Betreff.msg also z.B. 2018_01_04-Mustermann_Hans-Anfrage_neuer_Auftrag.msg und diese Email liegt dann z. B. im Verzeichnis D:\...\Aufträge\2018\001-025\2018_001).

Wenn die Emails dann in dieser Struktur in meinem Laufwerk / Festplatte liegen, kann ich die Emails nachträglich relativ leicht in die einzelnen Ordner der Aufträge verschieben. Vlt. passt man dann auch die Ordnerstruktur der Auftragsablage entsprechend an aber das sollte nicht das große Problem sein.


Ich hatte schon mal ein Tool welches die Emails in dieser Form umbenannt in einen, auswählbaren Ordner gespeichert hat. Jedoch musste man die Emails einzeln auswählen bzw. wurden alle Emails, aus allen Ordnern und Unterordnern nur in eine Ordnerebene kopiert. Also ohne die Ordnerstruktur zu übernehmen. Wie dieses Tool hieß, kann ich leider nicht mehr sagen.


Ich hoffe ich konnte es einigermaßen verständlich formulieren.

• Gibt es ein Tool / AddIn / Makro das genau das macht?
• Hat jemand eine Idee wie ich diese Funktion umsetzen könnte?

Würde mich über Tipss / Anregungen und Vorschläge sehr freuen.


Viele Grüße

Sigi-77