Sharepoint Workflow für Benachrichtigung Zusammenfassung der Änderungen einer Liste

HaraldMehr · 27. September 2018

Hallo,

ich möchte gerne einen Workflow erstellen, in dem eine Wöchentliche Benachrichtigung an definierte User per Mail gesendet wir.

Das ganze Soll wie folgt aussehen:

In einer Sharepoint Liste werden Owner für Aufgaben definiert.

1x Wöchentlich soll dann an die definierten Owner eine Liste (Zusammenfassung) mit all den Punkte denen Sie zugewiesen wurden per Mail zugesendet werden.

Das ganze soll sich dann wöchentlich wiederholen, und alte noch offene Punkte sowie neu erstellte dann eben wieder dan die Owner zusenden.

Gibt es die Möglichkeit einen solchen Workflow zu erstellen?

Vielen Dank im Voraus für die Unterstützung.

Schöne Grüße

Harald

Georgi T.

Hallo Harald,

Bitte entschuldige die verzögerte Antwort.

Es wäre besser, du wendest dich an die Kollegen von
Microsoft Flow Community Forums
oder
TechNet -SharePoint Designer. Sie kennen sich besser mit Flows und SharePoint Designer aus, da sie dafür zuständig sind.

Bedanke mich für dein Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

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HaraldM3

Hallo Georgi,

wie der Workflow damals erstellet wurde kann ich leider nicht mehr sagen.

Ich habe aber versucht den Workflow im Sharepoint Designer 2013 nachzubauen was ohne weiteres möglich wäre.

Startoption: Worklfow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.

if Aktuelles Element: (Das ist meine Sharepoint Liste)
Owner is not emtpy

Email Aktuelles Element: Owner

Der Workflow checkt also einfach nur meine Sharepoint Liste, und wenn im Feld "Owner" ein User eingetragen ist, dann wird automatisch eine vordefinierte Mail an den "Owner" gesendet.

Der Inhalt der Mail ist immer der selbe und gibt den Owner nur Bescheid das es einen neuen Task für ihn gibt.

Schöne Grüße

Harald Mehr

HaraldM3

Hallo Georgi,

so wie ich das verstehe kann ich hier aber nur Benachrichtigungen so einrichten, das jeder User den ich angebe alle Änderung erhält, richtig?

Ich möchte es aber so haben, das jeder User nur seine eigenen Tasks bekommt und auch nicht noch die der anderen.

Die Benachrichtigungsfunktion muss also unterschiedliche Benachrichtigungen an unterschiedliche user senden.

Schöne Grüße

Harald

PS: Aktuell haben wir dazu einen Workflow, dieser hat aber keine Wöchentliche Zusammenfassung, sondern sendet bei jedem neu angelegten Punkt sofort eine Mail an den definierten Owner. Da hier aber sehr viele Mails zusammenkommen, hätte ich gerne 1x Wöchentlich
eine Zusammenfassung aller neu eröffneten Punkte.

Georgi T.

Hallo Harald,

Handelt es bei dem Workflow, den Ihr momentan habt um einen aus einer Vorlage erstellen Workflow oder habt Ihr ihn selbst erstellt?

Wenn es eine Vorlage ist, kannst du bitte mehr Informationen darüber geben?

Falls von Euch erstellt - wie genau, SharePoint Designer, mehr Informationen über die Schritte angeben.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

Georgi T.

Hallo Harald,

Dafür brauchst du keinen Workflow erstellen, es kann eine Benachrichtigung eingerichtet werden.

Siehe "Erhalten
von Benachrichtigungen zu Listenänderungen in SharePoint Online". Achte auf Punkte 5 und 9.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

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