Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

Diskutiere und helfe bei Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien im Bereich Microsoft Office im Windows Info bei einer Lösung; Guten Morgen, wir verwenden Office 365 Business. Dort insbesondere Word, Excel und OneDrive. Der Umstieg bei Emails auf Outlook soll demnächst... Dieses Thema im Forum "Microsoft Office" wurde erstellt von MonikaLingenfelder, 24. April 2017.

  1. Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien


    Guten Morgen,

    wir verwenden Office 365 Business. Dort insbesondere Word, Excel und OneDrive. Der Umstieg bei Emails auf Outlook soll demnächst erfolgen.

    Leider habe ich bislang keinen Hinweis zum Thema revisionssichere Archivierung sowohl von Emails, als auch sonstigen Dateien gefunden. Bietet Microsoft hierzu etwas an oder ist etwas in Vorbereitung?

    Für Hinweise hierzu vorab besten Dank
     
  2. MonikaLingenfelder Win User

    Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

    Hallo Alexander,

    danke für die Info. Ich werde mit den Kollegen Kontakt aufnehmen.

    Sorry, wenn wir die Forumsregeln nicht beachtet haben. Soll nicht wieder vorkommen.

    Viele Grüße

    Monika Lingenfelder
  3. Alexandar Petrov Win User

    Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

    Hallo Monika, hallo Wolfgang,



    Ich bin leider nur ein technischen Support-Mitarbeiter und keinen Rechtsanwalt. Microsoft hat eine separate Abteilung für solche Fälle. Hier kann ich nur noch bestätigen, dass man im Exchange Online den Postfachinhalt dauerhaft aufbewahren kann. Dabei
    werden alle Postfachinformationen, wie im Exchange Online Server angekommen gespeichert und aufbewahrt.



    Um sicher zu sein,
    kontaktiere
    am besten direkt die Kollegen, sodass die Gesätz-Informationen von der Rechtsabteilung bestätigt werden können, als die gerade von keiner vertrauenswürdigen Quelle kommen.



    P.S. Es ist gegen die
    Forum-Regeln
    mehrere Personen ein Community-Konto zu verwenden. Sehen Sie unter "Dinge, wegen denen Sie sofort in dieser Community gesperrt werden"



    Freue mich auf eine Rückmeldung.



    Mit freundlichen Grüßen,

    Alexander Petrov

    Microsoft Office 365 Support Engineer

    Wenn Sie das hilfreich finden, bitte markieren sie es als "Hilfreich" oder "Antwort"
  4. MonikaLingenfelder Win User

    Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

    Hallo Alexander, hallo Malte,

    danke für die schnelle Antwort.

    Das Thema "revisionssichere Archivierung ist, soweit ich es verstehe, ein komplexes Thema.

    Ich habe Ihnen auszugsweise die Fundstelle in Wikipedia beigefügt.

    Quelle: Wikipedia

    Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen
    des Handelsgesetzbuches § 239,
    § 257 HGB sowie der Abgabenordnung
    § 146,
    § 147,§ 200 und den

    GoBD
    an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt..................




    Die folgenden zehn Merksätze zur
    revisionssicheren
    elektronischen Archivierung stammen vom
    Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
    :[5]


    1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
    2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
    3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
    4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
    5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
    6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
    7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
    8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
    9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
    10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

    Ich bin mir nicht sicher, ob die Office - Archivierung insbesondere die Punkte 4 und 8 erfüllt.

    Viele Grüße

    Wolfgang Lingenfelder

  5. Alexandar Petrov Win User

    Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

    Hallo Monika,



    Microsoft bietet mehrere Möglichkeiten deine Angaben zu archivieren. Wir haben einiges zum Archivieren von Postfachinhalt bereits

    hier
    geschrieben. Du kannst auch eine
    dauerhafte Aufbewahrung
    für die Postfächer im Office 365 Portal aktivieren, um deine Postfach Elemente zu sichern.



    Man kann auch in einem
    kostenlosen Webinar
    teilnehmen, wo sogar mehr zum Thema erfahren kann.



    Beschreibe bitte sonst besser, was du genau erreichen willst und welche Probleme triffst du dabei?



    Freue mich auf deine Rückmeldung.



    Mit freundlichen Grüßen,

    Alexander Petrov

    Microsoft Office 365 Support Engineer

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  6. Malte Pabst Win User

    Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

  7. User Advert


    Hi,

    willkommen im Windows Forum!
Thema:

Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien - Microsoft Office

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