Workflow in Office 365 Tools abbilden - Mit welchem Tool geht das?

Hallo liebe Community,


ich möchte gerne einen Prozess in meiner Gruppe verbessern und hoffe ihr könnte mir dabei weiter helfen. Da ich mich nur bedingt mit Teams bzw. den Microsoft Tools auskenne, bin ich mir nicht sicher, ob man das überhaupt dort verwirklichen kann.


So sieht der generelle Workflow aus:

Es geht um die Kommentierung/Freigabe von einem Dokument PPTX, Word, Excel, PDF das eine Person A in die Gruppe gibt. Alle anderen Gruppenmitglieder sollen dieses in einer vorgegeben Zeit durchschauen z.B. 5 Tage, überprüfen, ggf. kommentieren oder, wenn alles okay ist, von ihrer Seite frei geben. Das Feedback nutzt dann Person A, um das Dokument entsprechend anzupassen. Dabei muss eine Reihenfolge eingehalten werden, sodass die nachfolgende Person die Kommentare von der vorherigen sieht.


Ist-Zustand:

Im Moment läuft das alles über Email. Person A schickt das Dokument an einen definierten Email-Verteiler. Dann erfolgt das durchgehen der Dokumente in einer Vorher festgelegten Reihenfolge:


Person 1 kommentiert und schickt es an Person 2 --> Person 2 schickt es mit seinen Kommentaren zurück an Person 1. --> Person 1 schickt die gesammelten Kommentare an Person 3 --> Person 3 an Person 4 --> usw.


Ihr seht wie ineffizient das ist und oft kommt es zu Verzögerungen, weil die E-Mail untergegangen ist.


Optimierung:

Person A muss eine zeitlich terminierte Aufgabe erstellen, dass das Dokument von der Gruppe durchgeschaut wird. Das System sendet automatisch eine Nachricht an das Team als Info, dass es diese Aufgabe gibt. Ein Workflow ist hinterlegt, der klar regelt, dass Person 1 als erstes kommentieren/freigeben muss und Person 1 erhält eine Nachricht, dass er dran ist mit kommentieren/freigeben. Wenn Person 1 fertig ist mit seinen Kommentaren soll die Datei dann von ihm "abgeschlossen" werden und das System schickt eine Info an den nächsten in der in der Freigabe-Liste. Dieser sieht dann die Kommentare von Person 1 und kann seine eigenen hinzufügen. Das geht weiter bis alle Personen durch sind. Dann bekommt Person A eine Email vom System , dass der Prozess jetzt abgeschlossen ist und sieht die gesammelten Kommentare von allen Teilnehmern.


Ist sowas prinzipiell mit den gängigen Microsoft Tools möglich? Wir nutzen Office 365 inkl. Teams und Sharepoint, OneDrive etc.


Danke euch und liebe Grüße


SK