Word 2016 / Serienbrief / Fertigstellen und zusammenführen / Feldfunktion falsch!

WolfgangKlapper · 24. Februar 2019

Also mein schöner ADOBE 9 (und seinem installierten Drucker) funktioniert nicht mehr mit dem Office 2016; Word hängt sich auf.

Gegockelt: - Die beiden sind nicht mehr kompatibel.

Einfache PDF erstellen mit der Word-Funktion ‚Speichern unter‘ und ‚PDF‘ ist etwas umständlich, geht aber. Hab‘ ich probiert nachdem's jemad gesagt hast.

Was aber wenn’s ein ‚Serienbrief‘ an einen Empfänger aus der Datenbank gehen soll?

Vorlage öffnen, Registerkarte Sendungen, dann erscheinen unter Vorschau-Ergebnisse die 10 Empfänger aus der Datenbank (Hier: Brief an die, die keine Mailadresse haben)

Soweit, so gut.

Wenn ich jetzt sage ‚speichern unter‘ und PDF auswähle, druckt er nur den Brief mit dem aktuellen Datensatz. Unten in der Fußzeile steht aus den Feldfunktionen: Seite 1 von 1. Auch noch richtig, weil ich ja auf der Seite nix drauf hab als nur die Adresse.

Auch noch gut.

Was aber, wenn der Brief an alle 10 Briefempfänger aus der Datenbank gehen soll?

Alles was ich da gefunden habe, ist in der Registerkarte Sendungen, ganz rechts ‚Fertigstellen und Zusammenführen‘

Da gibt’s dann Einzelne Dokumente bearbeiten …

Dokumente drucken oder ….

E-Mail Nachrichten…

‚E-Mail‘ will ich nicht und ‚Dokumente Drucken‘ scheidet mangels funktionierendem PDF-Drucker aus (Word hängt sich auf).

Bleibt ‚Einzelne Dokumente bearbeiten‘ übrig. Word macht dann ein neues Dokument auf, welches alle 10 Datensätze enthält.

Also in diesem Fallbeispiel jetzt 10 Seiten. Dabei ist die Datenbankverknüpfung aufgehoben. (Die Feldschattierung der Datenfelder ist auch weg.)

(Die Seitenzahlen in der Fußzeile werden erzeugt mit den Feldfunktionen ‚Page‘ und ‚Numpages‘)

Seltsam ist dann nur, dass in jedem einzelnen Dokument in der Fußzeile steht ‚Seite 1 von 19‘. (Es sollte auf jeder Seite stehen Seite 1 von 1)

Und wieso von 19 – wo es ja nur 10 Datensätze sind? – Eine 10-seitige PDF lässt sich dann mit ‚Speichern unter‘ und ‚als PDF‘ erstellen.

Und ganz verrückt wird es bei einem Brief, bei dem 128 Datensätze hinterlegt sind. Da stehen dann unten ganz verschiedene Seitenzahlen drin.

Ein paar Seiten mit ‚1 von 19‘, dann ein paar ‚1 von 34‘, dann mal wieder ..von 19, später dann ‚1 von 45‘ usf. Absolut unlogisch!

Ist das ein BUG, gehe ich einen falschen Weg, wie damit umgehen???

Lisa Wilke-Thissen

Hallo,

wenn Hauptdokument und Datenquelle in einem neuen Dokument zusammengeführt werden, enthält die neue Datei je Datensatz einen eigenen Abschnitt, damit die Seitenzählung je Abschnitt (bzw. Brief) wieder mit "1" beginnen kann.

In der Fußzeile des Hauptdokuments wird also das Feld SECTIONPAGES statt NUMPAGES benötigt, um die Seitenanzahl je Abschnitt anzugeben.

Aktiviere in der Statuszeile von Word auch die Einträge "Formatierte Seitenzahl" und "Abschnitt". So kannst du immer auch dort kontrollieren, auf welcher Seite welches Abschnitts sich die Einfügemarke befindet.

Viele Grüße

Lisa

Heinz Lyner

Hallo Wolfgang, ich bin ein unabhängiger Office Experte, warum so umständlich? Oder ich verstehe Dein Problem nicht ganz... OK der PDF Drucker aus Adobe ist nicht mehr kompatibel mit Office 2016. Es gibt aber genügend Freeware, welche einen PDF Drucker
installieren, z.B. PDF Creator. Du erstellst das gemergte Dokument in Word und druckst es dann als PDF aus. Mit dem Creator kannst Du die Seiten auch teilen.

Heiko Schönefeld

Hallo WolfgangKlapper!

Das geht ganz einfach!

Wenn du deinen Serienbrief erstellt hast benötigst du keine zusätzliche Software. Microsoft installiert autoamtisch den sogenannten "Microsoft Print to PDF" Drucker.

Also kannst du bequem deinen Serienbrief erstellen und dann beim "Fertigstellen und zusammenführen" nicht auswählen das alle Dokumente geöffnet werden sondern "Dokumente drucken" -> "Alle" und dann den "Microsoft Print to PDF" Drucker auswählen.

Fußzeile:

Gehen zum Entfernen aller Kopf- oder Fußzeilen wie folgt vor: Klicke auf der Registerkarte Einfügen auf Kopfzeile oder Fußzeile, und klicken dann auf Kopfzeile entfernen oder Fußzeile entfernen. Wenn das Dokument mehrere Abschnitte aufweist, wiederhole diesen
Vorgang für jeden Abschnitt.

Ich hoffe das hat geholfen

Grüße

Wolfgang Klapper

Hallo Heikio,

das mit der Seiten-Nummerierung hat Lisa Wilke-Thissen wunderbar erklärt und es funzt.

Leider gibt es bei meiner frisch installierten 2016er Word Version keinen "Microsoft Print to PDF" Drucker.

Vielleicht hast Du hier noch einen Tipp.

Ich hab' das gesamte Office2016-Paket unter WIN7 installiert und hatte während der Installation keine Abfrage, ob ich den Drucker mit installieren wolle oder nicht.

Mittlerweile habe ich mir einen Freeware PDF-Drucker ("7-PDF Printer") runtergeladen und ich kann arbeiten. - Aber wenn Microsoft so was mitliefert -oder sonst irgendwo anbietet- würde ich das Original schon vorziehen.

Frage:

Wie und Wo finde ich den "Microsoft Print to PDF"?

Ich danke für Antworten.

Wolfgang

Lisa Wilke-Thissen

Hallo Markus,

okay, du hast "Fertigstellen/Zusammenführen" gedrückt. Aber dann, im fertigen Serienbrief, hast du nicht alles markiert und aktualisiert? Das Fertigstellen allein bewirkt kein Aktualisieren der in den Serienbrief übertragenen INCLUDEPICTURE-Felder.

Das Drucken bewirkt ebenfalls nichts. Nach dem Zusammenführen
und vor dem Drucken müssen die Felder im fertigen Serienbrief (nicht im Hauptdokument!) aktualisiert werden.

Im Serienbrief sollten die INCLUDEPICTURE-Felder erkennbar sein, wenn du sie per Alt+F9 einblendest.

Die Vorgehensweise war schon in den vorhergehenden Versionen die gleiche, es handelt sich nicht um ein Problem unter Office 2016.

Viele Grüße

Lisa

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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