Sharepoint 365 - Richtlinie, dass Dokumente nicht gelöscht werden können

Lea Beck · 26. Mai 2020

Hallo zusammen,

im Zuge unserer Datenbereinigung müssen wir uns überlegen, wie wir das Archivieren unserer Dokumente, explizit Rechnungen, GOBD-konform gestallten. Gibt es mit dem Sharepoint 365 eine Möglichkeit eine Richtlinie oder Ähnliches zu erstellen, sodass Dokumente aus bestimmten Ordnern zuerst in einer Art Bearbeitungsstatus sind und nach Freigabe einer bestimmten Person nicht mehr gelöscht werden können?

Ich weiß, dass es Aufbewahrungsrichtlinien gibt, die das Löschen dieser Dokumente unterbinden. Unser Problem ist jedoch, dass sehr oft Rechnungen und vor allem Angebote nochmal geändert werden müssen. Das wäre dann ja nicht mehr möglich. Gibt es sonst eventuell eine verzögerte Aufbewahrungsrichtlinie, die das Löschen z.B. nach ca 2 Wochen erst verhindert?

Ich bin für jede Hilfe dankbar.

Viele Grüße

Lea

Galin Karlovv

Hallo Lea,

Die Aufbewahrungsrichtlinien werden aktiviert, wenn das Dokument erstellt oder geändert wird. Es gibt keine Option in 2 Wochen es zu aktivieren. Mehr Details findest du im

Artikel.

Es gibt eine Option mit PowerAutomate, dass die Dokumente in der Bibliothek 2 Wochen liegen und dann mit Flow verschoben werden. Mehr Details findest du im besprochenen

Thema .

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Lea Beck

Hallo Galin,

das hilft mir schon weiter. Vielen Dank!

Galin Karlovv

Hallo Lea,

Wie du geschrieben hast, sind die Aufbewahrungsrichtlinien die Option Löschen der Dokumente zu unterbinden. Ich werde weiter untersuchen, ob es eine Variante für dein Szenario gibt und werde mich wieder melden.

Mit freundlichen Grüßen,

Galin Karlov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Robert Seitz- [O365]

Hi Alexander,

was bedeutet Mails die im Ordner "Gelöschte Elemente" importiert wurden, werden von der Richtlinie nicht entfernt?

Ich habe Office 365 seit über einem Jahr, die Mails sind aus Mai - Juni 2015, sind also während der Benutzungszeit von Office 365 gelöscht worden. Diese Mails müßten mit dieser Richtlinie gelöscht werden, ist das richtig?

Gruß Robert

AleksandarPetrov_MSF

Hallo Robert Seitz,

Bitte habe noch etwas Geduld. Warte bitte bis 7 Tagen ablaufen, nachdem Du diese Richtlinie dem Benutzer zugewiesen hast. Bitte merke, dass nur die Mails, die vor 180 Tagen im Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurden, von dieser neuen Richtlinie bewirkt
werden. Mails die im Ordner "Gelöschte Elemente" importiert wurden, werden von der Richtlinie nicht entfernt.

Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Alexander Petrov

Microsoft Office 365 Support Engineer

Hi,

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