Revisionssichere Archivierung von Emails und Dateien

Hallo Alexander,

danke für die Info. Ich werde mit den Kollegen Kontakt aufnehmen.

Sorry, wenn wir die Forumsregeln nicht beachtet haben. Soll nicht wieder vorkommen.

Viele Grüße

Monika Lingenfelder

Hallo Monika, hallo Wolfgang,



Ich bin leider nur ein technischen Support-Mitarbeiter und keinen Rechtsanwalt. Microsoft hat eine separate Abteilung für solche Fälle. Hier kann ich nur noch bestätigen, dass man im Exchange Online den Postfachinhalt dauerhaft aufbewahren kann. Dabei
werden alle Postfachinformationen, wie im Exchange Online Server angekommen gespeichert und aufbewahrt.



Um sicher zu sein,
kontaktiere am besten direkt die Kollegen, sodass die Gesätz-Informationen von der Rechtsabteilung bestätigt werden können, als die gerade von keiner vertrauenswürdigen Quelle kommen.



P.S. Es ist gegen die
Forum-Regeln mehrere Personen ein Community-Konto zu verwenden. Sehen Sie unter "Dinge, wegen denen Sie sofort in dieser Community gesperrt werden"



Freue mich auf eine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

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Hallo Alexander, hallo Malte,

danke für die schnelle Antwort.

Das Thema "revisionssichere Archivierung ist, soweit ich es verstehe, ein komplexes Thema.

Ich habe Ihnen auszugsweise die Fundstelle in Wikipedia beigefügt.

Quelle: Wikipedia

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen
des Handelsgesetzbuches § 239,
§ 257 HGB sowie der Abgabenordnung
§ 146,
§ 147,§ 200 und den

GoBD an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt..................



Die folgenden zehn Merksätze zur
revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom
Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.:[5]

1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

Ich bin mir nicht sicher, ob die Office - Archivierung insbesondere die Punkte 4 und 8 erfüllt.

Viele Grüße

Wolfgang Lingenfelder

Hallo Monika,



Microsoft bietet mehrere Möglichkeiten deine Angaben zu archivieren. Wir haben einiges zum Archivieren von Postfachinhalt bereits

hier geschrieben. Du kannst auch eine
dauerhafte Aufbewahrung für die Postfächer im Office 365 Portal aktivieren, um deine Postfach Elemente zu sichern.



Man kann auch in einem
kostenlosen Webinar teilnehmen, wo sogar mehr zum Thema erfahren kann.



Beschreibe bitte sonst besser, was du genau erreichen willst und welche Probleme triffst du dabei?



Freue mich auf deine Rückmeldung.



Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

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Hallo Monika,

Diese Funktion besteht, setzt jedoch bestimmte O365 Lizenzen voraus.

Hehe ich weitertippe, verweise ich auf den Diskussionsbeitrag von
Georgi Taskov https://answers.microsoft.com/de-de...berblick/24b71e70-1dc5-4261-9ed0-2a7846451f52
zum Thema hier im Forum. Sehr gut beschrieben.

Gruß Malte