Serienemails mit Outlook und Excel

Hallo Mister.XYZ_2015,



Gerne helfe ich Ihnen weiter, wie Sie mehrere E-Mails mit Excel- und Word-Hilfe versenden können.



Zuerst beantworte ich Ihre Fragen.



1.)
Wie kann ich festlegen, von welchem meiner Konten in Outlook die Email verschickt wird?

• E- Mails werden von Ihrem Standardkonto gesendet. Wenn Sie ändern möchten, folgen Sie einfach
  Ändern des zum Senden von e-Mail-Nachrichten
  verwendeten Kontos Schritt des Artikels.

2.)
Kann ich im Feld Empfänger in Excel, welches später der Empfänger in der Outlook-Email wird, z.B. mehrere Emailadressen eingeben, dass Outlook die Email an mehrere Empfänger gleich verschickt
- also mehrere Empfänger im Feld an.

• Ja, Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Ich werde Ihnen später zeigen, wie.

3.)
Kann ich irgendwie ein CC oder ähnliches festlegen für die Serienemail?

• Sie können eine Nachricht an mehrere Empfänger senden.

4.)
Kann ich spezielle / personalisierte Anhänge in Form einer PDF an eine Serienmail anhängen? Müsste ich hierzu einen Pfad zur PDF-Datei in der Excelliste eintragen?

• Es gibt keine integrierte Option, um PDF-Dateien mit einer Seriendruckoption an Ihre E-Mails anzuhängen. Sie können die Nachricht jedoch wie einen Hyperlink anhängen und die Empfänger können sie öffnen. Es gibt eine andere Problemumgehung,
  wenn Sie ein Drittanbieter-Add-In verwenden, um Dateien an Ihren Seriendruck anzuhängen.

• Wenn Sie wie ein Hyperlink anhängen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Schreiben Sie den PDF-Dateinamen in die E-Mail und wählen Sie ihn aus> Rechtsklick> Vorhandene Datei oder Webseite> Klicken Sie, um nach einer Datei zu suchen> Wählen Sie Ihr PDF-Dokument aus





Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Vorbereiten Ihrer Excel-Tabelle für einen Seriendruck. Stelle sicher:





Bereiten Sie die Empfängerliste vor:

• Sie sollten alle Empfängerinformationen in einer Excel-Tabelle speichern.
• Die erste Zeile der Tabelle sollte Spaltenüberschriften wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse enthalten.
• Die E-Mail-Adresse jedes Empfängers muss in einer eigenen Spalte ohne vollständigen Namen, spitze Klammern, Anführungszeichen oder andere Sonderzeichen stehen.
• Die Informationen jedes Empfängers müssen in einer separaten Zeile aufgeführt werden.
• Zeilen- und Spaltenbeispiel mit Spaltenüberschriften

Bereiten Sie die E-Mail-Nachricht vor

1. Starten Sie Microsoft Word und beginnen Sie mit einem neuen leeren Dokument.
2. Wechseln Sie in das Menüband Mailings.
3. Klicken Sie auf das Menü Seriendruck starten und wählen Sie die Option E-Mail-Nachrichten.
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4. Klicken Sie auf das Menü Empfänger auswählen und wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden
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5. Durchsuchen Sie die zuvor erstellte Excel-Tabelle und wählen Sie sie aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Öffnen.
6. Klicken Sie im Fenster Tabelle auswählen auf den Namen des Blatts, das die Informationen Ihres Empfängers enthält.
   

• Wenn Sie Optionen für Sheet1, Sheet2 und Sheet3 haben, befinden sich die Informationen wahrscheinlich auf Sheet1.
• Wenn Sie in der ersten Zeile Ihrer Tabelle Spaltenüberschriften eingegeben haben, vergewissern Sie sich, dass die Option Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften aktiviert ist.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
• Verfassen Sie den Hauptteil Ihrer Nachricht mit Word:
• Sie können zur Multifunktionsleiste "Start" zurückkehren, um Formatierungen wie Fett, Kursiv, Schriftfarben und Überschriften hinzuzufügen.
• Nicht alle Formatierungen sind für alle Empfänger sichtbar. Outlook-Benutzer sehen den größten Teil der Formatierung. Webmail-Benutzer sehen Fett, Kursiv und Listen, jedoch keine Schriftstile oder -farben.

