Outlook – Ordner aus Shared Mailbox verschieben sich

Kai Filipovic · 16. Februar 2021

Hallo zusammen,

nachdem keine Lösung seitens des MS Supports selbst gefundenwerden konnte, wende ich mich mit meinem Problem an die Community.

Folgende Probleme treten sporadisch und in verschiedenVariationen auf:

Order aus einer Shared Mailbox verschieben sichin irgendeinen anderen Ordner

Order aus einer Shared Mailbox beinhalten keineUnterorder mehr Web APP ist dieser zu sehen

Die oben aufgeführten Probleme entstehen willkürlich undmeist über Nacht. Zu 80% befällt dieses Problem einen explizierten Ordner, jedochwaren auch schon anderen davon betroffen.

Unsere Ordner sind in Outlook alle gecached, da sonst dasLaden der Mails zu lange dauert.
Nach dem Löschen des Caches sind natürlich alle Ordner wieder zu sehe, jedochbleibt das Problem, dass sich diese automatisch verschieben.

Zudem verändert sich fast wöchentlich die Reihenfolge derOrdner.

Da innerhalb von Outlook es nicht möglich ist die Ordner zuverschieben Fehlermeldung bzw. Privater Mails etc., kann ich zu 99% ausschließen,dass ein User die Ursache ist.

Ich hoffe, es gibt dafür eine praktikable Lösung oder einenentsprechenden Workaround, da dass immer wieder „Neu Cachen“ der Order superviel Zeit in Anspruch nimmt.

Vielen Dank im Voraus!

Kai Filipovic

Hallo Alexandar,

die von mir aufgeführten Probleme wurden schon mehrfach von Support
Mitarbeitern angesehen, geloggt etc. Keiner der Mitarbeiter war sich sicher,
woher das Problem stammt und habe es "auf gut Glück" versucht zu
fixen. Das Problem ist, dass wir natürliche nach jedem Mal die Ordner neu synchronisiert
haben (Cache gelöscht) und das Problem somit für den Moment verschwunden ist.
Heißt, wir müssen dann immer wieder warten, ob das Problem erneut auftritt, was
nun nach dem letzten Wochenende zu gefühlt 20ten Mal auch passiert ist.

Das Problem, dass die Ordner verschoben sind, ist in Outlook sowie im WEB
gleich. Einzig die Synchronisation und die Struktur nach dem zurückverschieben
in der WEB-APP wird in Outlook nicht übernommen. Zumal die Baumstruktur sich
zwischen Web-APP und Outlook ganze Zeit schon unterscheidet und gefühlt jeden
Tag ein anderer Ordner ganz oben in Outlook steht, welchen man aber nur
temporär verschieben kann, da er nach paar Minuten wieder an seiner alten Stelle
zurück ist.

Würde das Problem nur auf einem PC auftreten, könnte man das Problem evtl.
eingrenzen, aber leider haben wir mit egal welchem Endgerät (welches Outlook installiert
hat) das gleiche Problem. Auch auf PC welche normal nicht im Firmennetzwerk vertreten
sind.

Mit freundlichen Grüßen

Alexandar Petrov

Hallo Kai,

vielen Dank für deine Anfrage.

Was meinst du genau mit "nachdem keine Lösung seitens des MS Supports selbst gefunden werden konnte"? Hast du deine Angelegenheit mit jemand von dem Support diskutiert? Wurde das Problem auf der Remote-Verbindung reproduziert? Sporadische Angelegenheiten können schwär ohne Remote gelöst werden.

Wenn im Outlook Web App die Ordner korrekt angezeigt sind, dann funktionieren unsere Online Dienste und die Angelegenheit ist lokal. Hast du bereits versucht in einem neuen Outlook Profil das Problem zu reproduzieren? Kann man das Problem mit einem alternativen Netzwerk ohne einen Proxy Server, eine Antivirensoftware, oder weitere Sicherheiten reproduzieren?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Andreas_G_DE

Hallo Georgi,

vielen Dank für Deine Mühe und Antwort.

Ich glaube ich habe es herausgefunden. Das Postfach in dem diese Approval-E-Mails landen, ist eine Shared-Mailbox: Postmaster(at)Domain.tld, die ich im OWA als freigegebenen Ordner meiner Navigationsleiste hinzugefügt habe (Rechtsklick auf meinen persönlichen
Mailboxnamen dann "Freigegeben Ordner hinzufügen").

