Seriendruck in Word zeigt in Vorschau alles an - druckt aber nur 4 Datensätze

MaScBe · 21. November 2019

Hallo,

ich habe folgendes Problem:

Ich habe eine Excel Tabelle, in der zu verschiedenen Kunden unterschiedlich viele Mitarbeiter zugeordnet sind. Jede Firma ist in einer Hilfsspalte mit einer hochzählenden Zahl versehen, dass heißt beim Firmenwechsel beginnt es immer mit 1.

Ich möchte einen Serienbrief an alle Firmen schreiben, in der alle Mitarbeiter dieser Firma aufgelistet sind. Dazu habe ich ein Word Dokument als Serienbrief gestartet und über SKIPIF <>1 die Umschaltung erwirkt, danach mit IF bzw. NEXT / IF bis zur maximalen Datensatzanzahl je Firma hochgezählt.

Wenn ich "Vorschau / Ergebnisse" anwähle kann ich mich durch alle Datensätze mit richtiger Zuordnung und Darstellung aller Mitarbeiter je Firma klicken.

Aber - jetzt das Problem - es werden von den 9 Firmen nur 4 gedruckt und zusätzlich wird, wenn eine Firma nur 1 - 2 Mitarbeiter hat, bis zum Hochzählen jeweils ein leeres Blatt gedruckt. Damit könnte ich zur Not leben, aber ärgerlich ist, dass das, was ich auf dem Monitor sehe, nicht an den Drucker geht.

Bin mit meinem Latein am Ende und hoffe auf Eure Hilfe...

Besten Dank und Gruß,

Mathias

Lisa Wilke-Thissen

Hallo Mathias,

davon ausgehend, dass du tatsächlich einen "Serienbrief" (also kein "Verzeichnis") erstellen möchtest, hier ein Video von Andreas Thehos:

https://www.youtube.com/watch?v=w5owTBobPQM

Entsprechend könnte dein Hauptdokument nach Anschrift, Datum, Betreff etc. folgendermaßen aufgebaut sein:

{ MERGEFIELD Nachname }, { MERGEFIELD Vorname }, { MERGEFIELD WAW}{ SET LetzterEintrag { IF { MERGEFIELD Hilfsspalte } = "1" "aus" "an" } } { NEXTIF { MERGEFIELD Hilfsspalte } ="0" }

{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Nachname }, " } { IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Vorname }, "}{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD WAW }" }{ SET LetzterEintrag { IF { MERGEFIELD Hilfsspalte } = "1" "aus" "an" } }
{ NEXTIF { MERGEFIELD Hilfsspalte } ="0" }

{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Nachname }, " } { IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Vorname }, "}{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD WAW }" }{ SET LetzterEintrag { IF { MERGEFIELD Hilfsspalte } = "1" "aus" "an" } }
{ NEXTIF { MERGEFIELD Hilfsspalte } ="0" }

{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Nachname }, " } { IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Vorname }, "}{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD WAW }" }{ SET LetzterEintrag { IF { MERGEFIELD Hilfsspalte } = "1" "aus" "an" } }
{ NEXTIF { MERGEFIELD Hilfsspalte } ="0" }

{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Nachname }, " } { IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD Vorname }, "}{ IF { LetzterEintrag } ="an" "{ MERGEFIELD WAW }" }{ SET LetzterEintrag { IF { MERGEFIELD Hilfsspalte } = "1" "aus" "an" } }
{ NEXTIF { MERGEFIELD Hilfsspalte } ="0" }

Die Hilfsspalte sollte in diesem Fall nicht die Mitarbeiter durchnummerieren, sondern jeweils eine "1" für den letzten Eintrag einer Firma, ansonsten eine "0" enthalten.

Falls du doch mit einem Verzeichnis arbeiten willst, hilft dir vermutlich Pia Borks Artikel weiter:

http://www.borkpc.de/Word/wd_seriegrup01.html

Viele Grüße

Lisa

MaScBe

Hallo Lisa!

Vielen Dank für Deine Antwort. Ich poste mal den verwendeten Quelltext, denn es kann ja dann nur darin ein Bug enthalten sein der diese Diskrepanz bei der Zusammenführung auslöst... Vielleicht ergibt sich daraus etwas...

Danke und Gruß,

Mathias

MaScBe

Hallo Lisa,

vielen Dank für Deine Antwort und Mühe. Ich probiere das mal aus.

Beste Grüße,

Mathias

Lisa Wilke-Thissen

Hallo,

die Vorschau auf Datensätze ist keine Druckvorschau. Erst während des Zusammenführens von Hauptdokument und Datenquelle in ein neues Dokument werden die Felder berechnet und das endgültige Ergebnis an die neue Datei übergeben.

Warum im vorliegenden Fall anscheinend Datensätze übersprungen werden, kann ich nicht sagen. Dazu sind die Angaben zu dürftig.

Viele Grüße

Lisa

Marco Seefeldt

Wenn Sie einen Seriendruck vom Typ "Brief" erstellen, brauchen Sie das Feld "Naechster Datensatz" nicht einzufuegen.

Word liest einen Datensatz, nimmt das Seriendruck-Hauptdokument und ersetzt alle Seriendruckfelder.
Am Ende des Dokuments ruft Word automatisch den naechsten Datensatz ab und fuegt ihn in das Seriendruck-Hauptdokument ein.
Aus diesem Grund muessen Sie bei einem Etikettenseriendruck vor jedem Etikett, ausser vor dem ersten Etikett das Feld "Naechster Datensatz" einfuegen.

Hi,

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