Senden Sie die E-Mail-Nachrichten

1. Wechseln Sie in das Menüband Mailings.
2. Klicken Sie auf das Menü Fertig stellen & Zusammenführen und wählen Sie die Option E-Mail-Nachrichten senden.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü An das Feld aus, das die E-Mail-Adresse der einzelnen Empfänger enthält.
4. Geben Sie im Textfeld Betreff die für die E-Mail-Nachricht verwendete Betreffzeile ein.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Mail-Format die Option HTML aus.
6. Wählen Sie für das Optionsfeld Datensätze senden die Option Alle aus.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Nachrichten zu senden

Zu guter Letzt gibt es hier einige Tipps zum Zusammenführen von E-Mails:



• Wenn Sie die Nachricht für jeden Empfänger anpassen, können Sie über die Schaltfläche "Vorschau der Ergebnisse" in der Mailings-Multifunktionsleiste die Daten aus Ihrer Tabelle im Nachrichtentext anstelle der Feldnamen anzeigen. Verwenden Sie die
Pfeile rechts neben dieser Schaltfläche in der Multifunktionsleiste, um eine Vorschau der verschiedenen Datensätze aus Ihrer Tabelle anzuzeigen.



• Das Anpassen der E-Mail-Nachricht für jeden Empfänger ist am einfachsten, wenn die Informationen in mehrere Spalten unterteilt sind. Zum Beispiel ist es besser, den Vor- und Nachnamen in getrennten Spalten zu belassen, als sie in einer einzelnen
Spalte namens name zu belassen. Sie können in Ihrer Nachricht immer zwei Felder zusammenfassen, aber das Auseinanderziehen von Feldern ist viel schwieriger.



• Wenn Sie Newsletter oder Flyer als PDF-Anhänge senden, können Sie das PDF auf Ihrer Website veröffentlichen und anschließend mithilfe des Seriendrucks eine Benachrichtigung mit einem Link senden. Später können Sie die Statistiken Ihrer Website überprüfen,
um festzustellen, wie viele Personen die PDF heruntergeladen haben.



• Möglicherweise möchten Sie sich selbst als ersten Empfänger in Ihre Tabelle aufnehmen, um die Nachrichtenübermittlung zu testen. Verwenden Sie die Schaltfläche Vorschau der Ergebnisse, um die Nachricht anzuzeigen, die Sie erhalten. Folgen Sie den
Anweisungen zum Senden, ändern Sie jedoch die Option "Datensätze senden" von "Alle" in "Aktuell". Dadurch wird nur die aktuell über Outlook in der Vorschau angezeigte Nachricht gesendet.



Weitere Informationen zum Seriendruck finden Sie in den folgenden Artikeln:



Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle

Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails

Einfügen von Seriendruckfeldern


Wenn Sie weitere Fragen haben, werden wir hier sein!

Mit freundlichen Grüßen,

Viki

Hallo,

Also, wenn ich das richtig verstehe, möchten Sie verschiedene PDFs an verschiedene E-Mails anhängen? Der Body-Text wäre der gleiche, nur die PDF-Datei ist anders?
ja, das verstehen sie richtig!

weiterhin stehen noch die folgenden Punkte als Frage im Raum:

1.) mehrere Personen gleichzeitig informieren - also z.B. Firma xyz gleichzeitig Sekretariat, Geschäftsführung, Mitarbeiter xyz --> alle sollen im AN-Feld vertreten sein. Die Emailadresse können in Excel je nach Bedarf verwaltet
werden, also z.B. *** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. ***;*** Die E-Mail-Adresse wurde aus Datenschutzgründen entfernt. *** oder in separierten Spalten oder oder oder

2.) jemanden CC in einer Serienemail informieren - von mir aus auch die Emailadressen aus 1.)