Gehe ich darüber in den Posteingang der shared-mailbox und betrachte die Approval-E-Mails tauchen die "Genehmigen" und "Ablehnen" Schaltflächen nicht auf.

Öffne ich die shared-mailbox via "Weiteres Postfach öffnen..." über mein Menü oben rechts im OWA so dass sich das Postfach in einem eigenen Fenster öffnet erscheinen die beiden Schaltflächen in den Approval-E-Mails.

Im Outlook Desktop Client erscheinen die Schaltflächen wie bereits erwähnt auch in der shared-mailbox die unter meiner persönlichen Exchange-Mailbox auftaucht. Das wäre sehr nervig wenn man das geteilte Postfach nun immer extra öffnen muss um die Schaltflächen
nutzen zu können.

Die Lokalisierung der shared-mailbox stand tatsächlich noch auf English, geändert auf Deutsch und nun landen deutsche E-Mails im Postfach. Das hat also schon einmal geklappt, vielen Dank.

Malte Pabst

Hallo Eva,

ich habe nicht alle von Dir und Alexander dargestellten Kombinationen durchprobiert.

Wenn Du jedoch ein Freigegebenes Postfach hast und den Browser nutzen möchtest, dann kann folgende Vorgehensweise Abhilfe leisten.

Deine Benutzer haben das Recht "Postfachvollzugriff" und "Senden Als" auf das freigegebene Postfach.

Sie sollten es nicht nach eigener Anmeldung an der Outlook Web App über den Button "Weiteres Postfach öffnen" sondern den Browser zusätzlich im Modus "Privat" starten oder einen anderen Browser nutzen, der eine erneute Anmeldung verlangt.

In der Adresszeile gibt man "HTTPS//outlok.office.com/owa/SMTP_Adresse_der_SharedMailbox" ein. Im Folgenden Anmeldedialog, nutzen Deine Anwender ihre normalen Anmeldedaten.

Schön ist sicher anders.

Da ist etwas von meinem Post "verlorengegangen". Daher jetzt nochmal die Ergänzung für Outlook:

Für Outlook gibt es eine anwenderfreundlichere Variante.

Der Vollzugriff für eine Shared Mailbox sollte ohne automapping erfolgen.

https://support.microsoft.com/en-us...utomapping-for-a-shared-mailbox-in-office-365

1. Entferne die Vollzugriffsberechtigung und warte ab, bis die Shared Mailbox im Outlook Profil des Anwenders nicht mehr angezeigt wird.

2. Erteile mit Hilfe der Exchange Online Powershell wieder Vollzugriffsberechtigung aber verwende den Schalter "-AutoMapping:$false" (Siehe Link oben).

3. Der Anwender bindet die Shared Mailbox als "paralleles Postfach" in das Outlookprofil ein.

Outlook starten --> Datei --> Informationen --> "Konto hinzufügen".

Als Mailadresse, die primäre Mailadresse der Shared Mailbox eintragen, im Anmeldefenster die Benutzerkennung und das Kennwort des Anwenders.

Jetzt existieren zwei gleichberechtigte Postfächer im Outlook Profil. Je nach Fokus im Outlook, agiert der Anwender im eigenen Kontext oder als "Shared Mailbox".

Gruß Malte

Alexandar Petrov

Hallo kb_tkb,

vielen Dank für Deine Anfrage.

Wenn Du diese Postfächer im Outlook Web App in separaten Fenster aufmachst, werden die gesendete und gelöschte Elemente immer im selben Postfach bleiben. Für lokale Outlook Klienten kannst Du mit Registerschlüsseln bestimmen, wo die gesendeten und
gelöschten Elemente aufbewahrt werden.

Mit dem Registerschlüssel DelegateWastebasketStyle (HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General) kannst Du bestimmen, wo die gelöschten Mails aufbewahrt werden. Beim Wert 4, werden die gelöschte Mails im "Gelöschte Elemente"
Ordner von dem zusätzlichen Postfach landen. Beim Wert 8, werden die Mails im Deinen "Gelöschte Elemente" Ordner bleiben.

Hier den Artikel dafür.

Weiter kannst Du den Registerschlüssel DelegateSentItemsStyle (HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences) verwenden, um die gesendete Mails entsprechend im eigenen "Gesendete Objekte" Ordner (Wert 0), oder im "Gesendete Objekte"
Ordner von dem delegierten Postfach (Wert 1) zu speichern.
Hier findest Du einen Artikel dafür.

Freue mich auf Deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

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