Und natürlich das mit dem PDF anhängen, aber das war ja explizit noch als Frage von Ihnen angesprochen worden.

Danke für die freundliche Hilfe.

Gruß

Hallo Mister.XYZ_2015,

Ich bin immer noch hier, um zu helfen.

E-Mails, die Sie aus Word senden möchten, können mit dem in Outlook als Standardkonto festgelegten Konto gesendet werden. Sie können dies jedoch nur in Outlook ändern. Wenn Sie also von einer E-Mail-Adresse senden möchten, die nicht Ihr Standardkonto
ist, müssen Sie diese in Outlook als Standard für diese Zeit festlegen.



Hier sind die Schritte, um dies zu tun:





Also, wenn ich das richtig verstehe, möchten Sie verschiedene PDFs an verschiedene E-Mails anhängen? Der Body-Text wäre der gleiche, nur die PDF-Datei ist anders?



Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Freundliche Grüße:

Viki

Hallo,

zunächst einmal vielen Dank für die sehr ausführliche Erläuterung.

Die ganzen Punkte habe ich ausprobiert und funktionieren.

Was ich aber noch nicht aus dem Ganzen herauslesen konnte sind die folgenden Punkte:

[b][i]2.) 
[/i][/b][b][i]Kann ich im Feld Empfänger in Excel, welches später der Empfänger in der Outlook-Email wird, z.B. mehrere Emailadressen eingeben, dass Outlook die Email an mehrere Empfänger gleich verschickt
 - also mehrere Empfänger im Feld an.[/i][/b]

Ja, Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Ich werde Ihnen später zeigen, wie.

[b][i]3.) 
[/i][/b][b][i]Kann ich irgendwie ein CC oder ähnliches festlegen für die Serienemail?[/i][/b]Sie können eine Nachricht an mehrere Empfänger senden.
Hier geht die Antwort meiner Meinung nach leider nicht aus den folgenden Erklärungen hervor :-(

Vielleicht könnten Sie das entsprechend noch einmal erläutern?

Weiterhin ist mir nicht ganz klar, wie ich automatisiert (also z.B. im Excel-Datenblatt o.ä.) das Emailkonto festlegen kann, mit welchem die Emails verschickt werden sollen? Der entsprechende Link in der Erläuterung bezieht sich meiner Meinung nach nur auf
neue Emails, die ich direkt in Outlook erstelle und nicht auf Serienemails, die aus Word heraus generiert werden.

Bzgl. der PDF-Datei wäre ich Ihnen dankbar, wenn sie mir einen Drittanbieter Add-In nennen könnten. Das Beispiel, welches sie beschreiben verstehe ich, ist leider für uns nicht nutzbar, da es sich hier persönliche Bescheinigungen handelt. Hier müsste ich
jeder Serien-Email eine explizit dazu gehörende PDF-Datei anhängen und nicht wie bei einem Flyer eine (gleiche) PDF für alle Empfänger.

Vielleicht haben Sie hierzu auch noch Ideen, wie man das umsetzen könnte.

Beim Testen habe ich eine - nicht ganz komfortable - Variante herausgefunden. Dazu müsste ich Outlook zunächst auf den Offline-Modus setzen, die Emails aus dem Postausgang Konto1 auf Postausgang Konto2 verschieben... dann würden sie vom Konto 2 verschickt
und nicht vom Standardkonto 1. Ist aber blöd, wenn man das vor Abschicken vergißt :-(

Trotzdem vielen Dank für die bisherigen hilfreichen Erläuterungen

Gruß

noch irgendeine letzte Idee?

PS. ich brauche die Kontakte zum versenden einer Serienemail, die leicht personalisiert wird in word